地方檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織地方檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，為公司/組織的各項工作提供有力支持，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及地方檔案管理的所有部門和人員。地方檔案包括但不限于與地方政策法規(guī)、地方歷史文化、地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展等相關(guān)的各類文件、資料、記錄、圖表、聲像等載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的地方檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則：檔案管理應(yīng)確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性，如實反映公司/組織在地方事務(wù)中的各項活動和歷史沿革，不得篡改、偽造檔案信息。3.方便利用原則：檔案管理工作應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系和利用制度，為公司/組織各部門和人員提供便捷、高效的檔案服務(wù)。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)地方檔案的日常管理工作。檔案管理部門應(yīng)保持相對穩(wěn)定，人員變動時應(yīng)及時做好交接工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實際情況，制定和完善地方檔案管理的各項規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范，并負(fù)責(zé)組織實施和監(jiān)督檢查。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、征集公司/組織在地方事務(wù)中形成的各類檔案資料，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管與保護(hù)：負(fù)責(zé)檔案的庫房建設(shè)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存放。定期對檔案進(jìn)行檢查、清點和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題，防止檔案的損壞和丟失。4.檔案鑒定與銷毀：按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織檔案管理制度，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。5.檔案統(tǒng)計與分析：建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時掌握檔案管理工作的動態(tài)，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.檔案利用與服務(wù)：建立健全檔案利用制度，為公司/組織各部門和人員提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)。根據(jù)利用需求，編制各類檔案檢索工具和參考資料，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的各項工作提供信息支持。7.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理、存儲和管理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。8.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)：對公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)助各部門做好檔案的收集、整理、保管等工作，提高公司/組織整體檔案管理水平。定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案收集（一）收集范圍1.與地方政策法規(guī)相關(guān)的文件、通知、公告、解讀材料等。2.反映地方歷史文化、民俗風(fēng)情、地理風(fēng)貌等方面的資料、圖片、影像等。3.公司/組織參與地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展項目的規(guī)劃、方案、合同、協(xié)議、報告、總結(jié)等文件資料。4.地方政府及相關(guān)部門對公司/組織的表彰、獎勵、處罰等文件。5.公司/組織與地方單位、企業(yè)、社會團(tuán)體等的往來信函、會議紀(jì)要、合作協(xié)議等文件。6.其他與地方事務(wù)相關(guān)的具有保存價值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門在地方事務(wù)中形成的各類檔案資料，并定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)保持原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。對于破損、褪色的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制后再行歸檔。3.收集的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，確保檔案信息的全面性。（三）收集渠道1.內(nèi)部產(chǎn)生：各部門在日常工作中形成的與地方事務(wù)相關(guān)的檔案，由部門收集整理后移交檔案管理部門。2.外部獲?。和ㄟ^參加地方會議、活動、調(diào)研等方式獲取的相關(guān)文件資料；從地方政府部門、檔案館、圖書館等單位借閱、抄錄的與公司/組織相關(guān)的檔案資料；與地方單位、企業(yè)、社會團(tuán)體等交換、接收的檔案資料等，均應(yīng)及時移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)地方檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的分類方法進(jìn)行分類。1.年度分類：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，不同年度的文件分別歸類。2.機(jī)構(gòu)（問題）分類：在每個年度內(nèi)，按照公司/組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行分類。如涉及多個機(jī)構(gòu)或問題的文件，應(yīng)根據(jù)文件的主要內(nèi)容和來源進(jìn)行合理歸類。3.保管期限分類：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案劃分為永久、長期、短期三種保管期限。永久保管的檔案主要是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的重要文件；長期保管的檔案一般是在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的文件；短期保管的檔案是在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有參考價值的文件。（三）編號與編目1.編號：對整理好的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用全宗號年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限件號（頁號）的結(jié)構(gòu)形式。全宗號由檔案管理部門統(tǒng)一編制；年度采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示；機(jī)構(gòu)（問題）用代碼或名稱表示；保管期限分別用“永久”“長期”“短期”表示；件號（頁號）按順序依次編寫。2.編目：編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級等項目。檔案目錄應(yīng)一式多份，一份留存檔案管理部門，一份供檔案利用部門查閱，同時可根據(jù)需要制作電子目錄，方便檔案信息的檢索和共享。（四）裝訂與裝盒1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修整或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件，裝訂線應(yīng)距文件左邊和下邊各20mm。2.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的無酸檔案盒。在檔案盒封面應(yīng)填寫全宗號、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限、起止件號等信息，便于檔案的存放和查找。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行排列存放，不同保管期限、不同年度、不同機(jī)構(gòu)（問題）的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.對重要的、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等，確保檔案的安全和完整。3.電子檔案應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，同時應(yīng)配備必要的計算機(jī)設(shè)備和軟件，確保電子檔案的正常讀取和利用。（三）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的重要文件，如公司章程、重大決策文件、財務(wù)審計報告、重要會議記錄、重要合同協(xié)議等，應(yīng)永久保管。2.長期保管：在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的文件，如一般性的業(yè)務(wù)文件、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等，保管期限為[X]年。3.短期保管：在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有參考價值的文件，如臨時性的通知、便函、一般的業(yè)務(wù)資料等，保管期限為[X]年。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次局部檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、安全防護(hù)設(shè)施等情況。2.檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。如檔案有損壞、褪色等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)；如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、被盜等情況，應(yīng)立即報告，并采取措施進(jìn)行查找和補(bǔ)救。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織檔案管理制度，結(jié)合檔案的形成背景、內(nèi)容、價值等因素，對檔案進(jìn)行綜合鑒定。2.對反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的重要文件，應(yīng)永久保存；對在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的文件，應(yīng)長期保存；對在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有參考價值的文件，可短期保存；對已失去保存價值的文件，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》永久保存，作為檔案銷毀的憑證。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案收進(jìn)情況：包括檔案的數(shù)量、來源、形成時間等。2.檔案整理情況：已整理檔案的數(shù)量、分類情況、編號情況等。3.檔案保管情況：檔案的存放位置、保管期限、庫房溫濕度等。4.檔案利用情況：檔案查閱、借閱、復(fù)制的次數(shù)、人次、利用目的等。5.檔案銷毀情況：銷毀檔案的數(shù)量、銷毀時間、銷毀原因等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，采用手工記錄或電子表格的形式，對檔案管理的各項數(shù)據(jù)進(jìn)行及時、準(zhǔn)確的記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，形成檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況。（三）統(tǒng)計要求1.檔案統(tǒng)計人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，如實記錄檔案管理工作中的各項數(shù)據(jù)，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性。2.統(tǒng)計報表應(yīng)內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、格式規(guī)范，按照規(guī)定的時間和程序報送。八、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司/組織員工因個人學(xué)習(xí)、研究等需要查閱、借閱檔案。3.外單位因工作需要查閱、借閱公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱檔案時，利用者應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)向借閱者當(dāng)面清點檔案數(shù)量，并告知借閱者檔案的保管要求和注意事項。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案，按時歸還檔案。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、復(fù)制用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制，并對復(fù)制件加蓋檔案管理部門印章，注明“復(fù)制件”字樣。復(fù)制檔案的費(fèi)用由利用者承擔(dān)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、所在部門、利用時間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、查閱（借閱、復(fù)制）期限等信息。檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確，便于對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的自動化和信息化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理，將紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案，便于檔案信息的檢索、共享和利用。3.利用信息技術(shù)手段，對檔案信息進(jìn)行深度挖掘和分析，為公司/組織的決策提供數(shù)據(jù)支持和信息服務(wù)。（二）數(shù)字化處理1.對具有保存價值的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對數(shù)字化掃描后的檔案圖像進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)和關(guān)聯(lián)。3.對電子檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，使其與紙質(zhì)檔案的整理體系相