人事檔案轉(zhuǎn)存制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的轉(zhuǎn)存管理，確保人事檔案的安全、完整和有效利用，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的轉(zhuǎn)存管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案應(yīng)如實(shí)反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等信息。2.完整性原則：確保人事檔案材料齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)人事檔案的機(jī)密性，防止信息泄露。4.及時(shí)性原則：及時(shí)辦理人事檔案的轉(zhuǎn)存手續(xù)，確保檔案信息的時(shí)效性。二、人事檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。（二）學(xué)歷學(xué)位材料學(xué)歷證書、學(xué)位證書、成績單等。（三）工作經(jīng)歷材料勞動(dòng)合同、工作證明、離職證明、業(yè)績考核材料等。（四）培訓(xùn)材料培訓(xùn)證書、培訓(xùn)記錄等。（五）獎(jiǎng)勵(lì)與處罰材料榮譽(yù)證書、表彰決定、違紀(jì)處分決定等。（六）薪資福利材料工資單、社保繳納記錄、福利待遇變更記錄等。（七）其他材料如體檢報(bào)告、職業(yè)資格證書等。三、人事檔案轉(zhuǎn)存的流程（一）檔案接收1.公司新員工入職時(shí)，人力資源部門應(yīng)及時(shí)通知員工提交個(gè)人人事檔案，并明確檔案接收的時(shí)間、地點(diǎn)和要求。2.員工應(yīng)按照要求將人事檔案提交至公司指定地點(diǎn)，人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案材料是否齊全、完整，是否符合歸檔要求。3.對(duì)于不符合要求的檔案，人力資源部門應(yīng)及時(shí)通知員工補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。（二）檔案整理1.人力資源部門對(duì)接收的人事檔案進(jìn)行整理，按照檔案內(nèi)容的分類標(biāo)準(zhǔn)，將各類材料進(jìn)行分類、排序、編號(hào)。2.建立人事檔案目錄，注明每份材料的名稱、日期、頁碼等信息，便于查詢和管理。3.對(duì)人事檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。（三）檔案存儲(chǔ)1.整理后的人事檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的檔案柜或檔案室中，確保檔案存放安全、有序。2.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性。3.建立人事檔案電子數(shù)據(jù)庫，將人事檔案的關(guān)鍵信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。（四）檔案轉(zhuǎn)存1.員工因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要轉(zhuǎn)存人事檔案時(shí)，人力資源部門應(yīng)及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)存手續(xù)。2.員工應(yīng)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)存申請(qǐng)表》，注明轉(zhuǎn)存原因、轉(zhuǎn)存地點(diǎn)等信息，并提交給人力資源部門。3.人力資源部門對(duì)《人事檔案轉(zhuǎn)存申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)轉(zhuǎn)存信息無誤后，開具《人事檔案轉(zhuǎn)存單》。4.員工持《人事檔案轉(zhuǎn)存單》到檔案存儲(chǔ)部門領(lǐng)取人事檔案，并將檔案轉(zhuǎn)存至指定地點(diǎn)。5.檔案存儲(chǔ)部門應(yīng)在檔案轉(zhuǎn)存后及時(shí)更新檔案電子數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。（五）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案時(shí)，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，并提交給人力資源部門。2.人力資源部門對(duì)《人事檔案查閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)查閱申請(qǐng)合理、合規(guī)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，人力資源部門安排專人陪同查閱人員到檔案存儲(chǔ)部門查閱檔案，并做好查閱記錄。4.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案材料歸還檔案存儲(chǔ)部門，并由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和簽收。（六）檔案借閱1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要借閱人事檔案時(shí)，應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并提交給人力資源部門。2.人力資源部門對(duì)《人事檔案借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)借閱申請(qǐng)合理、合規(guī)后，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，人力資源部門與借閱單位或個(gè)人簽訂《人事檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱單位或個(gè)人持《人事檔案借閱協(xié)議》到檔案存儲(chǔ)部門辦理借閱手續(xù)，檔案存儲(chǔ)部門按照協(xié)議要求提供檔案，并做好借閱記錄。5.借閱期限屆滿后，借閱單位或個(gè)人應(yīng)及時(shí)歸還人事檔案，檔案存儲(chǔ)部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)和檢查，確保檔案完整無損。四、人事檔案轉(zhuǎn)存的責(zé)任與監(jiān)督（一）責(zé)任部門人力資源部門是人事檔案轉(zhuǎn)存管理的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案轉(zhuǎn)存制度，組織實(shí)施人事檔案的接收、整理、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)存、查閱、借閱等工作，并對(duì)人事檔案轉(zhuǎn)存管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。（二）責(zé)任人員1.人力資源部門負(fù)責(zé)人對(duì)人事檔案轉(zhuǎn)存管理工作負(fù)總責(zé)，確保人事檔案轉(zhuǎn)存管理工作符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。2.檔案管理人員負(fù)責(zé)具體辦理人事檔案的接收、整理、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)存、查閱、借閱等工作，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案信息的安全和保密。3.查閱人員和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱和借閱規(guī)定，對(duì)查閱和借閱的檔案內(nèi)容負(fù)責(zé)，不得泄露檔案信息。（三）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)人事檔案轉(zhuǎn)存管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、保密性，檔案轉(zhuǎn)存流程的合規(guī)性，檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全性等。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促責(zé)任部門和責(zé)任人員進(jìn)行整改。3.對(duì)違反人事檔案轉(zhuǎn)存制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。五、人事檔案轉(zhuǎn)存的信息化管理（一）建立人事檔案管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的電子化管理。人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、轉(zhuǎn)存等功能，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)安全與保密1.在人事檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、權(quán)限管理等措施，確保檔案信息的安全和保密。2.定期對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。3.嚴(yán)格控制人事檔案管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作檔案信息。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證檔案管理工作的正常進(jìn)行。六、人事檔案轉(zhuǎn)存的保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守人事檔案轉(zhuǎn)存的保密規(guī)定，對(duì)接觸到的人事檔案信息負(fù)有保密責(zé)任。2.人力資源部門和檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案的保密管理，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。（二）保密措施1.檔案存儲(chǔ)部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案室，配備必要的保密設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、密碼鎖等，確保檔案存放安全。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱和借閱規(guī)定，對(duì)查閱和借閱的檔案進(jìn)行登記和跟蹤，確保檔案歸還。3.在檔案整理、轉(zhuǎn)存、查閱、借閱等過程中，應(yīng)避免無關(guān)人員接觸檔案信息，嚴(yán)禁在公共場所談?wù)摍n案內(nèi)容。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反人事檔案轉(zhuǎn)存保密規(guī)定的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。對(duì)泄露人事檔案信息的員工，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等處理。對(duì)因工作失誤導(dǎo)致檔案信