檔案歸檔時間制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本檔案歸檔時間制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.及時歸檔原則各部門及員工應(yīng)按照本制度規(guī)定的時間要求，及時將工作中形成的檔案材料移交至綜合管理部進行歸檔，不得拖延或積壓。3.分類準確原則檔案管理人員應(yīng)按照檔案的形成來源、內(nèi)容、形式等特征進行科學(xué)分類，確保檔案分類準確、便于查找和利用。4.安全保密原則檔案管理工作應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，確保檔案的安全和保密，防止檔案信息的泄露。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，如考勤制度、財務(wù)制度、人事制度等。3.公司會議文件，包括會議通知、會議紀要、會議記錄等各類會議材料。4.公司發(fā)文、收文，包括紅頭文件、函件、報告、請示等各類公文。5.公司證照、印章管理文件，如營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、印章使用登記表等。6.公司行政事務(wù)處理文件，如辦公用品采購申請、車輛使用記錄、辦公設(shè)備維修記錄等。7.公司對外宣傳資料，如公司簡介、宣傳冊、海報等。（二）人事管理類檔案1.員工入職、離職、調(diào)動等相關(guān)文件，包括入職申請表、勞動合同、離職證明、調(diào)動審批表等。2.員工薪酬福利文件，如工資表、獎金發(fā)放記錄、社保繳納記錄、公積金繳納記錄等。3.員工培訓(xùn)與發(fā)展文件，如培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、員工培訓(xùn)檔案等。4.員工績效考核文件，如績效考核方案、考核評分表、考核結(jié)果匯總表等。5.員工獎懲文件，如獎勵通知、處罰決定、榮譽證書等。6.人事檔案，包括員工個人簡歷、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職稱證書、身份證復(fù)印件等各類個人資料。（三）財務(wù)管理類檔案1.會計憑證，包括原始憑證和記賬憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報銷單、轉(zhuǎn)賬憑證等。2.會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬等各類賬簿。3.財務(wù)報表，如資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等年度、季度、月度財務(wù)報表。4.財務(wù)預(yù)算與決算文件，如年度財務(wù)預(yù)算報告、決算報告等。5.稅務(wù)申報與繳納文件，如納稅申報表、稅務(wù)發(fā)票、完稅證明等。6.財務(wù)審計文件，如審計報告、審計工作底稿等。（四）業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案1.市場調(diào)研與分析文件，如市場調(diào)研報告、行業(yè)分析報告、競爭對手分析報告等。2.銷售合同、訂單、報價單等業(yè)務(wù)文件，包括銷售合同模板及簽訂的各類銷售合同，客戶訂單記錄，產(chǎn)品報價單等。3.采購合同、供應(yīng)商資料等文件，如采購合同模板及簽訂的各類采購合同，供應(yīng)商基本信息表、采購訂單等。4.生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)報表、質(zhì)量檢驗報告等文件，如年度、季度、月度生產(chǎn)計劃，生產(chǎn)日報表、周報表、月報表，產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、檢驗記錄等。5.售后服務(wù)文件，如客戶投訴記錄、維修記錄、回訪記錄等。6.項目文檔，包括項目立項報告、項目可行性研究報告、項目實施方案、項目驗收報告等各類項目相關(guān)文件。（五）其他類檔案1.公司重大活動記錄，如公司周年慶典、年會、大型展會等活動的策劃方案、活動照片、視頻資料等。2.公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合同等文件。3.公司收到的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案。4.其他具有保存價值的文件、資料、圖表等。三、檔案歸檔時間要求（一）行政管理類檔案1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，應(yīng)在辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，應(yīng)在發(fā)布后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.公司會議文件，應(yīng)在會議結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)歸檔，其中重要會議文件應(yīng)在會議結(jié)束后[X]小時內(nèi)完成初步整理并提交至綜合管理部。4.公司發(fā)文、收文，應(yīng)在文件處理完畢后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。5.公司證照、印章管理文件，應(yīng)在證照頒發(fā)、印章啟用或變更后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。6.公司行政事務(wù)處理文件，應(yīng)在事務(wù)處理完畢后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。7.公司對外宣傳資料，應(yīng)在資料制作完成或使用后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。（二）人事管理類檔案1.員工入職、離職、調(diào)動等相關(guān)文件，應(yīng)在手續(xù)辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.員工薪酬福利文件，應(yīng)在每月工資核算完畢、獎金發(fā)放完成、社保公積金繳納完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.員工培訓(xùn)與發(fā)展文件，應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。4.員工績效考核文件，應(yīng)在考核周期結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。5.員工獎懲文件，應(yīng)在獎懲決定發(fā)布后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。6.人事檔案，應(yīng)在員工入職時及時收集整理，并在員工離職后[X]個工作日內(nèi)完成封存歸檔。（三）財務(wù)管理類檔案1.會計憑證，應(yīng)在每月結(jié)賬后的[X]個工作日內(nèi)裝訂成冊并歸檔。2.會計賬簿，應(yīng)在年度終了后的[X]個月內(nèi)打印裝訂成冊并歸檔。3.財務(wù)報表，應(yīng)在每月報表編制完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔，年度財務(wù)報表應(yīng)在年度終了后的[X]個月內(nèi)歸檔。4.財務(wù)預(yù)算與決算文件，應(yīng)在預(yù)算編制完成、決算審核通過后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。5.稅務(wù)申報與繳納文件，應(yīng)在每月稅務(wù)申報完成、稅款繳納后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。6.財務(wù)審計文件，應(yīng)在審計工作結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。（四）業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案1.市場調(diào)研與分析文件，應(yīng)在調(diào)研分析工作完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.銷售合同、訂單、報價單等業(yè)務(wù)文件，應(yīng)在合同簽訂、訂單下達、報價完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.采購合同、供應(yīng)商資料等文件，應(yīng)在合同簽訂、供應(yīng)商信息變更后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。4.生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)報表、質(zhì)量檢驗報告等文件，應(yīng)在計劃制定、報表生成、檢驗完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。5.售后服務(wù)文件，應(yīng)在客戶投訴處理、維修完成、回訪結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。6.項目文檔，應(yīng)在項目立項、實施、驗收等各階段工作完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔，其中重要項目文檔應(yīng)在階段工作完成后[X]小時內(nèi)提交至綜合管理部進行初步審核。（五）其他類檔案1.公司重大活動記錄，應(yīng)在活動結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合同等文件，應(yīng)在協(xié)議簽訂、合同生效后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.公司收到的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案，應(yīng)在收到后的[X]個工作日內(nèi)進行登記并歸檔。4.其他具有保存價值的文件、資料、圖表等，應(yīng)在文件形成或使用后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。四、檔案歸檔流程（一）收集1.各部門指定專人負責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案歸檔范圍和時間要求，定期收集本部門在工作活動中形成的各類檔案材料。2.員工個人應(yīng)及時將工作中產(chǎn)生并需歸檔的文件資料整理好后移交至本部門檔案收集責(zé)任人。（二）整理1.檔案收集責(zé)任人對收集到的檔案材料進行初步整理，按照檔案分類標準對文件進行分類，去除無關(guān)的紙張、雜物等，確保文件的整潔和完整。2.對每份文件進行編號、編目，填寫文件標題、日期、來源（作者）、文號等信息，以便于查找和管理。（三）裝訂1.對于紙張較多的文件材料，如會計憑證、合同文本等，應(yīng)進行裝訂。裝訂時應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案裝訂機，確保裝訂牢固、整齊，不掉頁、不壓字。2.裝訂后的文件應(yīng)在封面加蓋檔案章，注明檔案名稱、年度、月份、卷號等信息。（四）移交1.各部門檔案收集責(zé)任人在完成檔案整理裝訂工作后，應(yīng)及時將檔案移交至公司綜合管理部檔案管理人員。2.移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時間等信息。（五）歸檔1.綜合管理部檔案管理人員對接收的檔案進行再次審核，檢查檔案的完整性、準確性和分類是否正確。2.審核無誤后，將檔案按照檔案庫的存儲方式進行存放，建立檔案目錄索引，便于快速查找和利用。五、檔案保管與利用（一）檔案保管1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準要求。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案無損壞、丟失、霉變等情況。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。（二）檔案利用1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、原因、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準后，到綜合管理部檔案管理人員處查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記表上記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱檔案名稱等信息。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.外部單位因工作需要查閱公司檔案時，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由綜合管理部檔案管理人員陪同查閱，并按照規(guī)定做好查閱記錄。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）三種。2.檔案鑒定工作應(yīng)由公司檔案鑒定小組負責(zé)，鑒定小組由綜合管理部、財務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門人員組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面評估，確定檔案的保管期限。（二）檔案銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。檔案銷毀前，應(yīng)填寫檔案銷毀申