檔案秘密制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案信息的安全性和保密性，防止檔案信息泄露給公司/組織帶來不良影響和損失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門、行政部門、財務(wù)部門等，以及與公司/組織有業(yè)務(wù)往來的外部合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等相關(guān)人員。（三）定義1.檔案：指公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、信函、圖紙、照片、錄音、錄像等。2.秘密檔案：指涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密、人事秘密等重要信息，一旦泄露可能對公司/組織的利益造成損害的檔案。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案秘密管理嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保制度的合法性和合規(guī)性。2.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，對秘密檔案進行分級分類管理，明確不同級別檔案的管理要求和權(quán)限。3.預(yù)防為主原則：強化檔案秘密管理的全過程控制，從檔案的形成、收集、整理、存儲、使用、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)入手，采取有效措施預(yù)防檔案信息泄露。4.誰主管誰負責(zé)原則：各部門負責(zé)人為本部門檔案秘密管理的第一責(zé)任人，負責(zé)組織實施本部門的檔案秘密管理工作，確保檔案信息安全。二、檔案秘密的分類與分級（一）分類1.商業(yè)秘密：包括公司/組織產(chǎn)品的配方、生產(chǎn)工藝、技術(shù)訣竅、營銷策略、客戶名單、市場調(diào)研數(shù)據(jù)等，這些信息是公司/組織在市場競爭中的核心競爭力所在。2.技術(shù)秘密：涵蓋公司/組織的專利技術(shù)、專有技術(shù)、研發(fā)項目、技術(shù)方案、技術(shù)圖紙等，對于公司/組織的技術(shù)創(chuàng)新和發(fā)展具有重要意義。3.財務(wù)秘密：涉及公司/組織的財務(wù)報表、財務(wù)預(yù)算、成本核算、資金運作、稅務(wù)籌劃等信息，直接關(guān)系到公司/組織的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。4.人事秘密：包含員工的個人信息、薪酬福利、績效考核、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、內(nèi)部人事變動等內(nèi)容，保護員工隱私的同時也維護公司/組織的人力資源管理秩序。5.其他秘密：除上述四類秘密外，公司/組織認為需要保密的其他重要信息，如重大決策過程、招投標文件、合作協(xié)議等。（二）分級根據(jù)檔案秘密的重要程度和泄露后可能造成的危害程度，將秘密檔案分為三個級別：1.絕密級：是公司/組織最重要的秘密檔案，一旦泄露將對公司/組織的生存和發(fā)展造成極其嚴重的損害，如公司/組織的核心技術(shù)、重大商業(yè)決策、關(guān)鍵財務(wù)數(shù)據(jù)等。2.機密級：此類檔案包含重要的商業(yè)信息、技術(shù)資料、財務(wù)數(shù)據(jù)等，泄露后可能對公司/組織的利益產(chǎn)生較大影響，如公司/組織的主要產(chǎn)品配方、市場戰(zhàn)略規(guī)劃、重要客戶信息等。3.秘密級：涉及一般的商業(yè)秘密、技術(shù)信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等，泄露后可能對公司/組織的正常運營造成一定程度的影響，如一般性的市場調(diào)研報告、常規(guī)的財務(wù)報表等。三、檔案秘密的管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司/組織檔案秘密管理制度，并組織實施。2.對公司/組織各部門的檔案秘密管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保制度的有效執(zhí)行。3.負責(zé)秘密檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、存儲、檢索、借閱、歸還、銷毀等工作。4.定期對秘密檔案進行清查、盤點，確保檔案的完整性和準確性。5.負責(zé)建立秘密檔案管理臺賬，詳細記錄檔案的類別、級別、數(shù)量、存儲位置、借閱情況等信息。6.對涉及檔案秘密管理的人員進行保密培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)能力。（二）各部門職責(zé)1.各部門負責(zé)人為本部門檔案秘密管理的第一責(zé)任人，負責(zé)組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案秘密管理制度，確保制度的貫徹執(zhí)行。2.負責(zé)本部門形成檔案的收集、整理、歸檔工作，并按照規(guī)定將秘密檔案移交檔案管理部門。3.嚴格控制本部門秘密檔案的使用范圍，對確需查閱、借閱的檔案，按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.加強對本部門人員的保密教育，督促其遵守檔案秘密管理制度，防止檔案信息泄露。5.定期對本部門的檔案秘密管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向檔案管理部門報告。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴格遵守檔案秘密管理制度，保守檔案秘密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，確保檔案的安全存儲和有效利用。3.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，對借閱人員進行必要的保密提醒。4.對檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時報告，并協(xié)助相關(guān)部門進行處理。5.積極參加檔案保密培訓(xùn)，不斷提高自身的保密意識和業(yè)務(wù)水平。（四）其他人員職責(zé)1.公司/組織全體員工應(yīng)嚴格遵守檔案秘密管理制度，自覺維護檔案信息安全。2.在工作中涉及秘密檔案的人員，應(yīng)妥善保管檔案，不得私自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。3.離職人員應(yīng)在離職前將所保管的秘密檔案全部移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。四、檔案秘密的形成與收集（一）檔案形成1.各部門在開展業(yè)務(wù)活動過程中，應(yīng)明確檔案形成的責(zé)任主體，確保檔案的及時、準確、完整形成。2.檔案形成過程中，應(yīng)嚴格按照公司/組織的文件格式、內(nèi)容要求等進行記錄，確保檔案的規(guī)范性和可讀性。3.涉及秘密信息的檔案，在形成過程中應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲、專人負責(zé)等，防止信息泄露。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)定期對本部門形成的檔案進行收集、整理，確保檔案不遺漏、不丟失。2.對于重要的秘密檔案，應(yīng)在形成后及時收集，并按照規(guī)定進行標識和分類，以便后續(xù)管理。3.在檔案收集過程中，應(yīng)注意檢查檔案的完整性和準確性，發(fā)現(xiàn)問題及時進行補充和修正。五、檔案秘密的整理與存儲（一）檔案整理1.檔案管理部門負責(zé)對收集到的檔案進行統(tǒng)一整理，按照檔案的類別、級別、時間順序等進行分類、編號、編目。2.對秘密檔案應(yīng)單獨進行整理，與普通檔案分開存放，并在檔案封面、目錄等顯著位置標注“秘密”字樣及相應(yīng)級別。3.在整理檔案過程中，應(yīng)確保檔案內(nèi)容的清晰、完整，便于查閱和管理。（二）檔案存儲1.秘密檔案應(yīng)存儲在專門的保密場所，如檔案室、保密柜等，并配備必要的安全防護設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。2.保密場所應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入，確保檔案存儲環(huán)境的安全性。3.對電子檔案應(yīng)進行加密存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。4.根據(jù)檔案的重要性和使用頻率，合理確定檔案的存儲期限，對超過存儲期限的檔案，按照規(guī)定進行銷毀處理。六、檔案秘密的查閱與借閱（一）查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱秘密檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、級別、查閱目的、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人審批。2.審批通過后，查閱人員持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)嚴格按照申請表上的內(nèi)容提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員只能在檔案管理部門指定的查閱區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域，不得私自復(fù)制、拍照、記錄檔案內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性。（二）借閱1.因工作需要借閱秘密檔案的，除填寫《檔案查閱申請表》并經(jīng)所在部門負責(zé)人審批外，還需經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審批。2.《檔案查閱申請表》應(yīng)明確借閱期限、借閱用途、歸還時間等信息，借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)持審批通過的申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定將檔案借給借閱人員，并要求借閱人員在《檔案借閱登記簿》上簽字確認。4.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍，不得在借閱的檔案上涂改、污損。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的歸還情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案秘密的傳遞與共享（一）傳遞1.秘密檔案需要傳遞的，應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如專人送達、加密郵件、加密存儲介質(zhì)等。2.在傳遞秘密檔案前，應(yīng)填寫《檔案傳遞申請表》，注明傳遞檔案的名稱、級別、傳遞方式、接收部門或人員等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審批。3.審批通過后，按照規(guī)定的傳遞方式進行傳遞，并要求接收方在《檔案傳遞回執(zhí)》上簽字確認，確保檔案傳遞的準確性和安全性。（二）共享1.公司/組織內(nèi)部各部門之間因工作需要共享秘密檔案的，應(yīng)填寫《檔案共享申請表》，注明共享檔案的名稱、級別、共享目的、共享范圍等信息，并經(jīng)共享雙方部門負責(zé)人審批。2.審批通過后，檔案管理部門按照規(guī)定將檔案提供給共享部門，并記錄共享情況。共享部門應(yīng)嚴格按照審批范圍使用共享檔案，不得擅自擴大共享范圍。3.與外部合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等共享秘密檔案的，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案信息的安全。在共享檔案前，應(yīng)按照公司/組織的規(guī)定辦理審批手續(xù)，并對共享檔案進行必要的加密處理。八、檔案秘密的保密措施（一）人員管理1.加強對涉及檔案秘密管理的人員的背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和保密意識。2.與涉及檔案秘密管理的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.定期對涉及檔案秘密管理的人員進行保密培訓(xùn)，提高其保密技能和防范意識。4.對離職人員進行離職審計，檢查其是否存在違反檔案秘密管理制度的行為，并在離職前辦理檔案交接手續(xù)。（二）環(huán)境管理1.保密場所應(yīng)設(shè)置明顯的保密標識，提醒人員注意保密。2.加強保密場所的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進入。3.對辦公區(qū)域內(nèi)涉及檔案秘密的設(shè)備、文件等進行定期檢查，確保其處于安全狀態(tài)。（三）技術(shù)管理1.采用先進的加密技術(shù)對電子檔案進行加密存儲和傳輸，防止信息在傳輸過程中被竊取或篡改。2.對檔案管理系統(tǒng)進行安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，限制不同人員對檔案的訪問級別。3.定期對檔案管理系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。九、檔案秘密的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立檔案秘密管理監(jiān)督機制，由檔案管理部門負責(zé)對公司/組織各部門的檔案秘密管理工作進行日常監(jiān)督檢查。2.定期對檔案秘密管理制度的執(zhí)行情況進行內(nèi)部審計，檢查制度的落實情況和存在的問題。3.設(shè)立舉報信箱和舉報電話，鼓勵員工對違反檔案秘密管理制度的行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）檢查內(nèi)容1.檔案秘密管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的形成、收集、整理、存儲、查閱、借閱、傳遞、共享、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案秘密管理臺賬的建立和更新情況，確保臺賬記錄準確、完整。3.保密措施的落實情況，如人員管理、環(huán)境管理、技術(shù)管理等方面的措施是否到位。4.對違反檔案秘密管理制度行為的處理情況，是否及時發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)行為，是否對相關(guān)責(zé)任人進行了嚴肅處理。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定詳細的整改措施，明確整改責(zé)任人、整改期限和整改目標，并將整改情況及時反饋給檔案管理部門。3.檔案管理部門對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決，防止類似問題再次發(fā)生。十、檔案秘密的銷毀（一）銷毀范圍1.超過存儲期限且已無保存價值的秘密檔案。2.因保管不善導(dǎo)致?lián)p壞、變質(zhì)或失去使用價值的秘密檔案。3.經(jīng)鑒定確認不再具有保密價值的秘密檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對秘密檔案進行清查，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案的名稱、級別、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒