城管檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)城管檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于城管系統(tǒng)內(nèi)各部門及相關(guān)工作人員在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則城管檔案室負(fù)責(zé)集中管理本單位各類檔案，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映城管工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為城管工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本單位檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用本單位的各類檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育。4.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作情況。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定定期向檔案室移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和與檔案室的溝通協(xié)調(diào)。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與城管工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本單位形成的各類文件，包括黨組文件、行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.城管執(zhí)法工作中產(chǎn)生的各類法律文書、執(zhí)法案卷、檢查記錄、處罰決定書等。4.城市管理規(guī)劃、建設(shè)、維護(hù)等方面的技術(shù)資料、圖紙、圖表等。5.涉及城管工作的聲像資料、電子文件等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，整理規(guī)范。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)在辦理完畢后立即移交檔案室。3.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）。2.城管執(zhí)法檔案按照案件性質(zhì)年度保管期限進(jìn)行分類。3.城市管理業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)類型，如規(guī)劃?rùn)n案、建設(shè)檔案、維護(hù)檔案等，分別進(jìn)行分類整理。4.聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類。5.電子檔案按照文件類型、年度等進(jìn)行分類，并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。（二）整理方法1.文書檔案對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂。填寫卷內(nèi)文件目錄，編制備考表。按照分類方案進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，編號(hào)準(zhǔn)確。2.城管執(zhí)法檔案對(duì)執(zhí)法案卷進(jìn)行整理，包括案件受理、調(diào)查取證、處罰決定等環(huán)節(jié)的材料。按照規(guī)定格式填寫執(zhí)法文書，確保文書內(nèi)容完整、規(guī)范。建立執(zhí)法檔案臺(tái)賬，記錄案件基本信息和處理情況。3.城市管理業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對(duì)技術(shù)資料、圖紙等進(jìn)行分類整理。標(biāo)注檔案的密級(jí)、保管期限等信息。編制業(yè)務(wù)檔案索引，方便查詢利用。4.聲像檔案對(duì)照片、錄音、錄像等資料進(jìn)行整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等。進(jìn)行數(shù)字化處理，建立聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。5.電子檔案對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件元數(shù)據(jù)。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保電子檔案的安全。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防磁等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊。2.對(duì)不同類型的檔案應(yīng)分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案重要的政策性文件、法規(guī)性文件、年度綜合報(bào)表、重大執(zhí)法案件檔案、城市管理規(guī)劃等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案一般的業(yè)務(wù)文件、執(zhí)法案卷、技術(shù)資料等在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)仍有查考價(jià)值的檔案。3.短期保管的檔案臨時(shí)性的文件材料、一般性的統(tǒng)計(jì)報(bào)表等保存期限較短的數(shù)據(jù)資料。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.每年對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否仍有保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查。2.填寫檔案鑒定意見(jiàn)書，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的種類、數(shù)量、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案鑒定、銷毀等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和更新。2.采用計(jì)算機(jī)軟件等工具進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)上報(bào)定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。八、檔案利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作聯(lián)系，按照規(guī)定程序查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案室進(jìn)行，一般不得外借。特殊情況需外借的，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并登記備案。九、檔案保密（一）保密措施1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，配備必要的保密設(shè)備。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，限制查閱范圍。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。（二）保密教育定期對(duì)檔案管理人員和利用檔案的人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識(shí)。（三）保密監(jiān)督加強(qiáng)對(duì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的保密監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。十、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。（二）數(shù)字化流程1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像。2.對(duì)電子文件進(jìn)行整理、分類、標(biāo)注元數(shù)據(jù)。3.將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)錄入檔案管理系統(tǒng)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和修改。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案。3.利用管理功能記錄檔案利用情況，對(duì)利用權(quán)限進(jìn)行管理。4.安全管理功能保障檔案數(shù)據(jù)的