高校檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校檔案的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，保障學(xué)校各項(xiàng)工作的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位以及全體教職工、學(xué)生在檔案的形成、整理、保管、利用等過程中的保密工作。（三）基本原則1.依法保密原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)保密規(guī)定，依法履行保密義務(wù)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化保密意識，加強(qiáng)保密教育，完善保密措施，從源頭上防止檔案信息泄露。3.突出重點(diǎn)原則：對涉及學(xué)校核心機(jī)密、重要科研成果、師生個(gè)人隱私等關(guān)鍵檔案信息，實(shí)施重點(diǎn)保護(hù)。4.嚴(yán)格管理原則：建立健全保密管理制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)監(jiān)督檢查，確保保密工作落到實(shí)處。二、檔案保密工作組織與職責(zé)（一）保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組學(xué)校成立檔案保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校檔案保密工作，研究解決保密工作中的重大問題，制定保密工作方針、政策和制度，監(jiān)督檢查保密工作落實(shí)情況。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案保密工作的具體規(guī)章制度和操作流程，并組織實(shí)施。2.對全校檔案的保密工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期開展保密工作評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的安全與完整，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.對檔案利用過程中的保密情況進(jìn)行監(jiān)督，嚴(yán)格審查利用申請，規(guī)范利用手續(xù)，防止檔案信息在利用過程中泄露。（三）各部門、單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、單位形成檔案的收集、整理和初步保密工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整，并按照規(guī)定及時(shí)移交學(xué)校檔案管理部門。2.加強(qiáng)對本部門、單位人員的保密教育，提高保密意識，督促工作人員嚴(yán)格遵守檔案保密制度。3.在檔案利用過程中，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得泄露檔案信息。（四）檔案工作人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案保密知識，嚴(yán)格遵守保密制度，切實(shí)履行保密職責(zé)。2.做好檔案的日常管理工作，確保檔案實(shí)體安全，防止檔案丟失、損壞、涂改等情況發(fā)生。3.在檔案整理、編目、鑒定、銷毀等工作中，嚴(yán)格按照保密規(guī)定操作，確保檔案信息不被泄露。4.對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，及時(shí)跟蹤檔案去向，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。三、檔案的形成與收集保密（一）文件材料形成過程中的保密要求1.各部門、單位在文件材料形成過程中，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)保密工作，對涉及保密內(nèi)容的文件材料，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行起草、審核、印制等操作。2.起草文件材料時(shí)，要根據(jù)內(nèi)容確定密級，并在文件首頁標(biāo)明。對涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要信息的文件材料，要采取加密存儲、專人傳遞等保密措施。3.審核文件材料時(shí)，要重點(diǎn)審查保密措施是否落實(shí)到位，密級確定是否準(zhǔn)確，確保文件材料符合保密要求。4.印制文件材料時(shí)，要嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的份數(shù)印制，不得擅自多印。對印制過程中產(chǎn)生的廢頁、廢料等，要及時(shí)銷毀，防止信息泄露。（二）檔案收集過程中的保密措施1.各部門、單位應(yīng)定期對本部門、單位形成的文件材料進(jìn)行收集整理，確保檔案資料齊全完整。在收集過程中，要注意保護(hù)檔案信息的安全，防止丟失、損壞或泄露。2.對涉及保密內(nèi)容的檔案資料，要嚴(yán)格履行交接手續(xù)，由專人負(fù)責(zé)傳遞，確保檔案在傳遞過程中不被泄露。3.檔案管理人員在接收檔案時(shí)，要認(rèn)真核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等，檢查檔案的完整性和保密性。對不符合要求的檔案，要及時(shí)退回并要求整改。四、檔案的整理與歸檔保密（一）檔案整理過程中的保密規(guī)定1.檔案管理人員在整理檔案時(shí)，要嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自翻閱、摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.對涉及保密內(nèi)容的檔案，要單獨(dú)整理，采取專柜存放、專人管理等措施，防止與其他檔案混淆。3.在檔案整理過程中，要注意保護(hù)檔案的原始記錄，不得隨意更改、涂抹檔案內(nèi)容。對破損、褪色的檔案，要進(jìn)行妥善修復(fù)，確保檔案信息的可讀性。（二）檔案歸檔過程中的保密要求1.檔案整理完成后，要按照規(guī)定及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)，要確保檔案分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、裝訂整齊，并將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)。2.對歸檔后的檔案，要進(jìn)行妥善保管，建立檔案保管賬目，定期核對檔案數(shù)量和存放位置，確保檔案安全。3.在檔案歸檔過程中，要嚴(yán)格控制知悉范圍，除檔案管理人員和相關(guān)審批人員外，其他人員不得擅自查閱檔案整理和歸檔情況。五、檔案的保管保密（一）檔案保管場所的安全要求1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房要具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等安全設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。2.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員要定期檢查安全設(shè)施的運(yùn)行情況，確保其正常工作。3.檔案庫房內(nèi)要保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。要配備必要的消防器材和應(yīng)急照明設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案保管方式的保密措施1.檔案應(yīng)按照不同的保管期限、密級等進(jìn)行分類存放，實(shí)行專柜保管。對重要檔案和絕密檔案，要采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等。2.檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。對檔案的借閱、歸還等情況要進(jìn)行詳細(xì)登記，確保檔案去向清晰。3.對電子檔案，要采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等安全措施，防止電子檔案信息被篡改、丟失或泄露。同時(shí)，要定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保其可讀性和完整性。（三）檔案保管期間的保密檢查1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保管情況進(jìn)行保密檢查，檢查內(nèi)容包括檔案實(shí)體安全、保管環(huán)境條件、保密制度執(zhí)行情況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門、單位限期整改。整改完成后，要進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.檔案管理人員要加強(qiáng)日常巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中的異常情況。對發(fā)現(xiàn)的檔案安全隱患，要立即采取措施進(jìn)行防范和處置，并及時(shí)報(bào)告上級領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的利用保密（一）檔案利用的審批程序1.本校教職工、學(xué)生因工作、學(xué)習(xí)等需要利用檔案的，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門、單位負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對利用申請進(jìn)行嚴(yán)格審查，根據(jù)檔案密級和利用目的，確定是否批準(zhǔn)利用以及利用范圍和方式。對涉及重要機(jī)密、個(gè)人隱私等檔案的利用申請，要報(bào)學(xué)校保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)的檔案利用申請，由檔案管理部門開具《檔案利用通知單》，申請人憑通知單到檔案庫房辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。（二）檔案利用過程中的保密要求1.檔案利用人員必須嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定，在指定地點(diǎn)查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。2.查閱檔案時(shí)，要保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。確因工作需要復(fù)制檔案的，要按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并注明復(fù)制用途和份數(shù)。3.借閱檔案時(shí)，要按照規(guī)定的期限歸還，不得逾期。如遇特殊情況需要延期歸還的，要提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如有損壞或丟失，要及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。4.檔案利用過程中，檔案管理人員要全程監(jiān)督，確保利用人員嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。對利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)制止并報(bào)告上級領(lǐng)導(dǎo)。（三）檔案利用后的保密處理1.檔案利用完畢后，利用人員要將檔案及時(shí)歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員要對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案完整無損。2.對利用過程中產(chǎn)生的復(fù)印件、摘抄件等，要按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善處理。屬于保密范圍的復(fù)印件、摘抄件等，要與原件同等對待，進(jìn)行銷毀或按照保密要求進(jìn)行保管。3.檔案管理人員要對檔案利用情況進(jìn)行總結(jié)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)保密工作中存在的問題，并采取措施加以改進(jìn)。同時(shí)，要將檔案利用情況定期向?qū)W校保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告。七、檔案的鑒定與銷毀保密（一）檔案鑒定的組織與程序1.學(xué)校成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查和評估。鑒定過程中，要嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。3.檔案鑒定小組形成鑒定意見后，要填寫《檔案鑒定意見書》，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。對確定銷毀的檔案，要編制《檔案銷毀清冊》。（二）檔案銷毀的保密措施1.檔案銷毀工作要在保密的前提下進(jìn)行，嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的銷毀范圍和方式進(jìn)行操作。銷毀檔案時(shí)，要指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案信息徹底銷毀。2.檔案銷毀方式可根據(jù)檔案載體的不同，采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行。銷毀過程中產(chǎn)生的殘?jiān)?、灰燼等要妥善處理，防止信息殘留。3.檔案銷毀完成后，監(jiān)銷人員要在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告學(xué)校檔案管理部門。檔案管理部門要將《檔案銷毀清冊》和鑒定意見等相關(guān)材料進(jìn)行歸檔保存，以備查考。（三）檔案鑒定與銷毀過程中的監(jiān)督檢查1.學(xué)校檔案管理部門要加強(qiáng)對檔案鑒定與銷毀工作的監(jiān)督檢查，確保鑒定和銷毀工作符合規(guī)定要求。對鑒定不準(zhǔn)確、銷毀不徹底等問題，要及時(shí)糾正并追究相關(guān)人員責(zé)任。2.在檔案鑒定與銷毀過程中，要嚴(yán)格控制知悉范圍，除鑒定小組成員和監(jiān)銷人員外，其他人員不得擅自參與。對涉及重要機(jī)密、敏感信息的檔案鑒定與銷毀，要采取更加嚴(yán)格的保密措施。3.檔案管理部門要定期對檔案鑒定與銷毀工作進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問題，不斷完善檔案鑒定與銷毀工作制度和流程，提高檔案管理的規(guī)范化水平。八、檔案保密教育與培訓(xùn)（一）保密教育的對象與內(nèi)容1.保密教育對象包括學(xué)校全體教職工、學(xué)生以及與檔案管理工作相關(guān)的外來人員。2.保密教育內(nèi)容主要包括國家保密法律法規(guī)、學(xué)校檔案保密制度、保密意識和技能等方面。通過開展保密教育，使廣大師生和工作人員了解保密工作的重要性，掌握基本的保密知識和技能，增強(qiáng)保密意識。（二）保密培訓(xùn)的方式與要求1.保密培訓(xùn)可采取集中培訓(xùn)、專題講座、在線學(xué)習(xí)、案例分析等多種方式進(jìn)行。培訓(xùn)要注重針對性和實(shí)效性，根據(jù)不同對象的特點(diǎn)和需求，制定相應(yīng)的培訓(xùn)內(nèi)容和方式。2.學(xué)校檔案管理部門要定期組織保密培訓(xùn)，確保全體教職工、學(xué)生每年至少參加一次保密培訓(xùn)。對新入職人員、涉及檔案管理工作的重點(diǎn)崗位人員等，要進(jìn)行專門的保密培訓(xùn)，經(jīng)考試合格后方可上崗。3.在保密培訓(xùn)過程中，要注重培訓(xùn)效果的評估和反饋。通過考試、撰寫心得體會、實(shí)際操作等方式，檢驗(yàn)培訓(xùn)對象對保密知識和技能的掌握程度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)中存在的問題，并加以改進(jìn)。（三）保密教育與培訓(xùn)的考核與記錄1.學(xué)校要建立保密教育與培訓(xùn)考核制度，對培訓(xùn)對象的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行考核?？己藘?nèi)容包括保密法律法規(guī)知識、檔案保密制度、保密技能等方面。考核結(jié)果要納入個(gè)人績效考核和崗位評價(jià)體系。2.檔案管理部門要對保密教育與培訓(xùn)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參加人員、考核結(jié)果等信息。培訓(xùn)記錄要妥善保存，以備查考。3.對在保密教育與培訓(xùn)考核中表現(xiàn)優(yōu)秀的個(gè)人和部門，要給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對違反保密規(guī)定的個(gè)人和部門，要進(jìn)行嚴(yán)肅批評教育，并按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。九、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查的組織與方式1.學(xué)校檔案保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)組織對全校檔案保密工作的監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。2.定期檢查每年至少進(jìn)行一次，由檔案保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員，對學(xué)校各部門、單位的檔案保密工作進(jìn)行全面檢查。不定期抽查根據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行，重點(diǎn)檢查涉及重要機(jī)密、敏感信息的檔案管理情況以及保密制度執(zhí)行情況。3.監(jiān)督檢查可通過聽取匯報(bào)、查閱資料、實(shí)地查看、問卷調(diào)查等方式進(jìn)行，全面了解檔案保密工作的開展情況，發(fā)現(xiàn)存在的問題并及時(shí)提出整改意見。（二）監(jiān)督檢查的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)1.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案保密制度的建立與執(zhí)行情況、檔案保管場所的安全狀況、檔案整理與歸檔的規(guī)范性、檔案利用的審批與管理情況、檔案鑒定與銷毀的合規(guī)性、保密教育與培訓(xùn)的開展情況等方面。2.監(jiān)督檢查標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)國家法律法規(guī)、學(xué)校檔案保密制度以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。檢查過程中，要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保檢查結(jié)果客觀公正。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要詳細(xì)記錄并下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。整改完成后，要進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（三）監(jiān)督檢查結(jié)果的處理與通報(bào)1.學(xué)校檔案保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組要對監(jiān)督檢查結(jié)果進(jìn)行認(rèn)真分析和總