檔案制度被廢關(guān)于檔案制度廢止的相關(guān)規(guī)定一、總則（一）目的本規(guī)定旨在明確檔案制度廢止后的相關(guān)事宜，確保公司/組織在檔案管理方面的各項(xiàng)工作能夠依法依規(guī)、有序進(jìn)行，保障公司/組織信息資源的安全與有效利用，維護(hù)公司/組織的正常運(yùn)營秩序。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門、檔案管理人員、文件資料產(chǎn)生及使用人員等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保檔案制度廢止后的工作合法合規(guī)。2.完整性原則：在檔案制度廢止過程中，要保證各類檔案資料的完整性，不遺漏重要信息，維護(hù)檔案的歷史真實(shí)性和系統(tǒng)性。3.安全性原則：采取有效措施確保檔案在廢止過程中的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。4.可追溯性原則：對(duì)于檔案制度廢止前后的相關(guān)操作和處理過程，要具備可追溯性，以便在需要時(shí)能夠進(jìn)行查詢和驗(yàn)證。二、檔案制度廢止的背景及原因（一）背景隨著公司/組織業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展和變革，原有的檔案制度在某些方面已無法適應(yīng)新的管理需求和實(shí)際工作情況。同時(shí)，國家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)也在持續(xù)更新和完善，對(duì)檔案管理提出了更高的要求。（二）原因1.業(yè)務(wù)發(fā)展變化：公司/組織的業(yè)務(wù)范圍拓展、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化等，導(dǎo)致原檔案制度中關(guān)于檔案分類、歸檔流程、保管期限等規(guī)定與實(shí)際業(yè)務(wù)不匹配。2.法律法規(guī)更新：國家出臺(tái)了新的法律法規(guī)或?qū)ΜF(xiàn)有法律法規(guī)進(jìn)行修訂，原檔案制度未能及時(shí)跟進(jìn)，不符合最新的法律要求。3.技術(shù)進(jìn)步：信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得檔案管理方式發(fā)生了重大變革，原檔案制度在電子檔案管理、數(shù)字化存儲(chǔ)等方面存在不足。4.管理效率提升需求：原檔案制度在某些環(huán)節(jié)存在繁瑣、低效的問題，影響了檔案管理工作的整體效率，需要進(jìn)行改革創(chuàng)新。三、檔案制度廢止后的工作安排（一）檔案清理1.清理范圍對(duì)公司/組織內(nèi)現(xiàn)存的各類檔案進(jìn)行全面清理，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。清理范圍涵蓋公司/組織成立以來至檔案制度廢止前形成的所有檔案資料。2.清理標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的重要性、關(guān)聯(lián)性、時(shí)效性等因素，確定檔案的保留價(jià)值。對(duì)于具有重要?dú)v史意義、法律憑證作用、業(yè)務(wù)參考價(jià)值等的檔案予以保留；對(duì)于已過保管期限、無繼續(xù)保存必要且不涉及敏感信息的檔案，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。對(duì)檔案的完整性進(jìn)行檢查，確保每份檔案資料齊全、完整，無缺頁、破損等情況。對(duì)于不完整的檔案，要查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如補(bǔ)充缺失材料、修復(fù)破損檔案等。3.清理流程檔案管理部門制定詳細(xì)的檔案清理計(jì)劃，明確清理工作的步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人員等。各業(yè)務(wù)部門按照清理計(jì)劃，對(duì)本部門產(chǎn)生和保管的檔案進(jìn)行初步梳理，將擬保留和擬銷毀的檔案清單提交給檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)各業(yè)務(wù)部門提交的檔案清單進(jìn)行匯總審核，組織專業(yè)人員對(duì)擬保留檔案進(jìn)行再次評(píng)估，確定最終的檔案保留清單。對(duì)于擬銷毀的檔案，要嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行審批。審批通過后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、執(zhí)行人員等信息，保存期限不少于規(guī)定年限。（二）檔案分類與重新歸檔1.分類原則根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、管理需求以及國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，重新確定檔案分類方案。分類應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、實(shí)用性的原則，便于檔案的查找、利用和管理。2.分類方法按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為若干大類，如行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類、人力資源類、項(xiàng)目管理類等。在每大類下，再根據(jù)具體的業(yè)務(wù)內(nèi)容和管理要求進(jìn)行細(xì)分，形成二級(jí)、三級(jí)等多層次的分類體系。例如，行政管理類檔案可進(jìn)一步細(xì)分為公文管理、會(huì)議管理、印章管理、證照管理等二級(jí)類目；業(yè)務(wù)管理類檔案可根據(jù)不同業(yè)務(wù)板塊進(jìn)行細(xì)分，如市場營銷業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)檔案等。3.重新歸檔要求檔案管理人員按照新的分類方案，對(duì)清理后的檔案進(jìn)行重新整理和歸檔。在歸檔過程中，要確保檔案的排列順序合理有序，便于查找和利用。對(duì)于電子檔案，要按照新的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立清晰的電子檔案目錄結(jié)構(gòu)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，便于關(guān)聯(lián)查詢。對(duì)重新歸檔后的檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)和編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)規(guī)則應(yīng)明確、簡潔，能夠反映檔案的類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案保管與存儲(chǔ)1.保管期限確定根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的實(shí)際情況，重新確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期，具體如下：永久保管的檔案：具有重要?dú)v史意義、法律憑證作用、涉及公司/組織核心機(jī)密等的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。長期保管的檔案：在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)具有重要參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年。例如，業(yè)務(wù)往來文件、項(xiàng)目資料、員工人事檔案等。短期保管的檔案：保管期限較短、對(duì)公司/組織當(dāng)前業(yè)務(wù)有一定參考價(jià)值但時(shí)效性較強(qiáng)的檔案，保管期限一般為[X]年。如一般性的通知、簡報(bào)、臨時(shí)性文件等。2.保管方式紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，便于查找和管理。同時(shí)，要建立紙質(zhì)檔案的借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。電子檔案：應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、訪問控制、數(shù)據(jù)恢復(fù)等功能，確保電子檔案的安全性和完整性。同時(shí)，要建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的訪問級(jí)別，防止電子檔案信息泄露。3.存儲(chǔ)環(huán)境要求檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。對(duì)于存儲(chǔ)的電子檔案，要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理數(shù)據(jù)丟失、損壞等問題。（四）檔案利用與查詢1.利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和操作。2.利用范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限，提供相應(yīng)的檔案利用服務(wù)。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案時(shí)，應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，履行必要的審批程序。一般情況下，外部單位查閱檔案需提供正式的查閱函，說明查閱目的、查閱范圍等信息，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查詢方式建立檔案查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的信息化查詢。查詢系統(tǒng)應(yīng)具備快速檢索、模糊查詢、關(guān)聯(lián)查詢等功能，方便用戶查找所需檔案信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)用戶的查詢需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。對(duì)于無法當(dāng)場提供的檔案，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)，并按照用戶要求提供檔案的復(fù)印件或電子副本等。（五）檔案信息化建設(shè)1.數(shù)字化掃描對(duì)保留的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將其轉(zhuǎn)換為電子圖像文件，以便于存儲(chǔ)、查詢和利用。數(shù)字化掃描應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，確保掃描圖像清晰、完整、準(zhǔn)確。掃描后的電子圖像文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的索引目錄，便于與紙質(zhì)檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)查詢。2.電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的集中管理、分類存儲(chǔ)、檢索查詢、借閱審批、安全保密等功能。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備與公司/組織現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集和流轉(zhuǎn)，提高檔案管理工作的效率和信息化水平。3.數(shù)據(jù)安全保障加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保障措施，采用加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、訪問控制技術(shù)等，防止電子檔案信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。同時(shí)，要制定數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)計(jì)劃，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。四、人員培訓(xùn)與責(zé)任分工（一）人員培訓(xùn)1.培訓(xùn)目的提高公司/組織內(nèi)全體人員對(duì)檔案制度廢止后新規(guī)定的認(rèn)識(shí)和理解，掌握檔案管理的新流程、新方法和新技能，確保檔案管理工作的順利開展。2.培訓(xùn)內(nèi)容國家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案管理的最新要求。檔案制度廢止后的新規(guī)定，包括檔案清理、分類歸檔、保管存儲(chǔ)、利用查詢、信息化建設(shè)等方面的內(nèi)容。檔案管理系統(tǒng)的操作使用方法，如電子檔案的錄入、檢索、借閱審批等功能。3.培訓(xùn)方式組織集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)檔案管理專家或?qū)I(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)對(duì)公司/組織內(nèi)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)授課。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)結(jié)合實(shí)際案例進(jìn)行講解，便于學(xué)員理解和掌握。開展線上培訓(xùn)，通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布培訓(xùn)視頻、課件等資料，供學(xué)員自主學(xué)習(xí)。同時(shí)，設(shè)置在線答疑環(huán)節(jié)，及時(shí)解答學(xué)員在學(xué)習(xí)過程中遇到的問題。進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，檔案管理部門安排專人到各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，針對(duì)實(shí)際工作中遇到的檔案管理問題進(jìn)行解答和示范，幫助業(yè)務(wù)部門人員更好地掌握檔案管理技能。（二）責(zé)任分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定檔案制度廢止后的具體實(shí)施方案和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。承擔(dān)檔案清理、分類歸檔、保管存儲(chǔ)、利用查詢、信息化建設(shè)等檔案管理工作的具體操作和日常管理。對(duì)各業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查檔案管理情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。負(fù)責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類，按照檔案管理部門的要求及時(shí)提交檔案清理清單和相關(guān)檔案資料。配合檔案管理部門做好檔案的重新歸檔、保管存儲(chǔ)、利用查詢等工作，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行檔案操作。對(duì)本部門人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)和宣傳，提高部門人員對(duì)檔案管理工作的重視程度和操作技能。3.其他部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)，協(xié)助檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作，如提供檔案利用所需的信息支持、配合檔案信息化建設(shè)等。遵守公司/組織的檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)移檔案資料，確保檔案信息的安全和完整。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案管理工作監(jiān)督小組，由公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案制度廢止后的各項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案清理情況、分類歸檔情況、保管存儲(chǔ)情況、利用查詢情況、信息化建設(shè)情況等。3.設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)公司/組織內(nèi)全體人員對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)信息進(jìn)行及時(shí)核實(shí)和處理，并對(duì)舉報(bào)人給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和保護(hù)。（二）檢查內(nèi)容與頻率1.檢查內(nèi)容檔案清理：檢查檔案清理計(jì)劃的執(zhí)行情況，是否存在應(yīng)清理未清理或清理不徹底的檔案；檔案銷毀程序是否合規(guī)，銷毀記錄是否完整；擬保留檔案的評(píng)估是否準(zhǔn)確，檔案資料是否齊全、完整。分類歸檔：檢查檔案分類是否合理，歸檔是否及時(shí)、準(zhǔn)確；檔案編號(hào)是否規(guī)范，標(biāo)識(shí)是否清晰；電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系是否一致。保管存儲(chǔ)：檢查檔案庫房的安全防護(hù)設(shè)施是否完好，溫濕度是否符合要求；檔案存儲(chǔ)設(shè)備是否正常運(yùn)行，備份數(shù)據(jù)是否完整、安全；紙質(zhì)檔案上架存放是否有序，借閱登記制度是否執(zhí)行到位。利用查詢：檢查檔案利用審批程序是否嚴(yán)格執(zhí)行，利用記錄是否完整；查詢系統(tǒng)是否正常運(yùn)行，查詢服務(wù)是否及時(shí)、準(zhǔn)確；檔案利用是否符合規(guī)定的范圍和目的。信息化建設(shè)：檢查電子檔案管理系統(tǒng)的功能是否完善，數(shù)據(jù)錄入是否準(zhǔn)確、及時(shí)；系統(tǒng)安全保障措施是否有效，是否存在數(shù)據(jù)安全隱患；數(shù)字化掃描工作是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，掃描圖像質(zhì)量是否合格。2.檢查頻率檔案管理部門每月進(jìn)行一次自查，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。監(jiān)督小組每季度進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報(bào)告，向公司/組織管理層匯報(bào)檔案管理工作情況。根據(jù)公司/組織的實(shí)際情況和工作需要，不定期開展專項(xiàng)檢查，針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和突出問題進(jìn)行深入檢查。（三）問題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改要求、整改期限和整改責(zé)任人。2.整改責(zé)任人應(yīng)按照整改通知書的要求，