科研檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織科研檔案的管理，充分發(fā)揮科研檔案在公司/組織科技創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)交流等方面的作用，規(guī)范科研檔案的利用行為，保障科研檔案的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、開發(fā)、驗(yàn)收等活動(dòng)中形成的各類科研檔案的利用管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則科研檔案的利用必須遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則在科研檔案利用過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司/組織的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密。3.服務(wù)科研原則以服務(wù)公司/組織科研工作為宗旨，積極為科研人員提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)，促進(jìn)科研工作的順利開展。4.合理利用原則鼓勵(lì)科研人員合理利用科研檔案，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，但不得損害公司/組織利益和他人合法權(quán)益。二、科研檔案的范圍與分類（一）科研檔案的范圍1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目申請書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等。2.科研項(xiàng)目研究過程中形成的各類文件，如實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、技術(shù)總結(jié)、會議紀(jì)要等。3.科研項(xiàng)目成果文件，如專利證書、軟件著作權(quán)登記證書、科技獎(jiǎng)勵(lì)證書、論文發(fā)表等。4.科研項(xiàng)目相關(guān)的合同、協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)歸屬證明等文件。5.其他與科研項(xiàng)目有關(guān)的文件資料。（二）科研檔案的分類1.按項(xiàng)目類別分類可分為基礎(chǔ)研究項(xiàng)目檔案、應(yīng)用研究項(xiàng)目檔案、開發(fā)研究項(xiàng)目檔案等。2.按專業(yè)領(lǐng)域分類根據(jù)公司/組織的科研方向和專業(yè)特點(diǎn)，分為不同的專業(yè)領(lǐng)域檔案，如電子信息、生物醫(yī)藥、新材料等。3.按時(shí)間順序分類按照科研項(xiàng)目的立項(xiàng)時(shí)間、研究時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間等進(jìn)行分類，便于查找和管理。三、科研檔案利用的主體與方式（一）利用主體1.本公司/組織內(nèi)部的科研人員、管理人員、技術(shù)人員等。2.因工作需要查閱科研檔案的公司/組織外部人員，如合作單位、上級主管部門、政府相關(guān)部門等。（二）利用方式1.查閱科研人員可根據(jù)需要查閱科研檔案的原件或復(fù)印件，了解項(xiàng)目的研究情況、技術(shù)資料等。2.借閱對于確需借出科研檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求，確保檔案按時(shí)歸還。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，可為其提供科研檔案的復(fù)制件，但應(yīng)注明復(fù)制出處，并加蓋檔案管理部門印章。4.咨詢利用者可就科研檔案中的相關(guān)問題向檔案管理人員進(jìn)行咨詢，檔案管理人員應(yīng)給予準(zhǔn)確、詳細(xì)的解答。四、科研檔案利用的流程（一）內(nèi)部利用流程1.申請本公司/組織內(nèi)部人員如需利用科研檔案，應(yīng)填寫《科研檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、查閱范圍等內(nèi)容，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.審核所在部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)檔案管理部門。檔案管理部門對申請進(jìn)行進(jìn)一步審核，審核通過后予以辦理。3.查閱利用者憑有效證件到檔案管理部門查閱科研檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供相應(yīng)的服務(wù)，并做好查閱記錄。4.歸還利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)將科研檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。（二）外部利用流程1.申請公司/組織外部人員如需利用科研檔案應(yīng)提交書面申請，說明利用目的、單位名稱、聯(lián)系方式等內(nèi)容，并加蓋單位公章。申請經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)檔案管理部門。2.審批檔案管理部門對外部人員的申請進(jìn)行審批，必要時(shí)需報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。審批通過后，與利用者簽訂《科研檔案利用保密協(xié)議》。3.查閱利用者憑有效證件和《科研檔案利用保密協(xié)議》到檔案管理部門查閱科研檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供相應(yīng)的服務(wù)，并做好查閱記錄。4.歸還利用完畢后，利用者應(yīng)按照《科研檔案利用保密協(xié)議》的要求及時(shí)將科研檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。同時(shí)，對利用者遵守保密協(xié)議的情況進(jìn)行跟蹤檢查。五、科研檔案利用的權(quán)限與限制（一）利用權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員在其工作職責(zé)范圍內(nèi)，有權(quán)查閱、借閱與其工作相關(guān)的科研檔案。2.公司/組織外部人員經(jīng)批準(zhǔn)后，可在規(guī)定范圍內(nèi)查閱、復(fù)制與其合作項(xiàng)目相關(guān)的科研檔案。（二）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的科研檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和復(fù)制。2.科研檔案的利用不得損害公司/組織利益和他人合法權(quán)益，不得用于與科研無關(guān)的目的。3.借閱的科研檔案不得擅自轉(zhuǎn)借他人，不得在非規(guī)定場所查閱、使用。4.對重要科研檔案的利用，應(yīng)實(shí)行嚴(yán)格的審批制度，確保檔案信息安全。六、科研檔案利用的安全與保密管理（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)確?？蒲袡n案存儲環(huán)境的安全，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.在科研檔案利用過程中，要注意保護(hù)檔案的實(shí)體安全，避免檔案受損、丟失。3.定期對科研檔案的存儲環(huán)境和利用情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。（二）保密管理1.檔案管理人員和利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對在利用過程中知悉的科研檔案信息予以保密。2.與公司/組織外部人員簽訂的《科研檔案利用保密協(xié)議》應(yīng)明確保密責(zé)任和違約責(zé)任，確保檔案信息不泄露。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的科研檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲、限制查閱范圍等。4.加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。七、科研檔案利用的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對科研檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保利用流程規(guī)范、利用行為合法合規(guī)。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)不定期對科研檔案利用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案利用是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令整改，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）考核評價(jià)1.建立科研檔案利用考核評價(jià)機(jī)制，對檔案管理部門和利用者的科研檔案利用工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核評價(jià)內(nèi)容包括檔案利用服務(wù)質(zhì)量、利用效率、安全保密情況等方面。3.考核評價(jià)結(jié)果作為對檔案管理部門和利用者獎(jiǎng)懲的重要依據(jù)，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對存在問