工程部檔案制度一、總則（一）目的為加強工程部檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工程建設、維護、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工程部在工程規(guī)劃、設計、施工、驗收、運行維護等全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是工程部在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工程部檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映工程建設和管理的實際情況。3.完整性原則：全面收集工程各階段形成的各類檔案資料，保證檔案的齊全。4.保密性原則：對涉及工程機密、商業(yè)秘密等檔案資料嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善工程部檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理工程部各類檔案，進行分類、編號、整理、裝訂、存儲等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準后實施銷毀。5.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。6.組織開展檔案管理培訓，提高員工的檔案意識和檔案管理技能。（二）各部門職責1.負責本部門在工程建設和管理過程中形成檔案資料的收集、整理、立卷，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對本部門檔案資料的真實性、完整性負責，確保檔案資料符合歸檔要求。（三）檔案管理人員職責1.熟悉檔案管理業(yè)務，嚴格執(zhí)行檔案管理制度。2.認真做好檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，保證檔案質(zhì)量。3.負責檔案的日常保管，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.積極為檔案的查詢利用提供服務，及時準確地查找和提供所需檔案資料。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、設計任務書等。2.工程設計文件：初步設計、施工圖設計、設計變更等相關圖紙、文件。3.工程施工文件：施工組織設計、施工技術交底、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設備質(zhì)量證明文件、施工日志等。4.工程監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.工程竣工驗收文件：竣工驗收報告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。6.工程運行維護文件：設備運行記錄、維護保養(yǎng)記錄、故障處理記錄、技術改造文件等。7.與工程相關的其他文件：會議紀要、來往信函、合同協(xié)議、招投標文件等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.收集的檔案資料應字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。3.對重要的檔案資料應進行備份，防止丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序、裝訂整齊。（四）整理方法1.按照檔案的形成階段、類別等進行分類，如工程前期文件、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等。2.在每一類中，再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如施工文件可分為土建工程、安裝工程等。3.對每份檔案資料進行編號，編號應具有唯一性，便于識別和查找。4.按照編號順序?qū)n案資料進行排列，同一類別的檔案應集中存放。5.對破損、褪色的檔案資料進行修復或復制，確保檔案的完整性。6.將整理好的檔案資料進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于翻閱。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.工程前期類：包括項目立項、可行性研究、環(huán)境評價等相關文件。2.工程設計類：初步設計、施工圖設計、設計變更等。3.工程施工類：土建工程、安裝工程、裝飾裝修工程等施工文件。4.工程監(jiān)理類：監(jiān)理規(guī)劃、實施細則、月報、通知單等。5.工程竣工驗收類：竣工驗收報告、竣工圖、質(zhì)量保修書等。6.工程運行維護類：設備運行記錄、維護保養(yǎng)記錄、故障處理記錄等。7.其他類：會議紀要、來往信函、合同協(xié)議、招投標文件等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的形式。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)分類方案，用兩位字母表示，如“QD”表示工程前期類，“SJ”表示工程設計類等。4.流水號：用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號。例如：2023年工程前期類的第一份檔案編號為“2023QD0001”。五、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結合的存儲方式。2.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應堅固耐用，具備防火、防潮、防蟲等功能。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放。（二）保管要求1.檔案管理部門應保持檔案室環(huán)境整潔、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應及時報告并采取措施處理。3.對電子檔案應進行加密存儲，設置訪問權限，防止電子檔案被非法篡改或刪除。4.在檔案存儲區(qū)域應設置明顯的標識，便于查找和管理。六、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外部單位因合作、審計、查詢等合法事由需要查閱檔案。（二）利用程序1.公司內(nèi)部員工查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱檔案，需提前提交查閱申請函，說明查閱事由、查閱范圍等，經(jīng)公司相關領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）借閱程序1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱檔案名稱和編號等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應承擔相應責任。4.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如無問題，在《檔案借閱申請表》上注明歸還日期并歸檔。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定和公司實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考國家和行業(yè)有關檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿或已失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，形成《檔案銷毀清單》。2.《檔案