學(xué)校檔案簽定制度一、總則（一）目的學(xué)校檔案是學(xué)校各項工作的真實(shí)記錄，是學(xué)校發(fā)展歷程的重要見證。為了科學(xué)、規(guī)范地開展檔案鑒定工作，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位形成的各類檔案的鑒定工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案鑒定工作合法合規(guī)。2.全面客觀原則：對檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的形成背景、內(nèi)容價值、保存現(xiàn)狀等因素，客觀公正地作出鑒定結(jié)論。3.科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，制定合理的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保鑒定工作的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。4.安全保密原則：在檔案鑒定過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露。二、鑒定組織與職責(zé)（一）檔案鑒定委員會1.組成：學(xué)校成立檔案鑒定委員會，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任主任，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人、檔案專家等。2.職責(zé)：負(fù)責(zé)制定和修訂學(xué)校檔案鑒定工作的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)。對學(xué)校重大檔案鑒定事項進(jìn)行審議和決策。指導(dǎo)和監(jiān)督學(xué)校檔案鑒定工作的開展。（二）檔案鑒定小組1.組成：根據(jù)檔案鑒定工作的需要，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的檔案管理人員和業(yè)務(wù)人員組成檔案鑒定小組。鑒定小組設(shè)組長一名，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任。2.職責(zé)：負(fù)責(zé)對具體檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。對檔案鑒定過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行研究和處理。整理和匯總檔案鑒定結(jié)果，形成鑒定報告。三、鑒定標(biāo)準(zhǔn)（一）文件價值標(biāo)準(zhǔn)1.反映學(xué)校主要職能活動：對學(xué)校教學(xué)、科研、管理等核心工作有重要記錄價值的文件。2.具有歷史查考價值：能夠反映學(xué)校發(fā)展歷程、重大事件、重要決策等歷史情況的文件。3.具備現(xiàn)實(shí)利用價值：對學(xué)校當(dāng)前工作具有參考、借鑒作用的文件，如教學(xué)大綱、科研成果、管理制度等。（二）保存期限標(biāo)準(zhǔn)1.永久保存：學(xué)校制定的重要規(guī)章制度、長期發(fā)展規(guī)劃等。學(xué)校歷史上具有重大意義的文件，如建校文件、重要會議記錄等。反映學(xué)校教學(xué)、科研、管理等方面的基礎(chǔ)性、標(biāo)志性成果的文件。2.長期保存：學(xué)校階段性工作規(guī)劃、總結(jié)等。一般教學(xué)、科研項目的文件材料，保存期限為項目結(jié)束后[X]年。學(xué)校常規(guī)管理工作中形成的重要文件，保存期限為[X]年。3.短期保存：臨時性工作形成的文件，保存期限為[X]年。一般性事務(wù)文件，保存期限為[X]年。（三）密級標(biāo)準(zhǔn)1.絕密：涉及學(xué)校核心機(jī)密，一旦泄露將對學(xué)校造成重大損失的文件。2.機(jī)密：涉及學(xué)校重要機(jī)密，泄露后可能對學(xué)校工作產(chǎn)生較大影響的文件。3.秘密：涉及學(xué)校一般機(jī)密，泄露后可能對學(xué)校工作產(chǎn)生一定影響的文件。四、鑒定流程（一）準(zhǔn)備階段1.制定鑒定計劃：檔案管理部門根據(jù)學(xué)校檔案管理工作的總體安排，制定年度檔案鑒定計劃，明確鑒定范圍、時間安排、人員分工等。2.收集相關(guān)資料：收集與檔案鑒定相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等資料，為鑒定工作提供依據(jù)。3.組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)：對參與檔案鑒定的人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)、流程和方法。（二）初步篩選階段1.檔案清查：檔案管理部門對庫存檔案進(jìn)行全面清查，核對檔案數(shù)量、完整性等情況，形成檔案清查清單。2.初步篩選：鑒定小組根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對清查后的檔案進(jìn)行初步篩選，確定需要進(jìn)一步鑒定的檔案范圍。（三）詳細(xì)鑒定階段1.查閱檔案：鑒定小組對初步篩選出的檔案進(jìn)行詳細(xì)查閱，全面了解檔案的內(nèi)容、形成背景、保存現(xiàn)狀等情況。2.分析評估：鑒定小組根據(jù)檔案價值標(biāo)準(zhǔn)和保存期限標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行分析評估，提出初步鑒定意見。3.集體討論：鑒定小組對初步鑒定意見進(jìn)行集體討論，充分聽取各成員的意見，形成一致的鑒定結(jié)論。（四）審核審批階段1.審核：檔案鑒定委員會對鑒定小組提交的鑒定報告進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核鑒定結(jié)論是否準(zhǔn)確、鑒定標(biāo)準(zhǔn)是否執(zhí)行到位等。2.審批：經(jīng)審核通過的鑒定報告，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審核情況，作出最終的審批決定。（五）鑒定結(jié)果處理階段1.銷毀處理：對經(jīng)鑒定確定為無保存價值或超過保存期限的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。銷毀前，應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)審批后實(shí)施銷毀，并做好銷毀記錄。2.繼續(xù)保存：對經(jīng)鑒定確定仍有保存價值的檔案，按照規(guī)定的保管期限和保管要求，繼續(xù)進(jìn)行妥善保管。3.調(diào)整保管期限：對經(jīng)鑒定發(fā)現(xiàn)原保管期限不合理的檔案，及時調(diào)整保管期限，并做好相關(guān)記錄。五、檔案整理與編目（一）檔案整理1.分類：根據(jù)檔案的形成來源、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等因素，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類。2.組卷：將具有內(nèi)在聯(lián)系的檔案材料組成案卷，每卷厚度應(yīng)適中，一般不超過[X]厘米。3.裝訂：對破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)和裱糊，對紙張規(guī)格不一致的檔案材料進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一，然后進(jìn)行裝訂。（二）編目1.編制案卷目錄：按照檔案分類順序，依次編制案卷目錄，注明案卷號、題名、年度、保管期限、密級等信息。2.編制卷內(nèi)目錄：在每卷檔案內(nèi)，按照文件排列順序，編制卷內(nèi)目錄，注明文件編號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等信息。3.編制備考表：在每卷檔案末尾，編制備考表，注明本卷檔案的整理情況、缺損情況、鑒定情況等信息。六、檔案數(shù)字化與存儲（一）數(shù)字化1.掃描：對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的檔案圖像與對應(yīng)的案卷目錄、卷內(nèi)目錄等數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（二）存儲1.存儲介質(zhì)：采用安全可靠的存儲介質(zhì)，如磁帶、光盤、硬盤等，對電子檔案進(jìn)行備份存儲。存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更換，并做好記錄。2.存儲環(huán)境：電子檔案存儲環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。3.數(shù)據(jù)安全：建立健全電子檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，采取加密、訪問控制、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等技術(shù)手段，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。七、檔案利用與服務(wù)（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度，提供檔案利用服務(wù)。2.方便快捷原則：優(yōu)化檔案利用流程，提高服務(wù)效率，為利用者提供方便快捷的檔案查閱服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露。（二）利用方式1.查閱：利用者可根據(jù)需要，到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱紙質(zhì)檔案時，應(yīng)填寫查閱登記表，經(jīng)檔案管理部門工作人員審核后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱電子檔案時，應(yīng)通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行在線查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)，并確保復(fù)制內(nèi)容與原件一致。（三）服務(wù)措施1.建立利用臺賬：檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用臺賬，詳細(xì)記錄檔案利用情況，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用方式、利用檔案名稱及數(shù)量等信息。2.開展咨詢服務(wù)：檔案管理部門應(yīng)設(shè)立咨詢服務(wù)電話或郵箱，為利用者提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等方面的咨詢服務(wù)。3.定期回訪利用者：檔案管理部門應(yīng)定期回訪檔案利用者，了解利用者對檔案利用服務(wù)的滿意度，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)對學(xué)校各部門、各單位的檔案鑒定工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.外部監(jiān)督：接受上級檔案管理部門的監(jiān)督檢查，積極配合上級部門開展檔案鑒定工作的專項檢查和評估。（二）檢查內(nèi)容1.鑒定制度執(zhí)行情況：檢查學(xué)校各部門、各單位是否嚴(yán)格執(zhí)行檔案鑒定制度，是否按照規(guī)定的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和流程開展鑒定工作。2.鑒定結(jié)果準(zhǔn)確性：檢查檔案鑒定小組的鑒定結(jié)論是否準(zhǔn)確，是否存在誤判、漏判等情況。3.檔案整理與編目質(zhì)量：檢查檔案整理是否規(guī)范，編目信息是否準(zhǔn)確、完整。4.檔案數(shù)字化與存儲安全：檢查檔案數(shù)字化工作是否符合要求，電子檔案存儲是否安全可靠。5.檔案利用與服務(wù)情況：檢查檔案利用流程是否規(guī)范，服務(wù)措施是否到位，利用者滿意度如何。（三）問題處理1.責(zé)令整改：對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令