人事檔案簽名制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案管理，確保人事檔案資料的真實(shí)性、完整性和嚴(yán)肅性，維護(hù)公司及員工的合法權(quán)益，特制定本簽名制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：人事檔案中的所有信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確，簽名應(yīng)如實(shí)反映本人意愿和實(shí)際情況。3.保密原則：對人事檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范統(tǒng)一原則：各項(xiàng)簽名流程、要求等應(yīng)保持規(guī)范統(tǒng)一，便于操作和管理。二、人事檔案簽名的內(nèi)容及要求（一）入職材料簽名1.員工入職登記表員工應(yīng)在入職登記表上準(zhǔn)確填寫個(gè)人基本信息，包括姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等，并在相應(yīng)位置簽名確認(rèn)信息真實(shí)無誤。入職登記表應(yīng)由員工本人填寫，不得代簽。如有特殊情況需他人代填，必須經(jīng)員工本人書面授權(quán)，并注明授權(quán)原因及代填人姓名。2.身份證復(fù)印件員工需提供本人身份證復(fù)印件，并在復(fù)印件空白處簽名，注明“此復(fù)印件與原件一致，僅用于[公司名稱]入職使用”。3.學(xué)歷證書復(fù)印件提供最高學(xué)歷證書復(fù)印件，員工簽名確認(rèn)復(fù)印件與原件一致，并注明“此復(fù)印件與原件一致，僅用于[公司名稱]入職使用”。4.離職證明（如有）原工作單位出具的離職證明需由員工簽名確認(rèn)其真實(shí)性，并注明“此離職證明真實(shí)有效，如有虛假，本人愿意承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任”。（二）培訓(xùn)與考核材料簽名1.培訓(xùn)申請表員工申請參加公司內(nèi)部或外部培訓(xùn)時(shí)，需填寫培訓(xùn)申請表，注明培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)等信息，并簽名確認(rèn)。培訓(xùn)申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意并簽名，如有需要，還需上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批簽名。2.培訓(xùn)簽到表每次培訓(xùn)課程開始前，員工應(yīng)在培訓(xùn)簽到表上簽到，注明簽到時(shí)間。培訓(xùn)結(jié)束后，培訓(xùn)講師應(yīng)確認(rèn)員工出勤情況并簽名。3.培訓(xùn)考核試卷（報(bào)告）培訓(xùn)結(jié)束后，員工參加考核的試卷或報(bào)告應(yīng)由本人簽名，如考核成績不合格，需注明補(bǔ)考計(jì)劃及簽名。培訓(xùn)考核結(jié)果應(yīng)由培訓(xùn)講師、培訓(xùn)負(fù)責(zé)人審核簽名確認(rèn)。（三）績效考核材料簽名1.績效考核表每月或每季度的績效考核表應(yīng)由員工本人填寫自評內(nèi)容，并簽名確認(rèn)。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)員工工作表現(xiàn)進(jìn)行評分和評價(jià)，并簽名。如有需要，部門負(fù)責(zé)人可組織相關(guān)人員進(jìn)行績效面談，面談?dòng)涗浺残桦p方簽名確認(rèn)。2.績效改進(jìn)計(jì)劃（如有）對于績效考核結(jié)果未達(dá)標(biāo)的員工，需制定績效改進(jìn)計(jì)劃?？冃Ц倪M(jìn)計(jì)劃應(yīng)由員工本人及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)共同商討制定，并簽名確認(rèn)。（四）薪酬福利材料簽名1.工資條每月工資發(fā)放后，員工應(yīng)在工資條上簽名確認(rèn)工資明細(xì)，包括基本工資、績效工資、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼、扣除項(xiàng)等。如員工對工資有疑問，可在工資條上注明反饋意見，由人力資源部門進(jìn)行核實(shí)處理。2.福利申請表員工申請公司福利，如年假申請、病假申請、婚假申請、生育津貼申請等，需填寫福利申請表，注明申請事項(xiàng)、申請時(shí)間等信息，并簽名。福利申請表應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)，審核人員簽名確認(rèn)。（五）崗位變動(dòng)材料簽名1.崗位調(diào)動(dòng)申請表員工申請崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，需填寫崗位調(diào)動(dòng)申請表，注明原崗位、擬調(diào)動(dòng)崗位、調(diào)動(dòng)原因等信息，并簽名。崗位調(diào)動(dòng)申請表應(yīng)經(jīng)原部門負(fù)責(zé)人、擬調(diào)入部門負(fù)責(zé)人及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批簽名。2.崗位變動(dòng)交接清單崗位變動(dòng)時(shí)，員工應(yīng)與接手人員進(jìn)行工作交接，并填寫崗位變動(dòng)交接清單。交接清單應(yīng)詳細(xì)列出交接的工作內(nèi)容、文件資料、辦公用品等，并由交接雙方簽名確認(rèn)。（六）離職材料簽名1.離職申請表員工申請離職時(shí)，需填寫離職申請表，注明離職原因、預(yù)計(jì)離職時(shí)間等信息，并簽名。離職申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批簽名。2.離職交接清單離職前，員工應(yīng)按照公司規(guī)定與相關(guān)部門進(jìn)行工作交接，填寫離職交接清單。交接清單內(nèi)容包括工作交接、文件資料歸還、辦公用品交接、財(cái)務(wù)結(jié)算等，交接雙方簽名確認(rèn)。3.離職證明公司為離職員工開具離職證明時(shí)，離職員工應(yīng)在離職證明上簽名確認(rèn)信息無誤。三、簽名流程及規(guī)范（一）簽名方式1.手寫簽名：員工應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆進(jìn)行手寫簽名，確保簽名清晰、可辨認(rèn)。2.電子簽名：在符合法律法規(guī)及公司規(guī)定的前提下，部分人事檔案材料可采用電子簽名方式。采用電子簽名時(shí)，應(yīng)確保電子簽名的真實(shí)性、完整性和不可抵賴性，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行備案。（二）簽名位置1.各類人事檔案表格、文件等均應(yīng)在指定位置簽名。一般情況下，簽名位置在表格或文件的末尾或相關(guān)條款下方。2.對于多頁的文件，員工應(yīng)在每一頁的右下角簽名；如有騎縫章要求的，應(yīng)在騎縫處簽名。（三）簽名時(shí)間1.員工應(yīng)在完成相關(guān)事項(xiàng)后及時(shí)簽名，如入職登記、培訓(xùn)簽到、績效考核自評等，不得拖延。2.審批人員應(yīng)在收到相關(guān)材料后及時(shí)進(jìn)行審核簽名，不得積壓。對于緊急事項(xiàng)，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)優(yōu)先處理并簽名。（四）簽名審核1.人力資源部門負(fù)責(zé)對人事檔案簽名的規(guī)范性、完整性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括簽名是否清晰、是否符合簽名要求、相關(guān)材料是否齊全等。2.對于不符合簽名要求的材料，人力資源部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)簽或更正。四、責(zé)任與處罰（一）員工責(zé)任1.員工應(yīng)如實(shí)提供個(gè)人信息并確保簽名真實(shí)有效。如因提供虛假信息或簽名不實(shí)導(dǎo)致公司遭受損失的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。2.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人人事檔案材料，不得擅自涂改、偽造、銷毀檔案材料。如有違反，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰，直至解除勞動(dòng)合同。（二）管理人員責(zé)任1.各級(jí)管理人員應(yīng)認(rèn)真履行審核職責(zé)，確保人事檔案簽名及相關(guān)材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。如因?qū)徍瞬粐?yán)導(dǎo)致問題發(fā)生的，管理人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。2.管理人員不得利用職務(wù)之便篡改、隱匿、銷毀人事檔案材料或指使他人進(jìn)行違規(guī)操作。如有違反，公司將依法依規(guī)追究其責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的將移交司法機(jī)關(guān)處理。（三）處罰措施1.對于違反本制度的員工，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、降薪、解除勞動(dòng)合同等處罰。2.對于違反本制度的管理人員，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、免職等處罰；如因違規(guī)行為給公司造成重大損失的，將依法追究其法律責(zé)任。五、檔案管理與保存（一）檔案整理1.人力資源部門應(yīng)定期對人事檔案進(jìn)行整理，按照檔案類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類歸檔，確保檔案存放有序，便于查找和使用。2.對于新形成的人事檔案材料，應(yīng)及時(shí)歸入相應(yīng)檔案盒，并更新檔案目錄。（二）檔案保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的人事檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保檔案安全存放。2.人事檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自出借、查閱、銷毀檔案。3.定期對人事檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或查找，并報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員查閱人事檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意。2.查閱人事檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明用途。3.非公司內(nèi)部人員查閱人事檔案，需持有合法有效的證明文件，并按照國家有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（四）檔案保密1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對人事檔案內(nèi)容予以保密。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.檔案保管人員及查閱人員應(yīng)妥善保管檔案，防止檔案信息泄露。如因工作疏忽導(dǎo)致檔案信息泄露的，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。（五）檔案銷毀1.對于已過保管期限或無保存價(jià)值的人事檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案前，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱（類別）、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保