檔案簽訂銷毀制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，規(guī)范檔案簽訂與銷毀流程，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案簽訂、保管及銷毀過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：檔案簽訂與銷毀活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)操作合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽訂過程需確保各方信息真實(shí)可靠，銷毀前要對檔案的真實(shí)性進(jìn)行再次核實(shí)。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案信息的安全與保密，防止檔案內(nèi)容泄露，對涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案要采取特殊保密措施。4.完整性原則：檔案簽訂與銷毀流程應(yīng)涵蓋檔案生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的連續(xù)性和完整性。二、檔案簽訂管理（一）簽訂主體1.合同類檔案涉及公司/組織對外簽訂的各類合同、協(xié)議等，由合同主辦部門負(fù)責(zé)組織簽訂。合同主辦部門應(yīng)明確合同簽訂責(zé)任人，責(zé)任人需具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和法律意識(shí)，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.重要文件類檔案對于公司/組織內(nèi)部重要文件的簽訂，如規(guī)章制度、決策文件等，由文件起草部門或相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)組織，明確文件簽訂流程及參與人員職責(zé)。（二）簽訂流程1.合同類檔案簽訂流程合同起草：合同主辦部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整，明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等關(guān)鍵內(nèi)容。審核會(huì)簽：合同文本起草完成后，依次提交相關(guān)部門進(jìn)行審核會(huì)簽。審核部門應(yīng)重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等內(nèi)容，并提出修改意見。審核通過后，各部門負(fù)責(zé)人在合同文本上簽字確認(rèn)。簽訂蓋章：經(jīng)審核會(huì)簽通過的合同，由合同主辦部門負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人進(jìn)行簽訂。簽訂過程中，要確保雙方簽字蓋章的真實(shí)性和有效性。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同原件交至檔案管理部門進(jìn)行存檔，并留存復(fù)印件供相關(guān)部門使用。2.重要文件類檔案簽訂流程文件起草：文件起草部門按照公司/組織相關(guān)規(guī)定和要求起草重要文件，確保文件內(nèi)容符合政策方針和公司實(shí)際情況。征求意見：文件起草完成后，向相關(guān)部門和人員征求意見，充分聽取各方建議，對文件內(nèi)容進(jìn)行修改完善。審核簽發(fā)：重要文件經(jīng)征求意見并修改后，提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，文件正式生效，并由檔案管理部門負(fù)責(zé)存檔。（三）簽訂責(zé)任1.簽訂責(zé)任人責(zé)任合同簽訂責(zé)任人及重要文件簽訂參與人員應(yīng)對所簽訂檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。如因個(gè)人疏忽或故意導(dǎo)致檔案內(nèi)容存在錯(cuò)誤、遺漏或違反法律法規(guī)等問題，給公司/組織造成損失的，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.審核部門責(zé)任各審核部門應(yīng)對審核的檔案內(nèi)容負(fù)責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案符合法律法規(guī)及公司/組織要求。如因?qū)徍瞬粐?yán)導(dǎo)致問題未被發(fā)現(xiàn)，審核部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）簽訂檔案的保管1.檔案分類存放檔案管理部門收到簽訂后的檔案后，應(yīng)按照檔案類別進(jìn)行分類存放，建立清晰的檔案目錄和索引，便于查找和管理。2.保管期限確定根據(jù)檔案性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定，確定各類簽訂檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期（如3年、5年、10年等），并在檔案目錄中明確標(biāo)注。3.保管環(huán)境要求檔案保管場所應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案的完整性和安全性。定期對檔案保管環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。三、檔案銷毀管理（一）銷毀范圍1.已過保管期限的檔案對于已達(dá)到保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定后可進(jìn)行銷毀。2.失去保存意義的檔案因公司/組織業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，導(dǎo)致某些檔案失去保存意義的，可予以銷毀。3.重復(fù)、無效或錯(cuò)誤的檔案經(jīng)核實(shí)為重復(fù)、無效或存在錯(cuò)誤的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。（二）銷毀鑒定1.鑒定小組組成成立檔案銷毀鑒定小組，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)人員等。鑒定小組負(fù)責(zé)對擬銷毀檔案進(jìn)行全面審查和鑒定。2.鑒定流程檔案清查：檔案管理部門定期對庫存檔案進(jìn)行清查，梳理出擬銷毀檔案清單，并提交鑒定小組。初步審查：鑒定小組對擬銷毀檔案清單進(jìn)行初步審查，核實(shí)檔案的形成時(shí)間、保管期限、內(nèi)容性質(zhì)等信息。詳細(xì)鑒定：針對初步審查通過的檔案，鑒定小組進(jìn)行詳細(xì)鑒定，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)用途、法律法規(guī)要求等因素，判斷檔案是否確無保存價(jià)值。鑒定結(jié)論形成：經(jīng)鑒定小組充分討論后，形成檔案銷毀鑒定結(jié)論，確定可銷毀檔案清單。（三）銷毀流程1.制定銷毀計(jì)劃根據(jù)鑒定結(jié)論，檔案管理部門制定檔案銷毀計(jì)劃，明確銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等內(nèi)容。銷毀計(jì)劃應(yīng)提前報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀方式選擇根據(jù)檔案性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的銷毀方式。一般可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行銷毀。對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)采用更為嚴(yán)格的銷毀方式，并確保銷毀過程可追溯。3.實(shí)施銷毀按照銷毀計(jì)劃，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、有效進(jìn)行。對于電子檔案的銷毀，應(yīng)使用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行多次擦除，并保留擦除記錄。4.銷毀記錄銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)填寫檔案銷毀記錄，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。（四）銷毀監(jiān)督1.內(nèi)部監(jiān)督公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門或紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)對檔案銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定流程，防止檔案信息泄露或不當(dāng)處理。2.外部監(jiān)督（如有需要）對于涉及重要檔案或敏感信息的銷毀工作，可邀請外部專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作的合法性和安全性。四、檔案簽訂與銷毀的信息化管理（一）建立檔案管理系統(tǒng)公司/組織應(yīng)建立完善的檔案管理系統(tǒng)，將檔案簽訂與銷毀流程納入系統(tǒng)管理。通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、審批、跟蹤等功能，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。（二）電子檔案簽訂與管理1.電子合同簽訂對于符合條件的合同，可采用電子合同方式簽訂。電子合同應(yīng)具備可靠的電子簽名技術(shù)，確保合同的真實(shí)性、完整性和不可抵賴性。電子合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔，并與紙質(zhì)合同原件建立關(guān)聯(lián)。2.電子文件簽訂與管理重要文件類檔案也可實(shí)現(xiàn)電子化簽訂與管理。電子文件起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行操作，確保文件流轉(zhuǎn)的規(guī)范性和可追溯性。電子文件應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子檔案銷毀管理1.電子檔案鑒定在電子檔案銷毀前，同樣要進(jìn)行鑒定工作。鑒定小組應(yīng)依據(jù)電子檔案的性質(zhì)、用途、保存期限等因素，判斷其是否可銷毀。對于涉及重要信息的電子檔案，應(yīng)采用專門的技術(shù)手段進(jìn)行鑒定，確保數(shù)據(jù)已被徹底清除。2.電子檔案銷毀技術(shù)采用專業(yè)的電子數(shù)據(jù)擦除軟件對電子檔案進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。擦除過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案狀態(tài)。對于存儲(chǔ)電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)，如硬盤、光盤等，在擦除數(shù)據(jù)后應(yīng)進(jìn)行物理銷毀，防止信息泄