檔案制度格式一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案制度格式。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況。3.完整性原則：檔案應(yīng)保持其形成時(shí)的原始面貌，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止失密、泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，指導(dǎo)各部門檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目和利用等工作。3.定期對檔案進(jìn)行檢查、清理，確保檔案的安全和完整。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.參與公司/組織重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)管理工作。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交公司/組織檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作，提供相關(guān)檔案信息。4.對本部門員工進(jìn)行檔案管理知識(shí)的宣傳和培訓(xùn)，提高員工的檔案意識(shí)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備專業(yè)知識(shí)和技能。2.認(rèn)真履行檔案管理各項(xiàng)職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和工作流程。3.做好檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、保管、借閱登記等，確保檔案安全。4.積極開展檔案編研工作，為公司/組織提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù)。5.不斷學(xué)習(xí)和掌握新的檔案管理技術(shù)和方法，提高檔案管理工作水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料。2.公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、報(bào)告、報(bào)表、文件、信函等。3.公司/組織內(nèi)部會(huì)議、重要活動(dòng)形成的文件、記錄、紀(jì)要等。4.公司/組織人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)等管理工作中產(chǎn)生的檔案材料。5.公司/組織科研、技術(shù)、生產(chǎn)等方面的文件資料、成果報(bào)告等。6.公司/組織對外宣傳、交流活動(dòng)中形成的宣傳資料、圖片、影像等。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行有效的備份存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、人事檔案類等。2.立卷：將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合成案卷。案卷應(yīng)按照一定的順序排列，編目編號。3.編目：對案卷進(jìn)行編目，包括案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等內(nèi)容。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱。四、檔案的鑒定與保管（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，確保檔案質(zhì)量。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，確定檔案的保管期限。3.對已到保管期限的檔案，進(jìn)行復(fù)查鑒定，確定是否繼續(xù)保存。（三）保管期限劃分1.永久保存：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保存：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。3.短期保存：凡是反映公司/組織局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限一般為5年至15年。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。3.建立檔案保管賬目，對檔案的收進(jìn)、移出、保管情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和正常使用。2.積極為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，提高檔案利用效率。（二）利用方式1.查閱：提供檔案原件或復(fù)印件供利用者查閱。2.借閱：根據(jù)利用者的需求情況，辦理檔案借閱手續(xù)，將檔案借出使用。3.出具證明：為利用者出具檔案相關(guān)證明材料。（三）借閱程序1.利用者填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，發(fā)放檔案借閱證。4.利用者憑檔案借閱證到檔案庫房借閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行登記和發(fā)放。5.利用者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱期限1.一般檔案借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期，最長不超過[X]個(gè)工作日。2.重要檔案、機(jī)密檔案的借閱期限根據(jù)具體情況確定，一般不超過[X]個(gè)工作日。（五）借閱要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.檔案借閱期間，利用者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。3.利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究利用者的責(zé)任。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出數(shù)量。2.檔案的整理、鑒定、保管情況。3.檔案的查閱、借閱利用情況。4.檔案庫房的設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對檔案管理各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地填寫統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)送檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）移交規(guī)定1.各部門兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交公司/組織檔案管理部門。移交時(shí)間為每年的[X]月。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。移交清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案管理部門對接收的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對和檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化。2.提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公司/組織提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化加工，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、編目等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，具備良好的兼容性和穩(wěn)定性。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信