綜合檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司綜合檔案室的管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為公司各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司綜合檔案室負(fù)責(zé)對(duì)公司各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司各部門及員工提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。3.建立健全公司檔案管理體系，完善檔案管理設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)組織公司內(nèi)部的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。6.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、生產(chǎn)經(jīng)營、科研創(chuàng)新等提供檔案信息支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門應(yīng)歸檔的文件材料移交綜合檔案室歸檔。3.配合綜合檔案室做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，提供必要的檔案利用服務(wù)。4.加強(qiáng)對(duì)本部門員工的檔案意識(shí)教育，督促員工及時(shí)將工作中形成的文件材料歸檔。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案職業(yè)道德，具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目上架、保管保護(hù)等。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的安全和保密，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.積極開展檔案信息化工作建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索等工作。5.熟悉檔案內(nèi)容，為檔案利用者提供準(zhǔn)確、快捷的檔案查閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括紙質(zhì)、電子、聲像等載體），如：行政管理類：公司發(fā)文、收文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。生產(chǎn)經(jīng)營類：產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)工藝文件、設(shè)備檔案、物資采購與銷售合同、市場調(diào)研報(bào)告等?；窘ㄔO(shè)類：工程項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等?？蒲许?xiàng)目類：科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定材料等。聲像類：公司重大活動(dòng)照片、錄像、錄音等。2.國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署手續(xù)完備。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.根據(jù)文件材料的類別、時(shí)間、來源等進(jìn)行分類整理。（四）整理方法1.紙質(zhì)文件材料的整理分類：按照檔案分類方案，將文件材料分為不同的類別，如行政管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類等。組卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序。編目：填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表等，編制案卷封面及脊背，注明案卷標(biāo)題、年度、保管期限等信息。2.電子文件的整理分類：按照紙質(zhì)文件材料的分類方法對(duì)電子文件進(jìn)行分類。命名：電子文件的命名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，便于識(shí)別和檢索。存儲(chǔ)：電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。編目：建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，記錄電子文件的相關(guān)信息，便于檢索利用。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的應(yīng)歸檔文件材料移交綜合檔案室歸檔。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的文件材料進(jìn)行初步審核，確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交綜合檔案室。3.綜合檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)不符合歸檔要求的檔案，退回移交部門重新整理。4.驗(yàn)收合格后，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，檔案正式歸檔。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具進(jìn)行存放，確保檔案的安全保管。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，編號(hào)清晰，便于查找和管理。（三）檔案存放1.按照檔案分類方案，將檔案分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放。2.同一類別的檔案應(yīng)按照保管期限、年度等順序排列，便于查找和利用。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行確定。（五）檔案清查盤點(diǎn)1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.清查盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)填寫檔案清查盤點(diǎn)表，對(duì)清查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。六、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用的合法性、安全性。2.堅(jiān)持方便利用、服務(wù)大局的原則，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可到綜合檔案室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進(jìn)行。2.借閱：檔案利用者因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，須填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋綜合檔案室印章，注明用途。（四）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱及數(shù)量等信息。2.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，便于統(tǒng)計(jì)和查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全、完整，有無缺頁、漏項(xiàng)等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：核實(shí)檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，有無錯(cuò)誤、虛假信息。3.檔案的價(jià)值：評(píng)估檔案對(duì)公司當(dāng)前及未來工作是否具有查考利用價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案銷毀清單應(yīng)作為檔案資料永久保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司各部門及員工提供便捷的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案副本。掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求。建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)、編目管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)選用適合公司檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、歸檔、保管、利用等功能。系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、檢索查詢、統(tǒng)計(jì)分析、數(shù)據(jù)備份等功能，確保檔案信息的安全和有效利用。3.檔案信息安全保障建立健全檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等手段，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟