定期移交檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本定期移交檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案的定期移交管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：檔案形成部門和個(gè)人應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或擅自銷毀檔案。3.及時(shí)移交原則：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將檔案移交給檔案管理部門，不得拖延或積壓。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率，為公司/組織的發(fā)展提供有力支持。二、檔案移交主體與范圍（一）移交主體1.公司/組織各部門為本制度規(guī)定的檔案移交主體，負(fù)責(zé)本部門檔案的整理、立卷和定期移交工作。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案移交工作的順利進(jìn)行。（二）移交范圍1.行政管理類檔案公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件及手續(xù)。公司/組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。公司/組織各項(xiàng)規(guī)章制度、會議紀(jì)要、決議等。公司/組織人事檔案、勞動合同、員工培訓(xùn)記錄等。公司/組織行政事務(wù)管理文件，如辦公用品采購、車輛管理、辦公設(shè)備維護(hù)等相關(guān)文件。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案市場調(diào)研報(bào)告、客戶信息資料、營銷策劃方案等。銷售合同、訂單、發(fā)貨記錄、售后服務(wù)記錄等。采購合同、供應(yīng)商信息資料、采購訂單、收貨記錄等。生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品研發(fā)資料等。財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.項(xiàng)目管理類檔案項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)算等。項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件，如項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目變更記錄、項(xiàng)目會議紀(jì)要等。項(xiàng)目驗(yàn)收文件、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。4.其他類檔案公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等。公司/組織對外簽訂的合作協(xié)議、租賃合同、技術(shù)合同等。公司/組織參與的重大活動、會議的相關(guān)資料。其他具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等。三、檔案整理與立卷要求（一）整理要求1.各部門應(yīng)按照檔案形成的時(shí)間順序、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，確保檔案條理清晰、易于查找。2.檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意拆分、剪裁或損壞。對于破損、褪色的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.檔案中的文件應(yīng)使用A4紙張進(jìn)行打印或復(fù)印，并按照左側(cè)裝訂的方式進(jìn)行整理。對于不符合A4規(guī)格的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼處理，使其符合裝訂要求。（二）立卷要求1.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，按照一定的原則進(jìn)行立卷。一般情況下，可按照年度、機(jī)構(gòu)、問題、保管期限等進(jìn)行立卷。2.每卷檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件名稱、日期、頁號等內(nèi)容，確保卷內(nèi)文件的準(zhǔn)確索引。3.卷內(nèi)文件應(yīng)按照排列順序編寫頁碼，頁碼應(yīng)標(biāo)注在文件正面的右上角或背面的左上角，便于查閱。4.立卷完成后，應(yīng)在卷皮上填寫卷號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止日期、卷內(nèi)文件份數(shù)、張數(shù)等內(nèi)容，并加蓋立卷部門印章。四、定期移交時(shí)間與流程（一）移交時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年的[具體日期]前，將上一年度形成的檔案移交給檔案管理部門。2.對于一些特殊項(xiàng)目或臨時(shí)性工作形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或工作完成后的[具體天數(shù)]內(nèi)，及時(shí)移交給檔案管理部門。（二）移交流程1.檔案整理：各部門檔案管理人員按照檔案整理與立卷要求，對本部門的檔案進(jìn)行整理和立卷。2.編制清單：各部門檔案管理人員編制檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、卷號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止日期、卷內(nèi)文件份數(shù)、張數(shù)等內(nèi)容，并加蓋部門印章。3.部門審核：各部門負(fù)責(zé)人對本部門編制的檔案移交清單進(jìn)行審核，確保清單內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。4.移交檔案：各部門檔案管理人員將整理好的檔案及編制的移交清單一并移交給檔案管理部門。檔案管理部門接收人員對移交的檔案進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后在移交清單上簽字。5.檔案入庫：檔案管理部門接收人員將接收的檔案按照規(guī)定的分類和編號方式進(jìn)行入庫保管，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。五、檔案保管期限與鑒定銷毀（一）保管期限1.本公司/組織檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程，年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限一般為[具體年限]年。如公司/組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)，各類業(yè)務(wù)合同等。短期保管的檔案：凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為[具體年限]年。如一般性的行政事務(wù)文件，臨時(shí)性項(xiàng)目的相關(guān)資料等。2.各部門在整理檔案時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，初步確定檔案的保管期限，并在檔案移交清單上注明。檔案管理部門在接收檔案后，應(yīng)進(jìn)行審核，如有異議，應(yīng)與移交部門協(xié)商確定。（二）鑒定銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。對于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、卷號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止日期、卷內(nèi)文件份數(shù)、張數(shù)等內(nèi)容，并加蓋鑒定小組印章。3.檔案銷毀清單經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，并將銷毀情況報(bào)告公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的記錄更新。六、檔案查閱與借閱管理（一）查閱管理1.本公司/組織員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、卷號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止日期、查閱目的等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到查閱申請表后，應(yīng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，應(yīng)及時(shí)安排查閱，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。4.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（二）借閱管理1.外單位人員因工作需要借閱本公司/組織檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、卷號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止日期、借閱目的、歸還日期等內(nèi)容，并經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到借閱申請表后，應(yīng)進(jìn)行審核，并報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)與借閱人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案的安全和完整。借閱人應(yīng)按照協(xié)議約定的時(shí)間和要求歸還檔案，如需延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀或丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案借閱情況進(jìn)行跟蹤檢查，督促借閱人按時(shí)歸還檔案。對于逾期未歸還的檔案，應(yīng)及時(shí)催還，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。七、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.檔案管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案數(shù)字化應(yīng)確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、規(guī)范。數(shù)字化過程中應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量控制，對掃描圖像、數(shù)據(jù)錄入等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.電子檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)按照檔案的分類和編號方式進(jìn)行存儲，便于查詢和利用。同時(shí)應(yīng)建立備份機(jī)制，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.公司/組織應(yīng)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、登記、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理工作的效率和信息化水平。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的訪問級別，確保檔案信息的安全。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)對系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)，提高其操作技能和安全意識。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號、著錄等處理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。3.電子檔案的存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)損壞或丟失。同時(shí)應(yīng)建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置。4.電子檔案的利用應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格控制訪問權(quán)限，確保電子檔案信息不被泄露。利用電子檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記和記錄，確保利用過程的可追溯性。八、檔案管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督檢查制度，定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案整理、立卷、移交、保管、查閱、借閱、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以整改。同時(shí)應(yīng)配合公司/組織內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)檔案資料。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)提交整改報(bào)告，經(jīng)檔案管理部門驗(yàn)收合格后，方可銷號。（二）考核評價(jià)1.公司/組織應(yīng)建立檔案管理工作考核評價(jià)制度，將檔案管理工作納入各部門績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎勵，對工作不力的部門和個(gè)人進(jìn)行批評和