技術(shù)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)檔案管理，確保技術(shù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等活動(dòng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及技術(shù)檔案管理的部門和人員，包括但不限于研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、工程部門等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司技術(shù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用。2.完整性原則確保技術(shù)檔案的內(nèi)容完整，涵蓋公司技術(shù)活動(dòng)的各個(gè)方面，包括技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝文件、設(shè)備資料等。3.準(zhǔn)確性原則技術(shù)檔案的內(nèi)容必須準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，以保證其在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中的有效應(yīng)用。4.安全性原則采取必要的安全措施，保護(hù)技術(shù)檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、技術(shù)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.研發(fā)檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、技術(shù)總結(jié)等。2.產(chǎn)品檔案涵蓋產(chǎn)品圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝規(guī)程、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品說(shuō)明書等。3.設(shè)備檔案包含設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄等。4.工藝檔案涉及工藝流程圖、工藝卡片、工藝文件變更記錄等。5.質(zhì)量檔案包括質(zhì)量體系文件、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、不合格品處理記錄等。6.其他技術(shù)檔案如技術(shù)交流資料、技術(shù)引進(jìn)文件、技術(shù)改造文件等。（二）編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則采用分類號(hào)+流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。分類號(hào)按照上述分類進(jìn)行編制，流水號(hào)為每類檔案的順序號(hào)。例如，研發(fā)檔案的編號(hào)為YF001，其中YF為研發(fā)檔案的分類號(hào)，001為流水號(hào)。2.編號(hào)管理編號(hào)由檔案管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。在檔案的形成過(guò)程中，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將編號(hào)標(biāo)注在檔案材料上。三、技術(shù)檔案的形成與收集（一）形成1.各部門在技術(shù)活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成各類技術(shù)檔案，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。檔案形成過(guò)程中，應(yīng)明確責(zé)任人員，保證檔案的質(zhì)量。2.技術(shù)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行存儲(chǔ)。（二）收集1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的技術(shù)檔案進(jìn)行收集，確保檔案及時(shí)歸檔。收集時(shí)間為每月[X]日前，各部門應(yīng)將上月形成的技術(shù)檔案整理后移交檔案管理部門。2.對(duì)于重要的技術(shù)檔案或緊急項(xiàng)目的檔案，檔案管理部門可提前介入收集，確保檔案的完整性。3.在檔案收集過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)與各部門進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。四、技術(shù)檔案的整理與歸檔（一）整理1.檔案管理部門收到技術(shù)檔案后，應(yīng)按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類裝訂，編制目錄；對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立索引。2.整理過(guò)程中，應(yīng)檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)返回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.在整理檔案時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始風(fēng)貌，不得擅自涂改、損壞檔案內(nèi)容。（二）歸檔1.整理后的技術(shù)檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，存入專門的檔案庫(kù)房或電子存儲(chǔ)系統(tǒng)。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的實(shí)體安全。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案歸檔記錄，記錄檔案的名稱、編號(hào)、歸檔時(shí)間、保管期限等信息，便于查詢和管理。五、技術(shù)檔案的保管（一）保管期限1.技術(shù)檔案的保管期限根據(jù)其重要性和使用價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案包括公司的核心技術(shù)資料、重大項(xiàng)目檔案、涉及公司長(zhǎng)遠(yuǎn)利益的檔案等。長(zhǎng)期保管的檔案期限為[X]年，主要包括一般性的技術(shù)檔案、產(chǎn)品檔案等。短期保管的檔案期限為[X]年，如臨時(shí)性的技術(shù)文件、一次性的技術(shù)資料等。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間和保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否需要調(diào)整。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，提高檔案檢索效率。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，防止檔案丟失或損壞。借閱檔案時(shí)，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，按時(shí)歸還。六、技術(shù)檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等工作需要，可查閱、借閱技術(shù)檔案。2.外部單位因合作、交流等原因，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)技術(shù)檔案，但不得借閱。（二）利用程序1.內(nèi)部利用部門如需查閱或借閱技術(shù)檔案，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案查閱申請(qǐng)表》或《技術(shù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、用途等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門審核。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)。申請(qǐng)人憑批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到檔案管理部門查閱或借閱檔案。查閱檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案的安全和完整。借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。2.外部利用外部單位如需查閱公司技術(shù)檔案，應(yīng)提交正式的申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱的目的、范圍和時(shí)間等信息。申請(qǐng)函經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門與外部單位簽訂保密協(xié)議，并安排專人負(fù)責(zé)查閱工作。查閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，確保公司技術(shù)秘密的安全。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)建立技術(shù)檔案利用記錄，記錄利用檔案的部門、人員、時(shí)間、檔案名稱、編號(hào)等信息。利用記錄應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。七、技術(shù)檔案的保密與安全（一）保密措施1.公司所有涉及技術(shù)檔案管理的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)技術(shù)檔案的內(nèi)容予以保密。2.在檔案的形成、整理、保管、利用等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息的泄露。例如，對(duì)涉及公司核心技術(shù)的檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，對(duì)查閱和借閱檔案的人員進(jìn)行嚴(yán)格的身份驗(yàn)證等。3.與外部單位合作時(shí)，如需提供技術(shù)檔案，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)和傳輸進(jìn)行安全防護(hù)，防止病毒感染、黑客攻擊等安全事件的發(fā)生。八、技術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、重要性、使用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，提出鑒定意見。鑒定意見應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。（二）銷毀1.對(duì)于經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的技術(shù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息。3.銷毀方式可采用焚燒