省廳檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)省廳檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作流程，保障省廳各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，維護(hù)歷史真實(shí)面貌，為省廳的決策、管理、研究等提供可靠的依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于省廳機(jī)關(guān)各部門(mén)、直屬單位以及在省廳開(kāi)展工作的各類(lèi)項(xiàng)目組、臨時(shí)機(jī)構(gòu)等。凡在省廳工作中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件材料，均屬歸檔范圍，應(yīng)按照本制度進(jìn)行管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則省廳檔案室對(duì)全廳檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，不得擅自留存、銷(xiāo)毀檔案。2.真實(shí)性原則歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映省廳各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假、篡改或偽造。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)不符合真實(shí)性要求的文件材料不予歸檔。3.完整性原則應(yīng)保證歸檔文件材料的齊全完整，涵蓋省廳工作的各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)。無(wú)論是紙質(zhì)文件、電子文件還是其他載體形式的文件，都應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保不遺漏重要信息。4.保密性原則檔案涉及省廳的機(jī)密信息和敏感內(nèi)容，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，限制查閱和使用范圍。5.方便利用原則檔案管理的目的是為了方便利用，應(yīng)建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)體系和檢索工具，提高檔案查詢(xún)和借閱的效率。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，合理確定檔案的保管期限和利用方式，確保檔案能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地為省廳各項(xiàng)工作提供服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定省廳檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全廳檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用各類(lèi)檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育，提高全廳檔案管理水平。4.參與省廳重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告檔案工作情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。（二）部門(mén)檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理和初步分類(lèi)工作，確保文件材料的齊全完整，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案室。2.協(xié)助檔案室開(kāi)展檔案整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，提供有關(guān)檔案資料和信息。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常管理和查閱利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，做好借閱登記和歸還工作。4.對(duì)本部門(mén)形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。5.配合檔案室做好檔案安全保密工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。6.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提高自身的檔案管理業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與省廳工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.省廳制定的各類(lèi)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等文件材料。3.省廳召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議形成的文件、記錄、紀(jì)要、決議等。4.省廳開(kāi)展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件、報(bào)表、合同、協(xié)議、項(xiàng)目資料等。5.省廳工作人員在工作中形成的各類(lèi)文件、信函、請(qǐng)示、批復(fù)、調(diào)研報(bào)告等。6.省廳獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)勵(lì)文件、資質(zhì)證明等。7.省廳與其他單位簽訂的合作協(xié)議、往來(lái)信函等文件材料。8.省廳固定資產(chǎn)購(gòu)置文件、設(shè)備檔案、房產(chǎn)檔案等。9.省廳組織的各類(lèi)培訓(xùn)、講座、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)形成的文件材料。10.省廳其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞或丟失。對(duì)于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步收集，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。4.各部門(mén)應(yīng)定期將收集的文件材料移交檔案室，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案移交清單應(yīng)包括文件材料的名稱(chēng)、數(shù)量、日期、來(lái)源等信息。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法1.年度分類(lèi)法將檔案按年度分開(kāi)，即同一年度形成的文件材料歸為一類(lèi)。年度劃分以文件的落款日期為準(zhǔn)，跨年度的文件材料，一般歸入文件內(nèi)容針對(duì)的年度。2.機(jī)構(gòu)分類(lèi)法按照省廳的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類(lèi)，將同一機(jī)構(gòu)形成的文件材料歸為一類(lèi)。機(jī)構(gòu)名稱(chēng)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。3.問(wèn)題分類(lèi)法根據(jù)文件材料的內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)，將同一問(wèn)題的文件材料歸為一類(lèi)。問(wèn)題分類(lèi)應(yīng)具有邏輯性和系統(tǒng)性，便于查找和利用。在實(shí)際整理過(guò)程中，可根據(jù)檔案的實(shí)際情況，靈活運(yùn)用上述分類(lèi)方法，采用年度機(jī)構(gòu)問(wèn)題或年度問(wèn)題機(jī)構(gòu)等分類(lèi)方案進(jìn)行整理。（三）整理步驟1.裝訂對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。2.分類(lèi)按照確定的分類(lèi)方案，對(duì)文件材料進(jìn)行分類(lèi)。同一類(lèi)別的文件材料應(yīng)集中在一起，并按照一定的順序排列。3.編號(hào)為每一份文件材料或每一組文件材料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和連續(xù)性。編號(hào)可采用阿拉伯?dāng)?shù)字或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、文號(hào)、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目。檔案目錄應(yīng)打印或抄寫(xiě)清楚，一式多份，分別用于不同的用途。5.裝盒將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、類(lèi)別、年度、保管期限等信息。檔案盒應(yīng)選用符合標(biāo)準(zhǔn)的材料，確保檔案的安全保管。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的房間作為保管場(chǎng)所。保管場(chǎng)所應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找和利用。不同類(lèi)別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，查看是否有破損、褪色、霉變等情況，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。4.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，定期打掃地面、擦拭檔案架和檔案柜，保持庫(kù)房整潔。5.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全制度，不得擅自離崗，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。（三）檔案鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）和短期（15年以下）三種。鑒定工作應(yīng)在檔案室負(fù)責(zé)人的主持下，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案，應(yīng)進(jìn)行再次鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.在檔案鑒定過(guò)程中，應(yīng)填寫(xiě)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，詳細(xì)記錄鑒定情況和鑒定結(jié)果。檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)應(yīng)經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)，并報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。六、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類(lèi)檔案的總數(shù)、年度新增檔案數(shù)量、不同保管期限檔案數(shù)量等。2.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，包括檔案查閱人次、借閱數(shù)量、利用效果等。3.檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備統(tǒng)計(jì)，包括檔案架、檔案柜數(shù)量、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備數(shù)量等。4.檔案管理人員情況統(tǒng)計(jì)，包括檔案管理人員姓名、學(xué)歷、職稱(chēng)、工作年限等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案數(shù)量、利用情況等進(jìn)行登記。統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬應(yīng)詳細(xì)記錄各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，并注明統(tǒng)計(jì)日期。2.利用檔案管理軟件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，通過(guò)軟件系統(tǒng)生成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，直觀反映檔案管理工作的各項(xiàng)數(shù)據(jù)。3.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)和存在的問(wèn)題，為檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案利用（一）利用范圍1.省廳機(jī)關(guān)各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.省廳直屬單位因業(yè)務(wù)工作需要查閱相關(guān)檔案。3.因法律法規(guī)規(guī)定或其他特殊情況需要查閱省廳檔案的單位或個(gè)人。（二）利用方式1.查閱查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。檔案室根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱。查閱人員應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞或丟失檔案。2.借閱借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。（三）利用審批1.查閱、借閱檔案涉及機(jī)密、敏感內(nèi)容的，應(yīng)按照省廳保密制度的規(guī)定進(jìn)行審批。審批流程應(yīng)嚴(yán)格，確保檔案信息不泄露。2.對(duì)于重要檔案的查閱和借閱，應(yīng)經(jīng)省廳相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案室應(yīng)建立重要檔案查閱和借閱審批記錄，詳細(xì)記錄審批情況和查閱、借閱人員信息。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立省廳檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，方便省廳機(jī)關(guān)各部門(mén)、直屬單位之間的檔案查詢(xún)和利用，促進(jìn)工作協(xié)同。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠，防止檔案信息泄露和丟失。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，存儲(chǔ)格式應(yīng)便于長(zhǎng)期保存和利用。2.對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范化整理，按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。電子文件應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份方式應(yīng)采用異地存儲(chǔ)或多種存儲(chǔ)介質(zhì)相結(jié)合的方式，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入檔案管理人員應(yīng)將檔案的基本信息、文件內(nèi)容等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無(wú)誤。錄入過(guò)程中，應(yīng)按照系統(tǒng)設(shè)定的格式和要求進(jìn)行操作，保證數(shù)據(jù)的一致性和規(guī)范性。2.檢索查詢(xún)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備強(qiáng)大的檢索查詢(xún)功能，能夠根據(jù)檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、文號(hào)等多種條件進(jìn)行快速檢索，方便用戶(hù)查找所需檔案信息。檢索結(jié)果應(yīng)能夠顯示檔案的基本信息和存放位置，并提供在線(xiàn)預(yù)覽或下載功能。3.借閱管理通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線(xiàn)申請(qǐng)、審批和登記功能。借閱人員可在系統(tǒng)中提交借閱申請(qǐng)，經(jīng)審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)記錄借閱信息，并生成借閱憑證。借閱期滿(mǎn)后，系統(tǒng)可自動(dòng)提醒借閱人員歸還檔案，并記錄歸還情況。4.統(tǒng)計(jì)分析檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)n案數(shù)據(jù)