城建檔案征集制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)城建檔案的管理，豐富城建檔案資源，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本征集制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織負(fù)責(zé)征集的各類城建檔案，包括城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體形式的資料。（三）基本原則1.依法征集原則：嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展征集工作，確保征集活動(dòng)合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則：力求涵蓋城市建設(shè)各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案資料，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.真實(shí)性原則：征集的檔案必須是真實(shí)反映城市建設(shè)歷史過(guò)程和實(shí)際情況的原始資料，不得篡改、偽造。4.及時(shí)高效原則：對(duì)城建檔案的征集工作要做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)收集，提高工作效率，確保檔案資料不流失。二、征集范圍（一）城市規(guī)劃?rùn)n案1.城市總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃等各類規(guī)劃文件及相關(guān)圖紙。2.規(guī)劃編制過(guò)程中形成的基礎(chǔ)資料、調(diào)研成果、專家論證意見(jiàn)等。3.城市規(guī)劃調(diào)整、變更的相關(guān)文件和記錄。（二）城市建設(shè)工程檔案1.各類房屋建筑工程檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各個(gè)階段的文件資料。2.市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案，如道路、橋梁、排水、供水、供電、供氣、供熱等工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等檔案。3.園林綠化工程檔案，包括公園、綠地、風(fēng)景名勝區(qū)等建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工養(yǎng)護(hù)等方面的資料。4.重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案，如大型公共建筑、交通樞紐、工業(yè)園區(qū)等項(xiàng)目的專項(xiàng)檔案。（三）城市管理檔案1.城市環(huán)境衛(wèi)生管理檔案，包括垃圾處理、清掃保潔、公廁管理等方面的資料。2.城市市容市貌管理檔案，如戶外廣告設(shè)置、城市景觀照明、建筑物外立面管理等相關(guān)記錄。3.城市公用事業(yè)管理檔案，如公共交通運(yùn)營(yíng)、城市供水水質(zhì)監(jiān)測(cè)、燃?xì)獍踩芾淼确矫娴奈募?.城市防災(zāi)減災(zāi)檔案，包括防洪、抗震、消防等應(yīng)急預(yù)案及相關(guān)演練記錄，災(zāi)害發(fā)生后的處置情況等資料。（四）其他相關(guān)檔案1.城市建設(shè)領(lǐng)域的科研成果檔案，如新技術(shù)、新材料、新工藝的研究與應(yīng)用資料。2.城市建設(shè)活動(dòng)中形成的重要會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)批示、工作總結(jié)等文件。3.反映城市建設(shè)發(fā)展歷程的照片、錄像、錄音等聲像檔案。三、征集渠道與方式（一）主動(dòng)征集1.與城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等部門(mén)建立定期溝通機(jī)制，主動(dòng)獲取其在履行職責(zé)過(guò)程中產(chǎn)生的各類城建檔案。2.針對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，提前介入，在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中同步跟蹤檔案資料的形成情況，及時(shí)指導(dǎo)項(xiàng)目建設(shè)單位做好檔案收集整理工作。3.定期發(fā)布城建檔案征集公告，向社會(huì)各界宣傳征集范圍、要求和方式，鼓勵(lì)單位和個(gè)人主動(dòng)捐贈(zèng)或移交具有保存價(jià)值的城建檔案。（二）接收移交1.依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，接收城市建設(shè)各部門(mén)、各單位按照規(guī)定移交的城建檔案。要求移交單位按照檔案整理規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、裝訂等整理工作，并填寫(xiě)移交清單。2.對(duì)接收的移交檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)于不符合要求的檔案，及時(shí)反饋移交單位進(jìn)行補(bǔ)充完善。（三）社會(huì)捐贈(zèng)1.設(shè)立專門(mén)的捐贈(zèng)渠道，接受社會(huì)各界人士捐贈(zèng)的城建檔案。對(duì)捐贈(zèng)者頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)，并在適當(dāng)場(chǎng)合予以表彰和感謝。2.為捐贈(zèng)者提供必要的服務(wù)，如對(duì)捐贈(zèng)檔案進(jìn)行整理、鑒定、保管等，并向捐贈(zèng)者反饋檔案的保存和利用情況。（四）征購(gòu)與交換1.對(duì)于一些具有特殊價(jià)值但難以通過(guò)其他方式獲取的城建檔案，可以通過(guò)協(xié)商征購(gòu)的方式取得。征購(gòu)過(guò)程中要遵循公平、公正、合理的原則，明確檔案的價(jià)格和交易方式。2.與其他地區(qū)或單位的檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案交換活動(dòng)，互通有無(wú)，豐富本公司/組織的城建檔案資源。在交換過(guò)程中，要簽訂交換協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。四、征集程序（一）提出征集需求1.根據(jù)城建檔案管理工作的需要，結(jié)合城市建設(shè)發(fā)展規(guī)劃和重點(diǎn)項(xiàng)目安排，由檔案管理部門(mén)定期提出征集需求計(jì)劃。2.征集需求計(jì)劃應(yīng)明確征集的檔案類別、范圍、時(shí)間要求、征集方式等內(nèi)容，并報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。（二）發(fā)布征集信息1.根據(jù)征集需求計(jì)劃，通過(guò)多種渠道發(fā)布征集信息。征集公告應(yīng)在公司/組織官方網(wǎng)站、相關(guān)媒體平臺(tái)、城市建設(shè)主管部門(mén)網(wǎng)站等顯著位置發(fā)布，同時(shí)可以在城市建設(shè)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)、社區(qū)、檔案館等場(chǎng)所張貼。2.征集信息應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明征集的目的、范圍、要求、方式以及聯(lián)系方式等內(nèi)容，確保相關(guān)單位和個(gè)人能夠準(zhǔn)確了解征集信息。（三）受理征集申請(qǐng)1.設(shè)立專門(mén)的征集受理窗口或指定專人負(fù)責(zé)受理征集申請(qǐng)。對(duì)收到的征集申請(qǐng)進(jìn)行登記，記錄申請(qǐng)人的基本信息、申請(qǐng)征集的檔案內(nèi)容、聯(lián)系方式等。2.對(duì)申請(qǐng)人提交的相關(guān)證明材料進(jìn)行審核，如檔案來(lái)源證明、身份證明等，確保申請(qǐng)的真實(shí)性和合法性。（四）檔案收集與整理1.對(duì)于主動(dòng)征集、接收移交、社會(huì)捐贈(zèng)等方式獲取的檔案，按照預(yù)定的征集方案進(jìn)行收集。收集過(guò)程中要注意保護(hù)檔案的原始狀態(tài)，避免損壞、丟失。2.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，剔除重復(fù)、無(wú)效的檔案，并對(duì)破損、褪色等需要修復(fù)的檔案進(jìn)行技術(shù)處理。3.編制檔案目錄，對(duì)每份檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，包括檔案名稱、形成時(shí)間、來(lái)源、保管期限等信息，以便于查詢和管理。（五）鑒定與驗(yàn)收1.組織檔案鑒定小組，對(duì)征集到的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組應(yīng)由檔案管理專家、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員等組成，依據(jù)檔案的價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定符合要求的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括檔案的基本情況、鑒定意見(jiàn)、驗(yàn)收結(jié)論等內(nèi)容。驗(yàn)收合格的檔案正式納入公司/組織的城建檔案管理體系。（六）歸檔與存儲(chǔ)1.將驗(yàn)收合格后的檔案按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確定保管期限和密級(jí)，建立檔案保管賬目。2.選擇合適的存儲(chǔ)方式和存儲(chǔ)地點(diǎn)，確保檔案的安全保管。存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。五、征集人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定城建檔案征集制度和征集計(jì)劃，組織實(shí)施征集工作。2.對(duì)征集到的檔案進(jìn)行整理、鑒定、驗(yàn)收、歸檔和存儲(chǔ)等管理工作。3.建立健全城建檔案征集工作檔案，記錄征集過(guò)程、征集成果等信息。4.開(kāi)展城建檔案征集工作的宣傳、培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高相關(guān)人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）征集工作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)征集信息的發(fā)布、征集申請(qǐng)的受理和回復(fù)工作。2.按照征集計(jì)劃和要求，具體開(kāi)展檔案的收集、整理、初步鑒定等工作。3.與檔案捐贈(zèng)者、移交單位等相關(guān)人員保持溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決征集工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的驗(yàn)收、歸檔和存儲(chǔ)等后續(xù)工作。（三）相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.配合檔案管理部門(mén)做好城建檔案的征集工作，及時(shí)提供本部門(mén)在城市建設(shè)活動(dòng)中形成的檔案資料。2.對(duì)本部門(mén)移交的檔案進(jìn)行整理和初審，確保檔案的質(zhì)量符合要求。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案征集工作的宣傳和動(dòng)員，提高本部門(mén)人員的檔案意識(shí)。六、激勵(lì)與保障措施（一）激勵(lì)措施1.對(duì)在城建檔案征集工作中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。表彰獎(jiǎng)勵(lì)方式可以包括頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)金、通報(bào)表?yè)P(yáng)等，以激發(fā)廣大單位和個(gè)人參與檔案征集工作的積極性。2.建立城建檔案征集工作志愿者隊(duì)伍，對(duì)志愿者參與征集工作給予適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)和指導(dǎo)，并根據(jù)志愿者的貢獻(xiàn)給予相應(yīng)的激勵(lì)，如志愿服務(wù)時(shí)長(zhǎng)記錄、榮譽(yù)證書(shū)等。（二）保障措施1.公司/組織應(yīng)將城建檔案征集工作所需經(jīng)費(fèi)納入年度預(yù)算，確保征集工作的順利開(kāi)展。經(jīng)費(fèi)主要用于征集信息發(fā)布、檔案整理設(shè)備購(gòu)置、檔案修復(fù)技術(shù)服務(wù)、檔案征購(gòu)、捐贈(zèng)獎(jiǎng)勵(lì)等方面。2.加強(qiáng)檔案管理設(shè)施建設(shè)，改善檔案保管條件，為征集到的檔案提供安全可靠的存儲(chǔ)環(huán)境。定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和更新，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)征集檔案的安全保護(hù)。對(duì)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的安全監(jiān)控，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督機(jī)構(gòu)，定期對(duì)城建檔案征集制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括征集程序是否規(guī)范、征集人員職責(zé)是否履行到位、檔案質(zhì)量是否符合要求等。2.建立征集工作內(nèi)部審計(jì)機(jī)制，對(duì)征集經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行審計(jì)，確保經(jīng)費(fèi)使用合理、合規(guī)、透明。（二）外部監(jiān)督1.主動(dòng)接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)以及社會(huì)公眾的監(jiān)督。定期向上級(jí)