職工檔案封存制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司職工檔案封存管理，確保職工檔案信息的安全、完整和保密性，維護(hù)職工合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體在職職工、離職職工以及與公司存在勞動關(guān)系的各類人員的檔案封存管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案封存管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障職工檔案信息安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.規(guī)范操作原則：明確檔案封存流程和要求，確保操作過程規(guī)范、統(tǒng)一。4.服務(wù)職工原則：以維護(hù)職工合法權(quán)益為出發(fā)點(diǎn)，為職工提供便捷、高效的檔案封存服務(wù)。二、檔案封存的定義及適用情形（一）定義職工檔案封存是指將職工檔案中部分或全部涉及個(gè)人隱私、敏感信息等內(nèi)容進(jìn)行密封保管，限制查閱和使用，以保護(hù)職工合法權(quán)益和個(gè)人隱私的一種管理措施。（二）適用情形1.離職職工：職工離職后，對于其檔案中涉及個(gè)人隱私、薪資待遇、獎懲記錄等敏感信息，可根據(jù)職工本人意愿進(jìn)行封存。2.特定崗位職工：對于從事涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等特殊崗位的職工，在其在職期間，對其檔案中相關(guān)敏感信息進(jìn)行封存管理。3.其他情形：根據(jù)法律法規(guī)或公司規(guī)定，需要對職工檔案進(jìn)行封存的其他情形。三、檔案封存的流程（一）申請1.職工申請：職工本人如需對其檔案進(jìn)行封存，應(yīng)填寫《職工檔案封存申請表》，詳細(xì)說明申請封存的檔案內(nèi)容、原因及期限等信息，并簽字確認(rèn)。2.部門申請：對于特定崗位職工，如因工作需要對其檔案進(jìn)行封存，由所在部門填寫《職工檔案封存申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交人力資源部門。（二）審核1.人力資源部門審核：人力資源部門收到《職工檔案封存申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)職工身份及申請?jiān)虻恼鎸?shí)性、合理性。2.相關(guān)部門會簽：涉及職工薪資、獎懲等信息的封存申請，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門、紀(jì)檢部門等相關(guān)部門會簽，確保信息準(zhǔn)確無誤。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)審核通過的申請，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司規(guī)定和實(shí)際情況，做出是否批準(zhǔn)封存的決定。（三）封存操作1.確定封存范圍：根據(jù)審批結(jié)果，確定需要封存的檔案內(nèi)容。對于紙質(zhì)檔案，將相關(guān)材料取出，放入專門的封存袋或文件夾中，并在封口處加蓋公司公章。對于電子檔案，按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行加密存儲，并設(shè)置訪問權(quán)限。2.編制封存清單：對封存的檔案內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)登記，編制《職工檔案封存清單》，注明檔案名稱、編號、內(nèi)容摘要、封存日期等信息，一式兩份，一份隨封存檔案保管，一份由人力資源部門留存。3.存放保管：將封存后的檔案存放在公司專門的檔案保管場所，指定專人負(fù)責(zé)保管，確保檔案安全。（四）解封1.申請解封：職工如需解封檔案，應(yīng)填寫《職工檔案解封申請表》，說明解封原因及期限等信息，并簽字確認(rèn)。2.審核與審批：人力資源部門收到《職工檔案解封申請表》后，按照檔案封存審核流程進(jìn)行審核和審批。3.解封操作：經(jīng)審批同意解封的檔案，由專人負(fù)責(zé)按照規(guī)定程序進(jìn)行解封操作。解封后的檔案應(yīng)恢復(fù)正常管理，確保檔案信息的可查閱和使用。四、檔案封存期間的管理（一）保管要求1.專人負(fù)責(zé)：公司指定專人負(fù)責(zé)檔案封存保管工作，確保檔案存放安全、有序。2.環(huán)境要求：檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，保證檔案質(zhì)量不受影響。3.定期檢查：定期對封存檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否完好無損，如有問題及時(shí)處理。（二）查閱限制1.嚴(yán)格審批：除法律法規(guī)另有規(guī)定或經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外，任何人不得擅自查閱封存檔案。確因工作需要查閱的，應(yīng)填寫《職工檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱原因、范圍及期限等信息，經(jīng)人力資源部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。2.查閱登記：查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照或傳播檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《職工檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）信息保密1.保密教育：對參與檔案封存管理工作的人員進(jìn)行保密教育，明確保密責(zé)任和義務(wù)，防止檔案信息泄露。2.保密措施：采取加密存儲、限制訪問權(quán)限、簽訂保密協(xié)議等措施，確保檔案信息安全保密。五、檔案封存的期限及解除（一）期限規(guī)定1.一般期限：職工檔案封存期限一般根據(jù)申請?jiān)蚝蛯?shí)際情況確定，最長不超過[X]年。2.特殊情況：對于涉及法律法規(guī)規(guī)定的保密期限或其他特殊情況的檔案封存，按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）期滿解除1.自動解除：檔案封存期限屆滿后，如無特殊情況，檔案自動解封，恢復(fù)正常管理。2.提前解除：在檔案封存期限內(nèi)，如因職工本人申請、法律法規(guī)變更或公司規(guī)定調(diào)整等原因，可提前解除檔案封存。六、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.內(nèi)部監(jiān)督：公司人力資源部門負(fù)責(zé)對職工檔案封存制度的執(zhí)行情況進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，定期對檔案封存管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.外部監(jiān)督：接受上級主管部門、勞動監(jiān)察部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息，確保檔案封存管理工作合法合規(guī)。（二）責(zé)任追究1.違規(guī)處理：對于違反本制度規(guī)定，擅自查閱、篡改、泄露封存檔案信息的人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理。2.賠償責(zé)任：因違規(guī)行為給公司或職工造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任