學(xué)校檔案登記制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌，特制定本檔案登記制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級(jí)、各班級(jí)以及全體教職員工和學(xué)生在工作、學(xué)習(xí)和生活中形成的各類檔案資料的登記管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案登記應(yīng)如實(shí)反映檔案的形成過(guò)程、內(nèi)容和現(xiàn)狀，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面涵蓋學(xué)校各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案資料的完整性，不遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案登記的范圍與分類（一）行政管理檔案1.學(xué)校發(fā)展規(guī)劃：包括學(xué)校年度工作計(jì)劃、中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略規(guī)劃等。2.學(xué)校會(huì)議記錄：黨委會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)、行政例會(huì)等各類會(huì)議的紀(jì)要、決議等。3.學(xué)校規(guī)章制度：學(xué)校制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則等。4.學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員編制：學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制方案、崗位說(shuō)明書等。5.學(xué)校文件收發(fā)與傳閱：上級(jí)文件、學(xué)校發(fā)文、外來(lái)文件的收發(fā)登記、傳閱記錄等。6.學(xué)校印章管理：學(xué)校公章、部門印章的使用登記、保管記錄等。7.學(xué)校檔案管理：檔案管理制度、檔案工作年度總結(jié)、檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）教學(xué)管理檔案1.教學(xué)計(jì)劃與大綱：各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、課程教學(xué)大綱、實(shí)踐教學(xué)大綱等。2.教學(xué)運(yùn)行管理：課程表、教學(xué)任務(wù)書、教師教學(xué)工作量統(tǒng)計(jì)、學(xué)生成績(jī)管理等。3.教學(xué)改革與研究：教學(xué)改革項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、教學(xué)成果獎(jiǎng)申報(bào)材料等。4.教學(xué)評(píng)估與質(zhì)量監(jiān)控：學(xué)校教學(xué)評(píng)估方案、評(píng)估指標(biāo)體系、評(píng)估報(bào)告、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控記錄等。5.教材建設(shè)與管理：教材選用計(jì)劃、教材編寫立項(xiàng)、教材評(píng)估與選用情況等。6.實(shí)踐教學(xué)管理：實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)大綱、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）選題、開題報(bào)告、答辯記錄等。7.學(xué)生學(xué)籍管理：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍變動(dòng)記錄、畢業(yè)資格審核、學(xué)位授予審核等。（三）科研管理檔案1.科研項(xiàng)目管理：科研項(xiàng)目申報(bào)書、立項(xiàng)通知書、項(xiàng)目合同書、項(xiàng)目中期檢查報(bào)告、結(jié)題驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.科研成果管理：科研論文發(fā)表、著作出版、專利申請(qǐng)、科研獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)等相關(guān)材料。3.學(xué)術(shù)交流與合作：學(xué)術(shù)會(huì)議邀請(qǐng)函、參會(huì)人員名單、學(xué)術(shù)講座記錄、合作研究協(xié)議等。4.科研機(jī)構(gòu)與團(tuán)隊(duì)建設(shè)：科研機(jī)構(gòu)成立文件、團(tuán)隊(duì)成員名單、團(tuán)隊(duì)建設(shè)規(guī)劃等。（四）學(xué)生管理檔案1.學(xué)生基本信息：學(xué)生入學(xué)登記表、個(gè)人簡(jiǎn)歷、家庭情況調(diào)查表等。2.學(xué)生思想政治教育：學(xué)生思想政治教育工作計(jì)劃、工作總結(jié)、主題教育活動(dòng)記錄、學(xué)生獎(jiǎng)懲情況等。3.學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)：學(xué)生社團(tuán)成立登記、社團(tuán)活動(dòng)計(jì)劃、活動(dòng)記錄、社團(tuán)獲獎(jiǎng)情況等。4.學(xué)生社會(huì)實(shí)踐：社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)方案、實(shí)踐基地建設(shè)、學(xué)生實(shí)踐報(bào)告、實(shí)踐成果等。5.學(xué)生心理健康教育：心理健康教育工作計(jì)劃、心理咨詢記錄、心理健康普查報(bào)告等。（五）人事管理檔案1.教職工基本信息：教職工履歷表、學(xué)歷學(xué)位證書、教師資格證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書等。2.教職工招聘與錄用：招聘計(jì)劃、招聘公告、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄、錄用通知等。3.教職工考核與獎(jiǎng)懲：年度考核登記表、考核結(jié)果公示、獎(jiǎng)懲決定等。4.教職工培訓(xùn)與進(jìn)修：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、進(jìn)修申請(qǐng)表、進(jìn)修結(jié)業(yè)證書等。5.教職工工資福利與社會(huì)保障：工資發(fā)放表、獎(jiǎng)金分配方案、社會(huì)保險(xiǎn)繳納記錄等。6.教職工職稱評(píng)定與崗位聘任：職稱評(píng)定申報(bào)材料、評(píng)審結(jié)果、崗位聘任合同等。（六）財(cái)務(wù)管理檔案1.財(cái)務(wù)預(yù)算與決算：學(xué)校年度財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告、決算報(bào)告、預(yù)算執(zhí)行情況分析等。2.財(cái)務(wù)收支管理：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、收費(fèi)票據(jù)存根等。3.資產(chǎn)管理：固定資產(chǎn)登記臺(tái)賬、無(wú)形資產(chǎn)登記臺(tái)賬、資產(chǎn)清查報(bào)告等。4.財(cái)務(wù)審計(jì)與監(jiān)督：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、上級(jí)審計(jì)部門審計(jì)意見(jiàn)、財(cái)務(wù)監(jiān)督檢查記錄等。（七）后勤管理檔案1.校園建設(shè)與規(guī)劃：校園總體規(guī)劃、校園建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.校園安全管理：安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告與處理記錄等。3.校園環(huán)境衛(wèi)生管理：環(huán)境衛(wèi)生工作計(jì)劃、衛(wèi)生檢查記錄、衛(wèi)生消毒記錄等。4.校園綠化管理：綠化規(guī)劃、綠化養(yǎng)護(hù)記錄、綠化改造項(xiàng)目資料等。5.校園水電暖管理：水電暖設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬、維修記錄、能耗統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。6.校園餐飲管理：餐飲服務(wù)許可證、食品采購(gòu)臺(tái)賬、食品加工過(guò)程記錄、食品安全檢查記錄等。三、檔案登記的流程與方法（一）檔案形成部門或個(gè)人的登記1.檔案形成部門或個(gè)人在檔案形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，填寫《學(xué)校檔案登記表》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、類別、形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容摘要、保管期限等信息。2.登記表應(yīng)一式兩份，一份由檔案形成部門或個(gè)人留存，一份隨檔案一并移交學(xué)校檔案管理部門。（二）檔案管理部門接收登記1.學(xué)校檔案管理部門收到檔案后，對(duì)檔案登記表進(jìn)行審核，核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核無(wú)誤后，在檔案登記表上簽字確認(rèn)，并將檔案按照分類編號(hào)順序進(jìn)行整理、裝訂和上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行錄入登記。（三）檔案編號(hào)與標(biāo)識(shí)1.學(xué)校檔案管理部門根據(jù)檔案分類方案，為每一份檔案編制唯一的檔案編號(hào)。編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于識(shí)別和查找。2.在檔案的封面、盒脊等顯著位置標(biāo)注檔案編號(hào)，同時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中建立檔案編號(hào)與檔案信息的關(guān)聯(lián)。（四）檔案數(shù)字化處理1.對(duì)于重要的、利用率高的檔案，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.數(shù)字化處理過(guò)程中，應(yīng)確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，確保檔案的安全保管。（二）保管期限1.學(xué)校檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映學(xué)校歷史發(fā)展、重大事件、重要決策等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[X]年；短期保管的檔案保管期限為[X]年。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實(shí)際情況，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同研究決定，并在檔案登記表中明確標(biāo)注。（三）檔案整理與上架1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案上架存放，排列整齊，便于查找和利用。同時(shí)，建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的類別、編號(hào)、存放架位等信息。（四）檔案安全檢查1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括檔案保管狀況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況安全防范措施落實(shí)情況等。2.每月至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次重點(diǎn)檢查，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，并做好檢查記錄。（五）檔案保護(hù)措施1.嚴(yán)格遵守檔案查閱利用制度，限制非授權(quán)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，防止檔案丟失、損壞和泄密。查閱利用檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、污損檔案。2.對(duì)電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、定期備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。同時(shí)，建立電子檔案訪問(wèn)權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。對(duì)已到保管期限的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，銷毀過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，并有專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、不泄露。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。查閱時(shí)應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案的，須持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容，并按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定辦理查閱審批手續(xù)。查閱重要檔案或涉及學(xué)校機(jī)密的檔案，須經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱手續(xù)1.檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員查閱。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字登記，注明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人等信息。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件、復(fù)印件、電子文檔等多種利用方式。提供復(fù)印件時(shí)，應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明“與原件核對(duì)無(wú)誤”字樣。2.對(duì)于涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和利用，限制查閱范圍和使用方式，防止信息泄露。（四）查閱利用記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱利用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一次查閱利用的時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、利用方式等信息，以便對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。2.查閱利用記錄應(yīng)保存[X]年，以備查詢和審計(jì)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校檔案保管期限表，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)，應(yīng)從檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、保存狀況等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。2.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，編制檔案鑒定清冊(cè)，注明檔案的名稱、類別、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門人員對(duì)檔案鑒定清冊(cè)進(jìn)行審核，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷毀的檔案，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。（