測繪檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)測繪檔案室的管理，確保測繪檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及測繪檔案管理的部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：測繪檔案由專門的檔案室集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則：采取有效措施，確保測繪檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善測繪檔案室的各項(xiàng)管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的測繪檔案，包括接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。3.定期對測繪檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，保障檔案的安全。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。6.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門測繪檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的測繪檔案移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的查閱、借閱登記工作，及時(shí)掌握檔案的利用情況。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.測繪項(xiàng)目的原始資料，包括測量記錄、計(jì)算資料、繪圖底圖、數(shù)據(jù)光盤等。2.測繪成果資料，如地形圖、地籍圖、房產(chǎn)圖、工程測量成果等。3.測繪項(xiàng)目的技術(shù)設(shè)計(jì)書、技術(shù)總結(jié)、檢查報(bào)告等。4.與測繪項(xiàng)目有關(guān)的其他文件資料，如合同、協(xié)議、委托書等。（二）收集要求1.檔案形成部門應(yīng)及時(shí)收集本部門的測繪檔案，確保檔案的完整性。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好。3.對重要的測繪檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，防止檔案丟失。（三）歸檔程序1.檔案形成部門對收集的測繪檔案進(jìn)行整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編號。2.編制檔案目錄，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。3.將整理好的檔案移交檔案室，檔案室進(jìn)行核對、驗(yàn)收，辦理交接手續(xù)。四、檔案整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）分類方法1.按照測繪專業(yè)分類，如大地測量、攝影測量與遙感、工程測量、地籍測繪、房產(chǎn)測繪等。2.按照項(xiàng)目分類，將每個(gè)測繪項(xiàng)目的檔案單獨(dú)整理。3.按照文件類型分類，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（三）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。2.編號應(yīng)包含測繪專業(yè)代碼、項(xiàng)目編號、文件類型代碼、順序號等信息。3.示例：大地測量項(xiàng)目編號為DDCY202301，其中“DD”為大地測量專業(yè)代碼，“CY”為項(xiàng)目名稱縮寫，“2023”為年份，“01”為項(xiàng)目順序號。若該項(xiàng)目中有紙質(zhì)文件，編號為DDCY202301Z001；電子文件編號為DDCY202301E001；聲像文件編號為DDCY202301S001。五、檔案保管（一）庫房建設(shè)1.檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的地點(diǎn)作為庫房。2.庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施。3.庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分開存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰。電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，并異地存放。聲像檔案應(yīng)存放在專門的音像柜中，或進(jìn)行數(shù)字化存儲。（三）庫房管理1.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.庫房管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，非庫房管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面的觀點(diǎn)，從檔案的歷史、現(xiàn)實(shí)和未來價(jià)值等方面進(jìn)行綜合分析。3.確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案形成部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定鑒定方案，組織實(shí)施鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行分析，判斷其價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，統(tǒng)計(jì)檔案的查閱次數(shù)、利用效果等。3.征求檔案形成部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案查閱與利用（一）查閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱測繪檔案。2.外單位因工作需要查閱測繪檔案，須經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《測繪檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱目的等信息。申請表應(yīng)由所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.將申請表提交檔案室，檔案室根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核通過后，檔案室為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱測繪檔案的，須填寫《測繪檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字審批。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案室進(jìn)行核對、驗(yàn)收。（四）利用登記1.檔案室應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱、數(shù)量等信息。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立測繪檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)測繪檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.對掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，確保電子文件的質(zhì)量。3.將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案的基本信息、分類編號、內(nèi)容摘要等。2.檢索功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、分類編號、時(shí)間等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找檔案。3.借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記等功能，提高借閱管理的效率。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對檔案的利用情況、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供支持。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全，