檔案歸檔移交制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用，特制定本檔案歸檔移交制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的歸檔與移交管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，保持檔案的原始性和完整性。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案歸檔（一）歸檔范圍1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋市場(chǎng)營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、采購供應(yīng)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、合同、報(bào)表、技術(shù)資料等。3.項(xiàng)目管理類：針對(duì)公司/組織的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文檔、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.其他類：如公司/組織的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、宣傳資料、聲像檔案等。（二）歸檔要求1.材料齊全完整：歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整，能夠準(zhǔn)確反映相關(guān)工作活動(dòng)的全貌。2.格式規(guī)范統(tǒng)一：文件材料應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，如字體、字號(hào)、排版等，確保美觀、整潔。3.內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確：文件材料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)可靠，不得弄虛作假。4.簽字蓋章齊全：重要文件材料應(yīng)具備相關(guān)人員的簽字和蓋章，以明確責(zé)任。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.對(duì)于重大項(xiàng)目或特殊事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事項(xiàng)辦理完畢后及時(shí)歸檔。（四）歸檔流程1.部門整理：各部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行收集、整理，按照歸檔要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。2.部門初審：各部門負(fù)責(zé)人對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初審，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.移交檔案部門：初審合格后，各部門將檔案移交至公司/組織檔案管理部門。4.檔案部門審核：檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。5.裝訂入庫：審核通過的檔案進(jìn)行裝訂，并按照檔案庫房管理要求入庫保存。三、檔案移交（一）移交范圍1.檔案管理部門保管期限已滿，且已完成鑒定工作，需要向有關(guān)部門或單位移交的檔案。2.因工作需要，需將檔案移交至其他部門或單位的情況。（二）移交要求1.編制移交清單：移交檔案時(shí)，應(yīng)編制詳細(xì)的移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.雙方簽字確認(rèn)：移交清單應(yīng)由移交方和接收方簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。3.辦理交接手續(xù)：移交檔案時(shí)，應(yīng)辦理正式的交接手續(xù)，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。（三）移交時(shí)間1.定期移交：根據(jù)檔案管理規(guī)定，定期將保管期限已滿的檔案進(jìn)行移交。2.臨時(shí)移交：因特殊情況需要臨時(shí)移交檔案的，應(yīng)及時(shí)辦理移交手續(xù)。（四）移交流程1.提出申請(qǐng)：檔案管理部門根據(jù)檔案移交計(jì)劃或工作需要，提出檔案移交申請(qǐng)，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.確定接收方：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，確定檔案的接收方，并通知接收方做好接收準(zhǔn)備工作。3.編制移交清單：檔案管理部門按照移交要求編制移交清單。4.進(jìn)行移交：雙方按照移交清單進(jìn)行檔案的清點(diǎn)、核對(duì)，并辦理簽字確認(rèn)手續(xù)。5.歸檔保存：接收方將接收的檔案按照本單位的檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。四、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.對(duì)于反映公司/組織重要?dú)v史事件、重大決策、核心業(yè)務(wù)等具有長期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（三）鑒定程序1.初步鑒定：檔案管理部門對(duì)庫存檔案進(jìn)行初步梳理，提出需要鑒定的檔案清單。2.小組審查：鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限。3.結(jié)果公示：鑒定結(jié)果應(yīng)進(jìn)行公示，征求各部門意見，確保鑒定結(jié)果的公正性和準(zhǔn)確性。4.結(jié)果確認(rèn)：經(jīng)公示無異議后，鑒定結(jié)果由公司/組織領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。（四）銷毀處理1.對(duì)于確定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案盒、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，便于查找和利用。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份保存措施，防止檔案丟失或損壞。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱公司/組織檔案。（二）利用要求1.填寫申請(qǐng)表：利用檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、利用范圍、利用時(shí)間等信息。2.審批手續(xù)：檔案利用申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。3.遵守規(guī)定：利用檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（三）利用流程1.提出申請(qǐng)：利用者填寫檔案利用申請(qǐng)表，提交至檔案管理部門。2.審批申請(qǐng)：檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.提供檔案：審批通過后，檔案管理部門按照申請(qǐng)表的要求提供檔案，并做好登記記錄。4.歸還檔案：利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案管理監(jiān)督小組由公司/組織內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢等部門人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作的合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案歸檔情況：檢查檔案是否按照規(guī)定及時(shí)歸檔，歸檔材料是否齊全、完整、準(zhǔn)確。2.檔案移交情況：檢查檔案移交手續(xù)是否齊全，移交清單是否準(zhǔn)確無誤。3.檔案保管情況：檢查檔案庫房的環(huán)境條件是否符合要求，檔案保管設(shè)備是否正常運(yùn)行。4.檔案利用情況：檢查檔案利用申請(qǐng)表的審批手續(xù)是否齊全，利用檔案是否遵守相關(guān)規(guī)定。（三）問題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告檔案