合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同檔案管理，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮合同檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類合同、協(xié)議及相關(guān)檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合同檔案由公司指定的檔案管理部門統(tǒng)一負責(zé)收集、整理、保管和利用，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：合同檔案應(yīng)如實反映合同簽訂、履行的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.分類管理原則：按照合同的性質(zhì)、類別、年度等進行分類，便于檔案的查找、利用和統(tǒng)計分析。4.安全保密原則：加強合同檔案的安全保護措施，確保檔案信息不泄露，維護公司的合法權(quán)益。二、合同檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善合同檔案管理制度，明確檔案管理流程和要求。2.負責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案資料的齊全、完整。3.建立合同檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用檔案信息。4.定期對合同檔案進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級匯報。5.按照規(guī)定的期限和程序，對合同檔案進行鑒定和銷毀。6.負責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供合同檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。7.對涉及公司商業(yè)秘密的合同檔案，嚴(yán)格按照保密制度進行管理。（二）合同承辦部門職責(zé)1.負責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并及時將合同相關(guān)資料提交給檔案管理部門。2.對合同檔案的真實性、完整性負責(zé)，確保提交的檔案資料符合要求。3.配合檔案管理部門做好合同檔案的整理、歸檔等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.按照規(guī)定的期限和程序，向檔案管理部門移交合同檔案。（三）合同簽訂人員職責(zé)1.嚴(yán)格按照公司合同管理制度簽訂合同，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、有效。2.在合同簽訂過程中，妥善保管合同文本及相關(guān)資料，不得遺失或損壞。3.及時將簽訂好的合同及相關(guān)資料提交給合同承辦部門，并協(xié)助做好檔案移交工作。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司簽訂的各類合同、協(xié)議，包括但不限于買賣合同、租賃合同、借款合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等。2.合同簽訂過程中的相關(guān)文件，如合同草案、審批表、授權(quán)委托書、招投標(biāo)文件、談判記錄等。3.合同履行過程中的補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等。4.與合同相關(guān)的函件、通知、會議紀(jì)要、往來文件等。5.合同履行過程中的驗收報告、結(jié)算憑證、發(fā)票等。（二）收集要求1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將合同及相關(guān)資料原件或復(fù)印件提交給檔案管理部門。2.提交的合同檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，并按照規(guī)定的格式和順序進行整理。3.對于電子文檔形式的合同檔案，應(yīng)確保其內(nèi)容完整、格式規(guī)范，并與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類：按照合同的性質(zhì)、類別、年度等進行分類，如買賣合同、租賃合同、技術(shù)合同等，并建立相應(yīng)的分類目錄。2.編號：為每份合同檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。3.裝訂：將合同及相關(guān)資料按照順序進行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。4.編目：對整理好的合同檔案進行編目，包括合同名稱、編號、簽訂日期、履行期限、合同金額、對方單位名稱等信息，并填寫檔案目錄清單。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)在收到合同承辦部門提交的合同檔案后，及時進行審核和歸檔。2.歸檔的合同檔案應(yīng)按照分類目錄順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明類別、年度、編號等信息。3.對于重要合同檔案或需要長期保存的合同檔案，應(yīng)進行專柜保管，并建立專門的檔案臺賬。（二）保管期限1.合同檔案的保管期限根據(jù)合同的性質(zhì)、重要程度等因素確定，一般分為短期、中期和長期。短期保管期限為[X]年，適用于一般性合同。中期保管期限為[X]年，適用于重要合同。長期保管期限為[X]年以上，適用于涉及公司重大利益、具有長期法律效力的合同。2.保管期限自合同履行完畢或終止之日起計算。（三）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)提供安全、整潔、干燥、通風(fēng)的檔案保管環(huán)境，確保合同檔案不受損壞、變質(zhì)或丟失。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，定期對設(shè)備進行檢查和維護。3.對電子合同檔案，應(yīng)采取備份存儲、加密保護等措施，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。五、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，安排專人負責(zé)查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在指定的查閱地點進行查閱，不得擅自將合同檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將合同檔案歸還檔案管理部門，并在《合同檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，填寫《合同檔案借閱登記表》，注明借閱人姓名、部門、借閱合同名稱、編號、借閱期限等信息，并收取相應(yīng)的押金。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。4.借閱人員應(yīng)妥善保管合同檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、摘錄或損壞檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案丟失或損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱人員歸還合同檔案時，檔案管理部門應(yīng)進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案進行鑒定，確保檔案的保管價值與公司實際需求相適應(yīng)。2.價值評估原則：根據(jù)合同的性質(zhì)、重要程度、保管期限等因素，對合同檔案的價值進行評估，確定是否需要繼續(xù)保存。3.保密原則：在合同檔案鑒定過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。（二）鑒定組織成立合同檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、法務(wù)人員、財務(wù)人員等組成，負責(zé)對合同檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.查閱檔案：對合同檔案進行詳細查閱，了解合同的簽訂、履行情況及相關(guān)背景信息。2.分析評估：根據(jù)合同的性質(zhì)、重要程度、保管期限等因素，對合同檔案的價值進行分析評估，確定是否需要繼續(xù)保存。3.征求意見：征求合同承辦部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及其他有關(guān)部門的意見，綜合考慮各方面因素，做出鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的合同檔案，由檔案管理部門填寫《合同檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，提交給鑒定工作小組審核。2.鑒定工作小組審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清單，組織實施合同檔案的銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的地點進行，由專人負責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，檔案管理部門應(yīng)填寫《合同檔案銷毀登記表》，注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并將銷毀清單、銷毀登記表等相關(guān)資料歸檔保存。七、合同檔案的統(tǒng)計與信息化管理（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案進行統(tǒng)計分析，掌握合同檔案的數(shù)量、類別、保管期限等情況，為公司決策提供依據(jù)。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括合同檔案的收進、移出、保管、利用等情況，統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整。3.每年年底，檔案管理部門應(yīng)編制年度合同檔案統(tǒng)計報告，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報合同檔案管理工作情況。（二）信息化管理1.建立合同檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同檔案的電子化管理。合同檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。