檔案室張貼制度一、總則1.目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等流程，保障公司/組織各項(xiàng)工作的順利開展，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益。2.適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理活動(dòng)中的行為。包括但不限于各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、記錄、證照等具有保存價(jià)值的資料。3.基本原則真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)往來(lái)，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案資料的齊全和完整，避免遺漏重要信息。安全性原則：采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的物理安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。保密性原則：對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，限制查閱和使用范圍，防止機(jī)密信息的不當(dāng)擴(kuò)散。便利性原則：在保證檔案安全和保密的前提下，合理設(shè)置檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便員工查閱和使用檔案。二、檔案管理職責(zé)1.檔案室管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案室的建設(shè)和布局，配備必要的檔案管理設(shè)施和設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。負(fù)責(zé)檔案的集中收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、存放有序。建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案檢索和利用效率。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)。監(jiān)督和指導(dǎo)各部門的檔案管理工作，定期檢查各部門檔案管理情況，提出改進(jìn)意見和建議。負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理。2.各部門檔案管理職責(zé)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的各類檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。定期對(duì)本部門的檔案進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將檔案管理情況向檔案室管理部門報(bào)告。在檔案形成過(guò)程中，嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行填寫和編制，保證檔案質(zhì)量。配合檔案室管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。對(duì)本部門保管的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案的損壞、丟失和泄露。三、檔案收集與整理1.檔案收集范圍公司/組織設(shè)立、變更、終止過(guò)程中形成的各類文件，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證照文件。公司/組織內(nèi)部的管理制度、規(guī)定、辦法、通知、通報(bào)等文件。各類會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)價(jià)單、發(fā)票、收據(jù)等文件。財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)文件。人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等?？蒲袡n案，包括科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定證書等。設(shè)備檔案，包括設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備說(shuō)明書、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備維修檔案等。其他具有保存價(jià)值的文件資料，如客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、行業(yè)動(dòng)態(tài)信息等。2.檔案收集要求各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。檔案收集應(yīng)遵循“誰(shuí)形成、誰(shuí)收集”的原則，確保檔案的原始性和真實(shí)性。對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案室管理部門，不得延誤。收集的檔案應(yīng)保持完整，不得隨意涂改、損毀或丟失。檔案收集過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，注明檔案的名稱、來(lái)源、形成時(shí)間、收集時(shí)間等信息。3.檔案整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。便于檔案的整理、編目、裝訂、上架和檢索。4.檔案整理方法分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類。例如，可以分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)類、人事類、項(xiàng)目類等一級(jí)類目，再根據(jù)實(shí)際情況在一級(jí)類目下細(xì)分二級(jí)類目、三級(jí)類目等。編號(hào)：對(duì)每一份檔案或每一組檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的編號(hào)方式。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便于查找和利用。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)保存。裝訂：對(duì)紙張較小、數(shù)量較多的檔案進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得壓蓋文件內(nèi)容。上架：將整理好的檔案按照分類和編號(hào)順序上架存放，便于快速查找和取用。檔案上架應(yīng)遵循從左到右（或從右到左）、從上到下的順序，確保排列有序。四、檔案保管1.檔案室環(huán)境要求檔案室應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。檔案室應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門窗、除濕機(jī)、防蟲藥、鼠夾等。檔案室應(yīng)遠(yuǎn)離火源、水源和污染源，避免陽(yáng)光直射檔案。2.檔案存放方式檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和取用。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒進(jìn)行裝訂和存放，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、名稱、保管期限等信息。對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類和編號(hào)進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，便于查找和管理。對(duì)于特殊載體檔案，如照片、錄音帶（錄像帶）、光盤等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和保管，確保其安全和完整。3.檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)用途，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值以及涉及公司/組織核心機(jī)密的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、人事任免文件等。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。如公司/組織內(nèi)部的管理制度、規(guī)定、辦法、通知、通報(bào)等文件，各類會(huì)議文件，業(yè)務(wù)活動(dòng)中的一般性合同、協(xié)議、訂單等。短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)短期保管。保管期限一般為1年至15年。如臨時(shí)性的通知、報(bào)表、記錄等。4.檔案定期清查檔案室管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，檢查檔案是否齊全完整、有無(wú)損壞丟失、編號(hào)是否準(zhǔn)確、存放是否有序等。清查過(guò)程中應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并將清查結(jié)果向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。根據(jù)清查結(jié)果，對(duì)檔案進(jìn)行必要的調(diào)整和補(bǔ)充，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案室查閱。公司/組織外部人員因特殊原因需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可到檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)有專人陪同，并嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定。涉及公司/組織機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司/組織保密部門批準(zhǔn)，任何人不得查閱。2.查閱程序查閱人應(yīng)提前向檔案室管理部門預(yù)約查閱時(shí)間，并提交《檔案查閱申請(qǐng)表》。檔案室管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)，審核查閱人的身份和查閱權(quán)限，確定是否同意查閱。如同意查閱，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室管理部門，并辦理歸還手續(xù)。3.借閱權(quán)限公司/組織內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案室借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案室管理部門申請(qǐng)，并說(shuō)明原因。未經(jīng)批準(zhǔn)逾期不還的，檔案室管理部門有權(quán)收回檔案，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)。檔案室管理部門應(yīng)將檔案借閱情況進(jìn)行記錄，以便跟蹤和管理。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期間如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.歸還要求借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。歸還檔案時(shí)，借閱人應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不得有缺頁(yè)、損壞、涂改等情況。檔案室管理部門在接收歸還的檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)，并在借閱登記表上注明歸還時(shí)間等信息。六、檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。鑒定工作應(yīng)由檔案室管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員共同參與，必要時(shí)可邀請(qǐng)專家進(jìn)行指導(dǎo)。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)用途、機(jī)密程度等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可考慮進(jìn)行銷毀。對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格管理，不得隨意銷毀。3.鑒定程序檔案室管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。組織相關(guān)部門人員對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見。對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行匯總和審核，形成檔案鑒定報(bào)告，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。根據(jù)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。4.銷毀程序檔案銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保銷毀過(guò)程的安全和保密。編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量來(lái)源、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份留存檔案室管理部門，一份報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)備案。選擇安全可靠的銷毀方式，如焚燒、粉碎等。對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。在銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和真實(shí)