小學(xué)檔案借閱制度一、總則（一）目的為了加強小學(xué)檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教育教學(xué)、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體教職工、學(xué)生以及因工作需要查閱本校檔案的校外單位或個人。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅持檔案借閱的必要性和合理性原則，凡因工作需要借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)。3.確保檔案的安全與完整，在借閱過程中，不得損壞、丟失、涂改、偽造檔案。4.提高檔案利用效率，在保證檔案安全的前提下，為借閱者提供便利，及時滿足其查閱需求。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負責學(xué)校檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、分類、整理、編目、裝訂、上架等。2.建立健全檔案管理制度，嚴格執(zhí)行檔案借閱登記、歸還等手續(xù)，確保檔案借閱工作規(guī)范有序。3.負責檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案保管狀況，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。4.為借閱者提供檔案查閱服務(wù)，協(xié)助查閱人員查找所需檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督。5.對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，及時向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案利用效果，為學(xué)校決策提供參考依據(jù)。三、檔案借閱范圍（一）教職工借閱范圍1.與本人工作相關(guān)的教學(xué)、科研、管理等方面的檔案資料，如個人教學(xué)計劃、教案、科研成果、工作文件等。2.為開展教學(xué)研究、撰寫論文、總結(jié)經(jīng)驗等需要查閱的學(xué)校檔案資料。3.經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準查閱的其他檔案資料。（二）學(xué)生借閱范圍1.與本人學(xué)習(xí)相關(guān)的學(xué)籍檔案，如入學(xué)登記表、成績單、獎懲記錄等。2.為參加學(xué)校組織的各類活動、競賽等需要查閱的相關(guān)檔案資料。3.經(jīng)班主任或任課教師同意查閱的其他檔案資料。（三）校外單位或個人借閱范圍1.因工作需要查閱本校相關(guān)檔案資料，如教育行政部門、兄弟學(xué)校等。2.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門等依法查閱本校檔案資料。3.其他經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準同意查閱的檔案資料。四、檔案借閱程序（一）校內(nèi)借閱程序1.借閱申請教職工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《小學(xué)檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，并提交所在部門負責人簽字同意。學(xué)生因?qū)W習(xí)需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《小學(xué)檔案借閱申請表》，經(jīng)班主任或任課教師簽字同意后，提交檔案管理室。2.審核批準檔案管理室收到借閱申請表后，對申請內(nèi)容進行審核。對于符合借閱條件的申請，由檔案管理人員報檔案管理部門負責人批準。3.借閱登記經(jīng)批準后，檔案管理人員按照申請表內(nèi)容進行借閱登記，記錄借閱者姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱日期、歸還日期等信息，并向借閱者發(fā)放檔案。4.檔案歸還借閱者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并要求借閱者承擔相應(yīng)責任。檔案管理人員在確認檔案完好無損后，辦理歸還手續(xù)，在借閱登記表上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。（二）校外借閱程序1.借閱申請校外單位或個人因工作需要查閱本校檔案資料的，應(yīng)提前向?qū)W校提交《小學(xué)檔案查閱申請表》，注明查閱單位或個人名稱、聯(lián)系方式、查閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、查閱日期等，并加蓋單位公章或個人簽字。2.審核批準學(xué)校收到查閱申請表后，由檔案管理部門負責人對申請內(nèi)容進行審核，并報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準。3.查閱預(yù)約經(jīng)批準后，檔案管理室與查閱單位或個人協(xié)商查閱時間，并提前做好準備工作。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱過程規(guī)范有序。4.查閱登記查閱人員查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進行查閱登記，記錄查閱人員姓名、單位、查閱檔案名稱、數(shù)量、查閱日期等信息。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，如有特殊需要，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準。5.查閱歸還查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理室。檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準確性，辦理歸還手續(xù)，在查閱登記表上注明歸還日期。五、檔案借閱期限（一）校內(nèi)借閱期限1.一般檔案資料的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理室提出申請，經(jīng)批準后方可延長。2.重要檔案資料的借閱期限根據(jù)實際情況確定，但最長不得超過[X]個工作日。（二）校外借閱期限校外單位或個人查閱本校檔案資料的借閱期限根據(jù)實際情況確定，但最長不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向?qū)W校提出申請，經(jīng)批準后方可延長。六、檔案借閱注意事項（一）借閱人員責任1.借閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、折疊、裁剪等，不得擅自抽取、撤換檔案材料。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或帶回家中，如因特殊情況確需帶回家中查閱的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并采取必要的安全保護措施。3.借閱人員應(yīng)嚴格遵守檔案借閱期限，按時歸還檔案。如因特殊原因不能按時歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員在查閱檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及國家機密、商業(yè)秘密或個人隱私等，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露。（二）檔案管理人員責任1.檔案管理人員應(yīng)嚴格按照檔案借閱制度辦理借閱手續(xù)，認真審核借閱申請，確保借閱人員身份合法、借閱目的正當。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請，及時準確地提供檔案資料，并對借閱過程進行監(jiān)督，確保檔案安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案借閱情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。4.檔案管理人員應(yīng)做好檔案借閱登記和歸還工作，確保檔案借閱記錄完整、準確。七、檔案保密規(guī)定（一）保密范圍本校檔案中涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私以及學(xué)校內(nèi)部不宜公開披露的數(shù)據(jù)、信息、文件等均屬于保密范圍。（二）保密措施1.檔案管理室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全防護設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。在檔案整理、保管、利用過程中采取必要的保密措施，如對涉及保密內(nèi)容的檔案進行單獨存放、加密處理等。3.借閱人員在查閱檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及保密信息，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露。如需復(fù)印、摘抄保密檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。4.學(xué)校應(yīng)加強對教職工和學(xué)生的保密教育，提高保密意識，防止因人員疏忽導(dǎo)致保密信息泄露。八、檔案利用統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容檔案管理室應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案借閱人次、借閱檔案數(shù)量、借閱目的、借閱期限等。（二）分析方法檔案管理人員應(yīng)運用統(tǒng)計分析方法，對檔案利用情況進行分析，如分析不同部門、不同時間段的檔案利用需求，評估檔案利用效果等。通過分析，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，及時調(diào)整檔案管理策略，提高檔案利用效率。（三）結(jié)果反饋檔案管理室應(yīng)定期向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案利用統(tǒng)計與分析結(jié)果，為學(xué)校決策提供參考依據(jù)。同時，根據(jù)分析結(jié)果，制定改進措施，不斷完善檔案管理工作。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構(gòu)學(xué)校設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負責人、相關(guān)職能部門負責人等組成，負責對學(xué)校檔案借閱制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案借閱制度的執(zhí)行情況，包括借閱手續(xù)是否齊全、借閱期限是否符合規(guī)定、檔案歸還是否及時等。2.檔案管理人員的工作情況，包括檔案管理是否規(guī)范、服務(wù)是否熱情周到等。3.檔案的安全保管情況，包括檔案庫房設(shè)施是否完好、檔案是否存在損壞丟失等情況。（三）檢查方式1.定期檢查檔案管理監(jiān)督檢查小組定期對學(xué)校檔案借閱制度的執(zhí)行情況進行檢查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查檔案管理監(jiān)督檢查小組不定期對檔案借閱情況進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（四）違規(guī)處理對于違反檔案借閱制度的行為，學(xué)校