嚴(yán)格檔案制度應(yīng)急一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案在應(yīng)急情況下的安全、完整和有效利用，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)在各類(lèi)應(yīng)急事件中的檔案管理工作。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則強(qiáng)調(diào)對(duì)應(yīng)急事件的前瞻性規(guī)劃，通過(guò)完善檔案管理制度、設(shè)施設(shè)備等，降低檔案在應(yīng)急中受損的風(fēng)險(xiǎn)。2.安全第一原則始終將檔案的安全保護(hù)放在首位，確保檔案實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.快速反應(yīng)原則在應(yīng)急事件發(fā)生時(shí)，能夠迅速啟動(dòng)檔案應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，采取有效措施，保障檔案工作的正常開(kāi)展。4.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。二、應(yīng)急檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案應(yīng)急管理制度與流程，明確應(yīng)急狀態(tài)下各環(huán)節(jié)的工作要求和操作規(guī)范。2.組織開(kāi)展檔案應(yīng)急培訓(xùn)與演練，提高檔案管理人員的應(yīng)急處理能力。3.對(duì)應(yīng)急事件中的檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，指導(dǎo)各部門(mén)做好檔案的收集、整理、保護(hù)等工作。4.負(fù)責(zé)應(yīng)急檔案的集中保管與處置，根據(jù)需要及時(shí)提供檔案信息支持。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在應(yīng)急事件中檔案的收集、整理、初步鑒定和保管工作，確保檔案的真實(shí)性、完整性。2.配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展應(yīng)急檔案管理相關(guān)工作，及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)送重要檔案信息。3.按照檔案管理部門(mén)的要求，做好本部門(mén)檔案的安全保護(hù)和應(yīng)急處置工作，防止檔案受損。（三）應(yīng)急指揮機(jī)構(gòu)職責(zé)1.在應(yīng)急事件發(fā)生時(shí)，統(tǒng)一指揮檔案應(yīng)急管理工作，協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的行動(dòng)。2.根據(jù)應(yīng)急事件的性質(zhì)和發(fā)展態(tài)勢(shì)，及時(shí)決策檔案管理的重大事項(xiàng)，如檔案轉(zhuǎn)移、封存等。3.監(jiān)督檔案應(yīng)急管理工作的執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)措施落實(shí)到位。三、檔案應(yīng)急準(zhǔn)備（一）制度建設(shè)1.制定檔案應(yīng)急管理預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織架構(gòu)、工作流程、責(zé)任分工、資源保障等內(nèi)容。預(yù)案應(yīng)根據(jù)公司/組織實(shí)際情況和各類(lèi)應(yīng)急事件特點(diǎn)，具有針對(duì)性和可操作性。2.建立檔案應(yīng)急處置工作流程規(guī)范，包括應(yīng)急事件報(bào)告、檔案收集與整理、檔案保護(hù)措施、檔案利用與恢復(fù)等環(huán)節(jié)的具體操作要求。3.完善檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案實(shí)體和信息的安全防護(hù)，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防磁、防雷等措施，確保檔案在日常及應(yīng)急狀態(tài)下的安全。（二）設(shè)施設(shè)備保障1.配備必要的檔案應(yīng)急設(shè)施設(shè)備，如檔案庫(kù)房的防火、滅火設(shè)備，防盜報(bào)警裝置，溫濕度調(diào)控設(shè)備，數(shù)據(jù)備份存儲(chǔ)設(shè)備等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.建立檔案應(yīng)急物資儲(chǔ)備庫(kù)，儲(chǔ)備檔案整理工具、防護(hù)用品、應(yīng)急照明設(shè)備、應(yīng)急電源等物資，定期盤(pán)點(diǎn)和更新，保證物資充足、完好。（三）人員培訓(xùn)與演練1.組織檔案管理人員參加應(yīng)急管理培訓(xùn)，學(xué)習(xí)應(yīng)急法律法規(guī)、預(yù)案內(nèi)容、處置技能等知識(shí)，提高應(yīng)急處理能力。培訓(xùn)應(yīng)定期開(kāi)展，并根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)更新培訓(xùn)內(nèi)容。2.制定檔案應(yīng)急演練計(jì)劃，每年至少組織一次全公司/組織范圍內(nèi)的檔案應(yīng)急演練。演練內(nèi)容包括應(yīng)急事件模擬、檔案收集與整理、檔案轉(zhuǎn)移與保管、檔案信息恢復(fù)等環(huán)節(jié)，通過(guò)演練檢驗(yàn)預(yù)案的可行性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)改進(jìn)。（四）檔案數(shù)據(jù)備份與存儲(chǔ)1.建立完善的檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)重要檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份方式應(yīng)多樣化，包括磁帶備份、光盤(pán)備份、硬盤(pán)陣列備份、云存儲(chǔ)備份等，并分別存儲(chǔ)于不同地點(diǎn)。2.對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。同時(shí)，建立備份數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試機(jī)制，定期進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，保證在需要時(shí)能夠快速恢復(fù)數(shù)據(jù)。四、應(yīng)急事件中的檔案管理（一）應(yīng)急事件報(bào)告1.各部門(mén)在發(fā)現(xiàn)應(yīng)急事件后，應(yīng)立即向檔案管理部門(mén)報(bào)告事件的基本情況，包括事件發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、性質(zhì)、影響范圍等，同時(shí)告知可能涉及的檔案信息。2.檔案管理部門(mén)接到報(bào)告后，應(yīng)迅速核實(shí)情況，并及時(shí)向應(yīng)急指揮機(jī)構(gòu)報(bào)告，同時(shí)啟動(dòng)檔案應(yīng)急管理預(yù)案。（二）檔案收集與整理1.各部門(mén)按照檔案應(yīng)急處置工作流程，及時(shí)收集本部門(mén)在應(yīng)急事件中形成的各類(lèi)檔案資料，包括文件、記錄、圖表、照片、音像等，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，分類(lèi)編號(hào)，編制目錄，以便于后續(xù)的保管和利用。整理過(guò)程中要注意保持檔案的原始順序和關(guān)聯(lián)性。（三）檔案保護(hù)措施1.根據(jù)應(yīng)急事件的性質(zhì)和檔案的重要程度，采取相應(yīng)的保護(hù)措施。對(duì)于可能受到火災(zāi)、水災(zāi)、地震等災(zāi)害影響的檔案，及時(shí)轉(zhuǎn)移至安全地點(diǎn)；對(duì)于易受損的檔案，采取防潮、防蟲(chóng)、防磁等保護(hù)措施。2.在檔案轉(zhuǎn)移過(guò)程中，要做好檔案的清點(diǎn)、登記和交接工作，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、交接手續(xù)完備。同時(shí)，對(duì)轉(zhuǎn)移過(guò)程中可能出現(xiàn)的檔案損壞情況進(jìn)行記錄，并及時(shí)采取修復(fù)措施。（四）檔案利用與恢復(fù)1.在應(yīng)急事件處置過(guò)程中，如需查閱檔案信息，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行，確保檔案信息的合理利用。檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)提供相關(guān)檔案資料，為應(yīng)急決策和處置工作提供支持。2.在應(yīng)急事件結(jié)束后，根據(jù)檔案受損情況，及時(shí)組織檔案恢復(fù)工作。對(duì)于受損較輕的檔案，進(jìn)行修復(fù)處理；對(duì)于受損嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和處置，并做好相關(guān)記錄。五、應(yīng)急檔案的后續(xù)處置（一）檔案鑒定與整理1.應(yīng)急事件結(jié)束后，檔案管理部門(mén)組織對(duì)受損檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和處置方式。鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。2.對(duì)鑒定后的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理，剔除無(wú)保存價(jià)值的檔案，對(duì)有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、裝訂等工作，使其達(dá)到檔案管理的規(guī)范化要求。（二）檔案修復(fù)與重建1.對(duì)于受損的檔案，及時(shí)組織專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行修復(fù)。修復(fù)工作應(yīng)遵循檔案修復(fù)原則，采用合適的修復(fù)技術(shù)和材料，確保修復(fù)后的檔案能夠真實(shí)反映歷史原貌，且不影響檔案的原始信息。2.對(duì)于因應(yīng)急事件導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況，利用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)重建。在恢復(fù)重建過(guò)程中，要嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)恢復(fù)操作規(guī)程進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）檔案歸檔與存儲(chǔ)1.將經(jīng)過(guò)鑒定、整理、修復(fù)后的檔案按照檔案管理制度進(jìn)行歸檔，歸入相應(yīng)的全宗和類(lèi)別中，確保檔案的系統(tǒng)性和連續(xù)性。2.合理安排檔案的存儲(chǔ)位置，根據(jù)檔案的重要程度、使用頻率等因素，確定檔案的保管期限和存儲(chǔ)方式，保證檔案的安全保管和有效利用。（四）總結(jié)與評(píng)估1.檔案管理部門(mén)對(duì)應(yīng)急事件中的檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)，分析經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，評(píng)估檔案應(yīng)急管理預(yù)案的執(zhí)行效果和存在的問(wèn)題。2.根據(jù)總結(jié)評(píng)估結(jié)果，提出改進(jìn)措施和建議，對(duì)檔案應(yīng)急管理制度、流程、設(shè)施設(shè)備等進(jìn)行完善，不斷提高檔案應(yīng)急管理工作水平。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的檔案應(yīng)急管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、應(yīng)急設(shè)施設(shè)備維護(hù)情況、人員培訓(xùn)與演練情況、檔案數(shù)據(jù)備份情況等。2.在應(yīng)急事件發(fā)生后，及時(shí)對(duì)各部門(mén)在應(yīng)急過(guò)程中的檔案管理工作進(jìn)行跟蹤檢查，確保各項(xiàng)措施落實(shí)到位，檔案管理工作有序開(kāi)展。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案應(yīng)急管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將檔案應(yīng)急管理工作納入各部門(mén)績(jī)效考核體系，對(duì)在檔案應(yīng)急