鄉(xiāng)檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)檔案室管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本鄉(xiāng)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)各部門、各行政村在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)檔案室負(fù)責(zé)集中管理本鄉(xiāng)各類檔案，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映本鄉(xiāng)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置鄉(xiāng)設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理人員，檔案室應(yīng)具備符合安全標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房、辦公區(qū)域及必要的設(shè)施設(shè)備。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施本鄉(xiāng)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本鄉(xiāng)各類檔案，確保檔案的齊全、完整、安全。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.為鄉(xiāng)各部門及社會(huì)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，依法公布開放檔案信息。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全鄉(xiāng)檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等工作，保證檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)知識和操作技能，熟練運(yùn)用檔案管理軟件，做好檔案信息化管理工作。4.按照檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱、歸還等手續(xù)，確保檔案安全。5.定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。6.參與檔案鑒定和銷毀工作，做好相關(guān)記錄。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、統(tǒng)戰(zhàn)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括鄉(xiāng)政府各類會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、規(guī)章制度等文件材料。3.經(jīng)濟(jì)發(fā)展類：包括農(nóng)業(yè)、工業(yè)、商業(yè)、財(cái)政、統(tǒng)計(jì)等方面的政策文件、項(xiàng)目資料、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)等。4.社會(huì)事務(wù)類：包括民政、教育、衛(wèi)生、文化、社會(huì)保障等方面的工作文件、業(yè)務(wù)檔案、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.村（居）工作類：各行政村（社區(qū)）在工作中形成的各類文件材料，如村規(guī)民約、會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)收支等。6.其他類：與本鄉(xiāng)工作相關(guān)的重要文件、資料、榮譽(yù)證書、照片、音像等。（二）收集要求1.各部門、各行政村應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集歸檔。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好，符合檔案整理要求。3.對于重要文件、緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并優(yōu)先整理歸檔。（三）整理方法1.按照檔案形成的時(shí)間、來源、內(nèi)容等要素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作、行政管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)事務(wù)、村（居）工作等類別。2.對每一類檔案進(jìn)行細(xì)分，如行政管理類可分為綜合、文秘、人事、財(cái)務(wù)等二級類目。3.按照檔案的排列順序，對每份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。4.編制檔案目錄，包括案卷題名、編號、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查找和管理。5.對檔案進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案室?guī)旆繎?yīng)選擇干燥、通風(fēng)良好、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等。2.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。3.建立庫房管理制度，定期對庫房進(jìn)行檢查、清潔和維護(hù)，保證庫房環(huán)境符合檔案保管要求。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放于檔案架或檔案柜中，確保檔案排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯的標(biāo)識。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）安全防護(hù)措施1.加強(qiáng)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。3.對檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.本鄉(xiāng)各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位因工作需要查閱本鄉(xiāng)檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)鄉(xiāng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的查閱區(qū)域進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)鄉(xiāng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，確保檔案安全。（二）檔案復(fù)制1.查閱人員如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)檔案管理人員審核后，按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。2.檔案復(fù)制應(yīng)使用符合檔案保管要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。3.復(fù)制的檔案材料應(yīng)加蓋檔案室印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。（三）檔案信息公開1.按照國家有關(guān)規(guī)定，對符合開放條件的檔案信息進(jìn)行公開，方便社會(huì)利用。2.檔案信息公開應(yīng)遵循保密原則，確保不泄露國家機(jī)密和個(gè)人隱私。3.建立檔案信息公開制度，明確公開的范圍、程序、方式等，及時(shí)更新公開的檔案信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本鄉(xiāng)實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考國家和地方有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本鄉(xiāng)工作特點(diǎn)，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)鄉(xiāng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、鄉(xiāng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)與規(guī)劃1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.加大對檔案信息化建設(shè)的投入，配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備、軟件系統(tǒng)等，保障信息化建設(shè)工作順利開展。（二）檔案數(shù)字化1.對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。3.對電子檔案進(jìn)行分類、著錄、標(biāo)引等工作，建立完善的電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，提高電子檔案的管理水平。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)