食品檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司食品檔案管理，確保食品質(zhì)量安全追溯，保障消費者權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及食品采購、生產(chǎn)、銷售、儲存等環(huán)節(jié)的所有部門及人員。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映食品相關(guān)活動的實際情況。2.完整性原則：涵蓋食品從原材料到成品全過程的各類信息，確保檔案完整無缺。3.準確性原則：記錄準確無誤，數(shù)據(jù)、信息真實可靠。4.安全性原則：保證檔案的存儲、保管安全，防止信息泄露和損壞。5.可追溯性原則：能夠通過檔案快速準確追溯食品的來源、流向及相關(guān)質(zhì)量安全信息。二、食品檔案分類及內(nèi)容（一）采購檔案1.供應(yīng)商檔案供應(yīng)商基本信息，包括名稱、地址、聯(lián)系方式、營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)經(jīng)營許可證等。供應(yīng)商資質(zhì)證明文件，如生產(chǎn)許可、產(chǎn)品認證、檢驗報告等。與供應(yīng)商簽訂的采購合同，明確采購產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準等條款。供應(yīng)商評估記錄，包括定期實地考察報告、產(chǎn)品質(zhì)量抽檢結(jié)果、交貨及時性評價等。2.采購訂單檔案采購訂單明細，記錄每次采購的食品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、采購日期等。采購訂單審批記錄，體現(xiàn)訂單審批流程及相關(guān)負責(zé)人簽字。（二）生產(chǎn)檔案1.原材料檔案原材料供應(yīng)商信息，同采購檔案中的供應(yīng)商部分。原材料質(zhì)量證明文件，如檢驗報告、合格證書等。原材料入庫記錄，包括入庫日期、批次、數(shù)量、驗收情況等。2.生產(chǎn)過程記錄生產(chǎn)計劃安排，明確各批次產(chǎn)品的生產(chǎn)時間、產(chǎn)量、規(guī)格等。生產(chǎn)工藝流程圖，詳細標注每個生產(chǎn)環(huán)節(jié)的操作要求和參數(shù)。生產(chǎn)設(shè)備運行記錄，包括設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、故障維修記錄、運行參數(shù)記錄等。人員操作記錄，如員工培訓(xùn)記錄、上崗資格證書、操作過程中的關(guān)鍵控制點記錄等。生產(chǎn)過程中的質(zhì)量檢驗記錄，包括半成品檢驗報告、成品檢驗報告、不合格品處理記錄等。（三）銷售檔案1.銷售合同檔案銷售合同明細，記錄銷售產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、客戶名稱、銷售日期、價格等。銷售合同審批記錄?？蛻粜畔n案，包括客戶基本資料、聯(lián)系方式、信用記錄等。2.銷售記錄每日銷售臺賬，詳細記錄銷售產(chǎn)品的批次、數(shù)量、客戶、銷售日期等信息。銷售退貨記錄，包括退貨原因、退貨產(chǎn)品批次、數(shù)量、處理情況等。（四）儲存檔案1.倉庫出入庫記錄食品入庫記錄，注明入庫日期、批次、數(shù)量、來源等。食品出庫記錄，記錄出庫日期、批次、數(shù)量、去向等。2.庫存盤點記錄定期庫存盤點報告，包括盤點日期、實際庫存數(shù)量、賬存數(shù)量、差異情況及處理結(jié)果等。3.倉庫環(huán)境記錄倉庫溫濕度記錄，按照規(guī)定時間間隔記錄倉庫內(nèi)的溫度和濕度情況。倉庫清潔消毒記錄，記錄倉庫清潔消毒的時間、方式、使用的消毒劑等信息。三、食品檔案管理流程（一）檔案建立1.各部門負責(zé)收集、整理本部門涉及食品相關(guān)活動的原始資料，按照檔案分類要求進行初步分類。2.將整理好的資料移交至檔案管理部門，檔案管理部門進行審核，確保資料的完整性、準確性和規(guī)范性。3.檔案管理部門對審核通過的資料進行編號、裝訂，并錄入電子檔案系統(tǒng)，建立完整的食品檔案。（二）檔案存儲1.設(shè)立專門的食品檔案存儲區(qū)域，確保存儲環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別、年份、批次等進行分類存放，便于查找和管理。3.建立紙質(zhì)檔案和電子檔案的對應(yīng)關(guān)系，確保兩者信息一致。電子檔案應(yīng)進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱食品檔案的，需填寫《食品檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照申請表的要求提供檔案，并做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案，如需復(fù)印部分檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準。（四）檔案更新1.各部門在食品相關(guān)活動發(fā)生變化時，應(yīng)及時更新相應(yīng)的檔案資料。如供應(yīng)商信息變更、生產(chǎn)工藝調(diào)整、銷售合同修改等。2.更新后的資料應(yīng)按照檔案建立流程進行審核、編號、錄入等操作，確保檔案的及時性和準確性。3.檔案管理部門定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關(guān)部門進行更新和完善。（五）檔案銷毀1.對于超過保存期限或確認無保存價值的食品檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《食品檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、年份、數(shù)量、銷毀原因等。2.申請表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同進行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，記錄需保存?zhèn)洳椤Ｋ?、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負責(zé)人職責(zé)1.全面負責(zé)公司食品檔案管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.組織檔案管理部門人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。3.審核檔案的建立、存儲、查閱、更新、銷毀等流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.定期檢查檔案管理工作情況，及時解決存在的問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)食品檔案的收集、整理、編號、裝訂、錄入、存儲等具體工作。2.按照規(guī)定流程辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好查閱記錄。3.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的完整性和安全性。4.協(xié)助各部門做好檔案資料的更新和完善工作。5.負責(zé)檔案銷毀工作的具體實施，并做好銷毀記錄。（三）各部門檔案責(zé)任人職責(zé)1.負責(zé)本部門食品相關(guān)檔案資料的收集、整理和初步分類工作。2.及時向檔案管理部門移交審核通過的檔案資料。3.在食品相關(guān)活動發(fā)生變化時，及時更新本部門的檔案資料，并通知檔案管理部門進行相應(yīng)調(diào)整。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部設(shè)立食品檔案管理監(jiān)督小組，定期對各部門的檔案管理工作進行檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的建立、存儲、查閱、更新、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合制度要求，檔案資料是否完整、準確、規(guī)范等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評價1.將食品檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及相關(guān)人員的檔案管理工作進行考核評價。2.考核指標包括檔案資料的完整性、準確性、及時性，檔案管理流程