檔案歸檔制度版面一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則。歸檔的檔案必須是公司/組織在各項工作活動中形成的原始材料，如實反映工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則。歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各種形式的材料，確保能夠全面反映公司/組織的工作歷程和業(yè)務(wù)活動。4.準確性原則。檔案內(nèi)容應(yīng)準確無誤，文字表述清晰，數(shù)據(jù)準確可靠，符合實際情況。5.系統(tǒng)性原則。按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對檔案進行科學分類、編號、排列，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于管理和利用。6.保密性原則。嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等重要檔案，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責公司/組織檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理規(guī)章制度，并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管公司/組織各部門形成的各類檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.對檔案進行科學分類、編號、排列，編制檔案檢索工具，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便檔案的查閱和利用。4.按照規(guī)定的期限，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動，提高公司/組織全體員工的檔案意識和檔案管理水平。8.積極提供檔案利用服務(wù)，為公司/組織的各項工作提供支持和保障，同時做好檔案利用登記和反饋工作。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整、準確、系統(tǒng)。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.宣傳檔案工作的重要性，提高本部門員工的檔案意識，督促本部門員工及時將工作中形成的文件材料整理歸檔。三、檔案歸檔范圍及分類（一）歸檔范圍1.行政管理類檔案：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、總結(jié)報告等；人事任免、考核、獎懲、培訓(xùn)等文件；行政管理工作中形成的各類公文、函件、通知、簡報等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：包括市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財務(wù)管理、人力資源管理、物資采購管理、技術(shù)研發(fā)管理等各項業(yè)務(wù)工作中形成的文件、合同、協(xié)議、報表、記錄等。3.項目管理類檔案：包括公司/組織承擔的各類項目的立項、可行性研究報告、設(shè)計方案、招投標文件、項目合同、項目進度報告、項目驗收報告等。4.財務(wù)審計類檔案：包括會計憑證、賬簿報表、財務(wù)審計報告、稅務(wù)申報資料等。5.聲像電子類檔案：包括公司/組織活動的照片、錄像、錄音、光盤、磁盤等電子文件。6.實物類檔案：包括公司/組織獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌、印章等實物。（二）檔案分類1.按照檔案的形成來源，分為公司/組織本級檔案和下屬部門檔案。2.按照檔案的內(nèi)容性質(zhì)，分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、項目管理類、財務(wù)審計類、聲像電子類、實物類等六大類。3.在每大類下，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點，進一步細分小類，如行政管理類可分為綜合管理、人事管理、行政管理等小類；業(yè)務(wù)管理類可按照不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域進行細分。四、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)明確專人負責文件材料的收集工作，確保本部門在工作活動中形成的各類文件材料及時、完整地收集起來。2.收集的文件材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等各種形式，確保檔案信息的全面性。3.對于重要會議、重大活動、重要項目等形成的文件材料，應(yīng)指定專人進行跟蹤收集，確保文件材料的準確性和完整性。（二）文件材料的整理1.收集到的文件材料應(yīng)按照檔案分類方案進行分類整理，確保同一類別的文件材料集中在一起。2.對紙質(zhì)文件材料進行整理時，應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等，按照文件的形成時間順序進行排列，在右上角加蓋頁碼章，并編寫頁碼。3.對電子文件材料進行整理時，應(yīng)按照文件的類別、名稱、日期等進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并對文件進行命名，確保文件名能夠反映文件的主要內(nèi)容和形成時間。4.對聲像資料進行整理時，應(yīng)注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并進行分類存儲。（三）文件材料的裝訂1.紙質(zhì)文件材料應(yīng)進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.對于幅面過大的文件，應(yīng)進行折疊，使其幅面大小與A4紙一致，并在裝訂邊留出適當?shù)目瞻住?.對于文件頁數(shù)較多的，可采用三孔一線或膠裝等方式進行裝訂。（四）文件材料的編目1.編目應(yīng)按照檔案管理的要求，準確、完整地填寫檔案的題名、責任者、日期、文號、頁數(shù)、保管期限等項目。2.檔案題名應(yīng)簡潔明了，能夠準確反映文件的主要內(nèi)容；責任者應(yīng)填寫文件的形成部門或個人；日期應(yīng)填寫文件的形成時間；文號應(yīng)填寫文件的發(fā)文字號；頁數(shù)應(yīng)填寫文件的實際頁數(shù)；保管期限應(yīng)按照檔案保管期限表的規(guī)定進行確定。3.編目完成后，應(yīng)編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括序號、檔號、題名、責任者、日期、文號、頁數(shù)、保管期限等項目，并按照檔案分類順序進行排列。（五）檔案的移交1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等項目，并由移交人和接收人簽字確認。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進行認真核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量等符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通解決。3.檔案移交清單一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份由移交部門留存，作為檔案移交的憑證。五、檔案保管期限及鑒定銷毀（一）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等重要文件；公司章程、規(guī)章制度、會議紀要等具有長遠查考利用價值的文件；涉及公司/組織重大權(quán)益、重大歷史事件等的文件。3.長期保管的檔案主要包括公司/組織各部門的工作計劃、總結(jié)報告、業(yè)務(wù)合同、項目文件等在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括一般性的文件材料，如日常工作中的通知、簡報、報表等，保管期限一般為1年至10年。（二）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)部門負責人、檔案管理人員等組成，對檔案進行全面審查和分析。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、歷史意義等因素，綜合考慮檔案的保管期限和利用需求，確定檔案的存毀。（三）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等項目，并由鑒定小組負責人簽字確認。2.檔案銷毀清單一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份作為檔案銷毀的依據(jù)。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、徹底。4.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清單上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人簽字確認。六、檔案查閱利用（一）查閱利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱利用本公司/組織的檔案。2.外單位因工作需要查閱利用本公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱利用檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱利用檔案，應(yīng)提前向本公司/組織提出書面申請，說明查閱利用檔案的目的、范圍、內(nèi)容等信息，并提交單位介紹信、查閱人有效身份證件等材料。經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)對查閱利用申請進行審核，符合要求的，予以辦理查閱手續(xù)，并提供必要的檔案查閱場所和設(shè)備。（三）查閱利用要求1.查閱利用檔案時，應(yīng)嚴格遵守檔案管理部門的規(guī)定，在指定的場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。2.查閱利用檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、拍照、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得斷章取義。3.查閱利用檔案的人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等重要檔案，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。（四）查閱利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱利用登記制度，對每一次查閱利用檔案的情況進行詳細登記。登記內(nèi)容應(yīng)包括查閱利用日期、查閱利用人姓名、所在部門、查閱利用檔案的名稱、內(nèi)容、用途、查閱利用期限等信息。2.查閱利用登記應(yīng)及時、準確、完整，查閱利用結(jié)束后，查閱利用人應(yīng)在檔案查閱利用登記表上簽字確認。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱利用登記情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案的利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.推進檔案信息資源共享，實現(xiàn)公司/組織內(nèi)部各部門之間檔案信息的互聯(lián)互通，為公司/組織的各項工作提供有力支持。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲、利用等過程中的安全可靠，防止檔案信息泄露。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、鑒定銷毀等全過程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺建設(shè)：建立檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)公司/組織內(nèi)部各部門之間檔案信息的在線查詢、借閱申請、審批等功能，促進檔案信息資源的共享利用。4.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全防護、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、用戶認證與授權(quán)、安全審計等措施，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。定期對系統(tǒng)進行升級、優(yōu)化，及時處理系統(tǒng)故障和問題。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系