學(xué)生檔案登記制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，確保學(xué)生檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，為學(xué)校教育教學(xué)、學(xué)生管理、升學(xué)就業(yè)等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體學(xué)生檔案的登記、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映學(xué)生的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集學(xué)生各方面的信息，保證檔案資料的齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生檔案信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案管理。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、家庭住址、身份證號(hào)碼等。（二）學(xué)籍信息1.入學(xué)登記表：記錄學(xué)生入學(xué)時(shí)的基本情況。2.學(xué)籍卡片：反映學(xué)生在校期間的學(xué)籍變動(dòng)情況。3.成績(jī)單：記載學(xué)生各學(xué)期的學(xué)習(xí)成績(jī)。4.獎(jiǎng)懲記錄：包括學(xué)校、教育行政部門及其他機(jī)構(gòu)授予的獎(jiǎng)勵(lì)和處分。（三）綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)材料1.品德表現(xiàn)記錄：如品德評(píng)語(yǔ)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)記錄等。2.學(xué)業(yè)水平評(píng)價(jià)：包括學(xué)科競(jìng)賽成績(jī)、研究性學(xué)習(xí)成果等。3.身心健康評(píng)價(jià)：如體育達(dá)標(biāo)成績(jī)、心理健康測(cè)評(píng)結(jié)果等。4.藝術(shù)素養(yǎng)評(píng)價(jià)：藝術(shù)課程學(xué)習(xí)成績(jī)、藝術(shù)活動(dòng)參與情況等。5.社會(huì)實(shí)踐與志愿服務(wù)記錄：參與社會(huì)實(shí)踐、志愿服務(wù)的項(xiàng)目、時(shí)間、表現(xiàn)等。（四）體質(zhì)健康測(cè)試及體育競(jìng)賽成績(jī)1.每年的體質(zhì)健康測(cè)試數(shù)據(jù)。2.參加體育競(jìng)賽獲得的名次、成績(jī)等。（五）畢業(yè)生登記表畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)填寫(xiě)的綜合情況登記表。（六）其他材料1.學(xué)生個(gè)人申請(qǐng)、總結(jié)、匯報(bào)等。2.學(xué)校認(rèn)為有必要?dú)w入學(xué)生檔案的其他材料。三、檔案登記（一）登記要求1.各部門、各班級(jí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案材料的收集和初步整理，并及時(shí)送交檔案管理部門登記。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)所接收的檔案材料，確保信息準(zhǔn)確、完整，對(duì)不符合要求的材料及時(shí)退回補(bǔ)充或更正。3.按照檔案內(nèi)容分類，依次進(jìn)行編號(hào)登記，建立檔案目錄索引，便于查詢。（二）登記流程1.材料接收：檔案管理人員接收各部門、各班級(jí)送交的學(xué)生檔案材料。2.審核材料：對(duì)接收的材料進(jìn)行審核，檢查材料的完整性、真實(shí)性和規(guī)范性。3.編號(hào)登記：為每份檔案材料賦予唯一編號(hào)，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，錄入相關(guān)信息。4.建立目錄：根據(jù)登記情況，建立檔案目錄，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息。5.裝訂歸檔：將審核合格的檔案材料按照一定順序裝訂成冊(cè)，放入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注相關(guān)信息。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別，分為學(xué)生基本信息類、學(xué)籍信息類、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)類、體質(zhì)健康測(cè)試及體育競(jìng)賽成績(jī)類、畢業(yè)生登記表類、其他材料類等。2.排序：在每一類檔案中，按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等。4.裝訂：對(duì)零散的檔案材料進(jìn)行裝訂，保持整齊、牢固。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管期限1.學(xué)生檔案長(zhǎng)期保管。2.對(duì)于已畢業(yè)學(xué)生的檔案，在學(xué)生畢業(yè)后[X]年內(nèi)，按照學(xué)校規(guī)定的程序進(jìn)行定期檢查和整理；[X]年后，根據(jù)實(shí)際情況確定是否繼續(xù)保管或進(jìn)行銷毀處理。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、查閱、借閱等情況。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)電子檔案要進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。六、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.本校教師因教學(xué)、管理等工作需要查閱學(xué)生檔案的，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下查閱。2.外單位因工作需要查閱本校學(xué)生檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員提供查閱服務(wù)。3.學(xué)生本人一般不得查閱自己的檔案，但在特殊情況下，如升學(xué)、就業(yè)等需要，可經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)后查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫(xiě)《學(xué)生檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱人不得在檔案上涂改、圈劃或抽取、撤換檔案材料。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。七、檔案借閱（一）借閱權(quán)限1.本校教師因工作需要借閱學(xué)生檔案的，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱本校學(xué)生檔案的，除按查閱程序辦理批準(zhǔn)手續(xù)外，還應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確借閱期限和歸還要求。3.學(xué)生本人一般不得借閱自己的檔案。（二）借閱程序1.借閱人填寫(xiě)《學(xué)生檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間、期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員與借閱人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人按照協(xié)議規(guī)定的期限歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。八、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.學(xué)生升學(xué)時(shí)，檔案轉(zhuǎn)至錄取學(xué)校。2.學(xué)生就業(yè)時(shí)，檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)單位或就業(yè)地人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)。3.學(xué)生因其他原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，按照相關(guān)規(guī)定辦理。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案管理人員收到轉(zhuǎn)遞檔案的通知后，核對(duì)轉(zhuǎn)遞信息，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)檔案進(jìn)行密封，并在封口處加蓋學(xué)校檔案管理部門印章。3.通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并辦理交接手續(xù)，雙方在《檔案轉(zhuǎn)遞登記表》上簽字確認(rèn)。4.及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)遞情況告知學(xué)生本人。九、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)建立學(xué)生電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、管理和查詢。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)和編目。（二）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.采取安全防護(hù)措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。2.定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.做好電子檔案數(shù)據(jù)的備份工作，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校成立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.接受師生和社會(huì)的監(jiān)督，對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。（二）檢查內(nèi)容1.檔案登記、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案材料的完整性、真實(shí)性、規(guī)范性。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。（三）問(wèn)題處理