聲像檔案制度管理一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司聲像檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用聲像檔案，真實(shí)地反映公司的各項(xiàng)工作活動(dòng)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的聲像檔案的管理。（三）定義聲像檔案是指公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，以聲音、圖像為主要載體，真實(shí)反映公司工作活動(dòng)的歷史記錄。包括照片、錄音帶、錄像帶、影片等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司聲像檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則。聲像檔案應(yīng)真實(shí)反映公司的工作活動(dòng)，不得進(jìn)行篡改、偽造。3.完整性原則。聲像檔案應(yīng)包括工作活動(dòng)的全過程，確保檔案的完整性。4.保密性原則。聲像檔案涉及公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司聲像檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管公司各部門移交的聲像檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.負(fù)責(zé)對聲像檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)為公司各部門提供聲像檔案的查閱、借閱服務(wù)。5.負(fù)責(zé)對公司各部門聲像檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作活動(dòng)中形成的聲像檔案的收集、整理和保管，并定期向公司檔案管理部門移交。2.負(fù)責(zé)對本部門聲像檔案的真實(shí)性、完整性和保密性負(fù)責(zé)。3.負(fù)責(zé)配合公司檔案管理部門做好聲像檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)按照公司檔案管理部門的要求，提供聲像檔案的查閱、借閱服務(wù)。三、聲像檔案的形成與收集（一）形成范圍1.公司重要會(huì)議、重大活動(dòng)的照片、錄音、錄像等。2.公司領(lǐng)導(dǎo)及員工參加重要會(huì)議、重大活動(dòng)的照片、錄音、錄像等。3.公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等工作活動(dòng)的照片、錄音、錄像等。4.公司產(chǎn)品、設(shè)備、技術(shù)等方面的照片、錄音、錄像等。5.公司外事活動(dòng)的照片、錄音、錄像等。6.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等的照片。7.其他具有保存價(jià)值的聲像資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)聲像檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的聲像檔案應(yīng)圖像清晰、聲音清楚，內(nèi)容真實(shí)、完整。3.收集的聲像檔案應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等基本信息。4.對重要的聲像檔案，應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的文字說明材料，如會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)方案、新聞報(bào)道等。（三）收集時(shí)間1.對公司重要會(huì)議、重大活動(dòng)的聲像檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集。2.對公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等工作活動(dòng)的聲像檔案，應(yīng)定期收集。3.對公司外事活動(dòng)的聲像檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集。四、聲像檔案的整理（一）分類聲像檔案應(yīng)按照形成時(shí)間、內(nèi)容、載體等進(jìn)行分類。1.按照形成時(shí)間分類，可分為年度、季度、月度等。2.按照內(nèi)容分類，可分為會(huì)議、活動(dòng)、生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、外事、榮譽(yù)等。3.按照載體分類，可分為照片、錄音帶、錄像帶、影片等。（二）編號聲像檔案應(yīng)進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“年份+流水號”的方式，如“2023001”。（三）編目聲像檔案應(yīng)進(jìn)行編目，編目內(nèi)容應(yīng)包括編號、題名、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容簡介、載體形式、保管期限等。編目應(yīng)采用電子表格或紙質(zhì)卡片的形式。（四）裝訂照片檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)采用硬皮封面、塑料插袋的方式，照片應(yīng)按照編號順序排列。錄音帶、錄像帶、影片等檔案應(yīng)裝入專用的盒帶或片盒中，并貼上標(biāo)簽。五、聲像檔案的保管（一）保管場所聲像檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房中，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防磁等條件。庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。（二）保管方式聲像檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列存放，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份。（三）保管期限聲像檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要程度、保存價(jià)值等確定，分為永久、長期、短期三種。1.永久保管的聲像檔案應(yīng)是反映公司重大歷史事件、重要工作活動(dòng)、核心技術(shù)等具有重要保存價(jià)值的檔案。2.長期保管的聲像檔案應(yīng)是反映公司一般工作活動(dòng)、重要業(yè)務(wù)等具有一定保存價(jià)值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管的聲像檔案應(yīng)是反映公司日常工作活動(dòng)、一般性業(yè)務(wù)等保存價(jià)值較低的檔案，保管期限為10年。（四）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對聲像檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。六、聲像檔案的利用（一）查閱公司各部門因工作需要查閱聲像檔案的，應(yīng)填寫《聲像檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)，檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)提供服務(wù)，并做好查閱記錄。（二）借閱公司各部門因特殊原因需要借閱聲像檔案的，應(yīng)填寫《聲像檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱時(shí)，檔案管理部門應(yīng)與借閱人簽訂《聲像檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、歸還時(shí)間、保管責(zé)任等，并收取一定的押金。借閱人應(yīng)按照協(xié)議要求妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞檔案。（三）復(fù)制公司各部門因工作需要復(fù)制聲像檔案的，應(yīng)填寫《聲像檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門復(fù)制。復(fù)制時(shí)，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定收取一定的復(fù)制費(fèi)用，并做好復(fù)制記錄。七、聲像檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對聲像檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)聲像檔案的保管期限、保存價(jià)值等進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）銷毀對經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的聲像檔案，應(yīng)填寫《聲像檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管