檔案館規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本檔案館的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本館實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本檔案館全體工作人員以及所有涉及檔案管理與利用的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，依法開展檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.安全保密原則：確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.科學(xué)規(guī)范原則：采用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，規(guī)范檔案管理流程，提高檔案管理水平。4.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為社會(huì)各方面提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。二、檔案收集（一）收集范圍1.本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的檔案。2.與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)單位及其他單位發(fā)來的文件、函件等。3.本單位在對(duì)外交往中形成的具有保存價(jià)值的文件、協(xié)議、合同等檔案。4.本單位工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如重要工作記錄、研究成果等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集到館。2.收集的檔案應(yīng)保持其原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造。3.對(duì)于重要檔案或特殊載體檔案，應(yīng)采取特殊的收集措施，確保其安全和完整。（三）收集程序1.各部門在工作活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將形成的檔案整理好，移交至本部門的檔案管理人員。2.部門檔案管理人員對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)返回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.經(jīng)初步審核合格的檔案，由部門檔案管理人員定期移交至檔案館。4.檔案館接收檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記和核對(duì)，辦理交接手續(xù)。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息檢索。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，進(jìn)行科學(xué)分類。2.一般可分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案等類別。3.文書檔案可按年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限進(jìn)行分類；科技檔案可按項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類；會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)年度、類別進(jìn)行分類；聲像檔案按載體、內(nèi)容等進(jìn)行分類；電子檔案按存儲(chǔ)格式、主題等進(jìn)行分類。（三）整理方法1.文書檔案整理：對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行裝訂、編頁、分類、編號(hào)、編目等工作，形成有序的案卷。2.科技檔案整理：按照項(xiàng)目的進(jìn)展情況，對(duì)科研、生產(chǎn)、基建等活動(dòng)中形成的文件材料進(jìn)行分類、組卷、編號(hào)、編目等，建立完整的項(xiàng)目檔案。3.會(huì)計(jì)檔案整理：按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別，進(jìn)行分類裝訂、編號(hào)、編目，確保會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范管理。4.聲像檔案整理：對(duì)照片、錄音、錄像等聲像材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并配以文字說明。5.電子檔案整理：對(duì)電子文件進(jìn)行分類、命名、存儲(chǔ)格式轉(zhuǎn)換等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（四）整理要求1.整理工作應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，確保檔案能夠及時(shí)歸檔。2.整理過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守分類標(biāo)準(zhǔn)和整理方法，保證檔案的質(zhì)量。3.對(duì)整理好的檔案應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案館應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。（二）檔案裝具1.應(yīng)根據(jù)檔案的種類、數(shù)量和保管要求，選擇合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、光盤存儲(chǔ)盒等。2.檔案裝具應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，具有良好的耐久性和安全性。3.對(duì)檔案裝具應(yīng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其正常使用。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.同一類別的檔案應(yīng)按照保管期限、年度等順序排列存放，確保檔案的有序性。3.對(duì)珍貴檔案、易損檔案等應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（四）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指對(duì)本單位和國家具有重要?dú)v史價(jià)值和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有參考價(jià)值的檔案。3.定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（五）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房、設(shè)備等的安全管理。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在突發(fā)情況下能夠迅速有效地保護(hù)檔案安全。五、檔案利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱本館檔案。3.社會(huì)公眾因特殊原因，經(jīng)批準(zhǔn)查閱、利用本館開放檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可在檔案館查閱室查閱檔案原件或復(fù)制件。2.借閱：經(jīng)批準(zhǔn)后，利用者可借閱檔案原件，但應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。3.出具證明：根據(jù)利用者的需求，檔案館可為其出具檔案證明。（三）利用程序1.本單位內(nèi)部利用：利用者填寫檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案館。檔案館審核通過后，為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)。2.外單位利用：外單位利用者需提前向檔案館提交查閱、借閱申請(qǐng)函，說明利用目的、內(nèi)容和范圍等。檔案館審核同意后，與利用者簽訂檔案利用協(xié)議，并按照協(xié)議提供檔案利用服務(wù)。3.社會(huì)公眾利用：社會(huì)公眾利用開放檔案，需持有效身份證件到檔案館查閱室辦理查閱手續(xù)。查閱開放檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi)進(jìn)行。（四）利用要求1.利用者應(yīng)遵守檔案館的規(guī)章制度，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在查閱室內(nèi)進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。3.借閱檔案的利用者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案館。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門代表組成。（二）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位的實(shí)際情況為依據(jù)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和長遠(yuǎn)利用價(jià)值。（三）鑒定內(nèi)容1.對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行重新審查，確定是否需要調(diào)整保管期限。2.對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，判斷其是否仍有保存價(jià)值。3.對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，剔除無保存價(jià)值的重復(fù)、虛假檔案。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行全面梳理，確定需要鑒定的檔案范圍。2.將待鑒定檔案分發(fā)給鑒定小組成員，由成員對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.鑒定小組召開會(huì)議，對(duì)成員的鑒定意見進(jìn)行討論和綜合分析，形成鑒定結(jié)論。4.根據(jù)鑒定結(jié)論，對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，如延長保管期限、銷毀等，并做好記錄。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出數(shù)量。2.檔案的整理、分類、編目情況。3.檔案的保管狀況，如庫房面積、裝具數(shù)量、檔案數(shù)量等。4.檔案的利用情況，如查閱、借閱人次、出具證明數(shù)量等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫，報(bào)送及時(shí)，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。2.提高檔案信息的檢索效率和利用水平，為社會(huì)各方面提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)和應(yīng)用檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息安全管理：采取有效的安全防護(hù)措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，防