檔案相關(guān)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。3.完整系統(tǒng)原則。檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司/組織工作活動(dòng)的全過(guò)程，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的集中統(tǒng)一管理工作。其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司/組織各部門(mén)形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的完整和安全。3.開(kāi)展檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研等工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案工作，對(duì)兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.嚴(yán)格按照檔案管理部門(mén)的要求，做好本部門(mén)檔案的日常管理工作，保證檔案的安全。3.積極配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展各項(xiàng)檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.包括但不限于行政管理、業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、項(xiàng)目管理等方面的檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集本部門(mén)的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。3.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。（四）整理方法1.按照檔案的門(mén)類(lèi)、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表等。3.將整理好的檔案材料裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜等，并保持整潔、通風(fēng)良好。（二）檔案存放1.按照檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.每年對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管狀況，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同派人監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。3.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案時(shí)，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.需要復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、編研，形成各種專(zhuān)題資料，為公司/組織領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，促進(jìn)檔案信息資源的共享和開(kāi)發(fā)利用。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件按照檔案管理要求進(jìn)行整理、存儲(chǔ)和掛接。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整和安全。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。（二）具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研等日常管理工作。2.維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.為公司/組織內(nèi)部人員和外部單位提供檔案查閱、利用服務(wù)。4.對(duì)各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培