政府檔案室制度一、總則（一）目的為加強政府檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府各部門及所屬機構(gòu)檔案室的管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：政府檔案室負(fù)責(zé)集中管理政府各部門形成的各類檔案，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實完整原則：檔案資料應(yīng)如實反映政府工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露和損毀，對涉及國家機密和敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本單位檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管政府各部門形成的各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等。3.對檔案進行分類、編目、上架，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。7.為政府各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)工作需要編制檔案資料匯編。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和政府工作人員的檔案意識。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，定期將整理好的檔案移交檔案室集中管理。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案利用需求。4.負(fù)責(zé)對本部門工作人員進行檔案管理知識培訓(xùn)，提高檔案意識。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的安全保密工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度。4.積極開展檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的操作。5.定期對檔案進行清查核對，確保檔案賬實相符。6.參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門在履行職能過程中形成的各類文件、報告、會議記錄、工作計劃、總結(jié)等。3.本部門開展業(yè)務(wù)活動形成的合同、協(xié)議、報表、統(tǒng)計資料等。4.本部門工作人員的人事檔案、工資檔案等。5.本部門的財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿等財務(wù)檔案。6.本部門的科技項目檔案、基建檔案等。7.其他具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集上來。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、偽造。3.對重要文件和資料應(yīng)進行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類，編制案卷目錄。2.科技檔案整理：按照項目、階段等進行分類，建立項目檔案卷冊。3.人事檔案整理：按照干部人事檔案管理規(guī)定進行分類整理。4.財務(wù)檔案整理：按照會計年度、類別等進行整理，裝訂成冊。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮的房間作為保管場所。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。（三）檔案數(shù)字化1.積極推進檔案數(shù)字化建設(shè)，將重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案的真實性、完整性和安全性。3.加強電子檔案的存儲和備份管理，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本單位檔案的實際情況進行鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案形成部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，確定檔案的保存價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、保存價值不大的檔案進行重點鑒定。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見。2.將銷毀意見報本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案室會同有關(guān)部門共同組織銷毀，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本單位相關(guān)的檔案。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等。2.將申請表提交檔案室負(fù)責(zé)人審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案室工作人員按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（三）借閱范圍1.本單位工作人員因工作需要借閱檔案。2.外單位因特殊原因需要借閱與本單位相關(guān)的檔案。（四）借閱程序1.借閱申請：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途及借閱期限等。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報檔案室負(fù)責(zé)人審批。3.借閱登記：檔案室工作人員對批準(zhǔn)借閱的檔案進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱手續(xù)：借閱人憑有效證件到檔案室辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。5.歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案室工作人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（五）查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱和借閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制檔案。如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.外單位查閱和借閱檔案，應(yīng)遵守本單位的檔案管理規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和本單位領(lǐng)導(dǎo)報告檔案管理工作情況。（二）檔案移交