機(jī)關(guān)檔案上墻制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機(jī)關(guān)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門(mén)不得自行分散保存。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的真實(shí)情況。3.完整性原則：確保檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件和信息。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)本機(jī)關(guān)的各類(lèi)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作。3.開(kāi)展檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，定期對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。4.建立健全檔案檢索體系，編制各種檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。7.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，確保檔案的安全。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理和歸檔工作，定期向綜合檔案室移交應(yīng)歸檔的文件材料。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理，督促本部門(mén)人員及時(shí)將辦理完畢的文件材料交兼職檔案員整理歸檔。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作，配合綜合檔案室開(kāi)展檔案鑒定、銷(xiāo)毀等工作。三、文件材料的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本機(jī)關(guān)工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本機(jī)關(guān)形成的各種文件材料，包括黨組文件、行政文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件、請(qǐng)示、報(bào)告等。4.本機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、往來(lái)信函等。5.本機(jī)關(guān)組織召開(kāi)的各種會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。6.本機(jī)關(guān)工作人員在工作中形成的重要文件、記錄、手稿等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原貌，不得隨意涂改、損毀。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集原件，如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管和檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，一般分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)工作類(lèi)、人事管理類(lèi)、財(cái)務(wù)管理類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲(chóng)藥品、檔案密集架等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）檔案的數(shù)字化管理1.逐步推進(jìn)檔案的數(shù)字化管理，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.建立電子檔案的管理制度，規(guī)范電子檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用等操作。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)兼職檔案員及有關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。3.對(duì)保管期限已滿(mǎn)且無(wú)保存價(jià)值的檔案，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行審核，形成檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.由綜合檔案室組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作，銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。4.檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱制度1.機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.綜合檔案室應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。4.查閱機(jī)密檔案，應(yīng)經(jīng)機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。（二）借閱制度1.外單位人員因工作需要借閱本機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)繳納一定數(shù)額的押金，借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱人員歸還檔案時(shí)，綜合檔案室應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案工作的實(shí)際情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1