位檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織位檔案的管理，確保位檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮位檔案在公司/組織運(yùn)營(yíng)、決策、人力資源管理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有與位相關(guān)的檔案管理工作，包括但不限于位設(shè)置、崗位職責(zé)、位人員信息、位變動(dòng)記錄等各類涉及位的文件資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保位檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：位檔案所記錄的信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀，如實(shí)反映位的實(shí)際情況。3.完整規(guī)范原則：保證位檔案內(nèi)容完整，分類科學(xué)，編號(hào)規(guī)范，便于查詢和使用。4.安全保密原則：采取有效措施確保位檔案的安全，防止信息泄露，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的位檔案嚴(yán)格保密。二、位檔案的內(nèi)容與分類（一）位基本信息檔案1.位名稱：記錄本公司/組織內(nèi)各個(gè)位的具體名稱，應(yīng)保持唯一性和規(guī)范性。2.位編號(hào)：為每個(gè)位設(shè)定唯一的編號(hào)，便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)遵循一定的編碼規(guī)則，例如按照部門類別、位層級(jí)等進(jìn)行編排。3.位所屬部門：明確位所在的具體部門，反映位的組織歸屬。4.位層級(jí)：確定位在公司/組織中的層級(jí)，如高層管理位、中層管理位、基層操作位等，有助于清晰界定位的職責(zé)和權(quán)限范圍。5.位設(shè)立時(shí)間：記錄位設(shè)立的具體日期，對(duì)于了解公司/組織的發(fā)展歷程和位演變具有重要意義。6.位撤銷時(shí)間：若位被撤銷，應(yīng)詳細(xì)記錄撤銷的日期，以便追溯和清理相關(guān)檔案。（二）崗位職責(zé)檔案1.崗位職責(zé)概述：對(duì)該位的主要工作職責(zé)進(jìn)行概括性描述，明確位的核心任務(wù)和工作重點(diǎn)。2.具體工作內(nèi)容：詳細(xì)列舉位承擔(dān)的各項(xiàng)具體工作任務(wù)，包括工作流程、操作規(guī)范、任務(wù)目標(biāo)等，確保每位員工清楚了解自己的工作職責(zé)。3.工作權(quán)限：明確位在職權(quán)范圍內(nèi)所擁有的權(quán)力，如決策權(quán)、審批權(quán)、資源調(diào)配權(quán)等，避免越權(quán)或權(quán)限不清的情況發(fā)生。4.工作關(guān)系：描述位與公司/組織內(nèi)其他部門、位之間的工作協(xié)作關(guān)系，包括對(duì)內(nèi)的溝通協(xié)調(diào)對(duì)象和對(duì)外的業(yè)務(wù)往來(lái)接口等。（三）位人員信息檔案1.現(xiàn)任在位人員信息姓名：記錄在位人員的姓名。性別：明確人員的性別。出生日期：記錄人員的出生年月日。學(xué)歷：填寫人員的最高學(xué)歷。專業(yè)：所學(xué)專業(yè)。入職時(shí)間：人員進(jìn)入本公司/組織在位工作的日期。離職時(shí)間：若人員已離職，記錄離職日期；在職人員此項(xiàng)為空。位變動(dòng)記錄：詳細(xì)記錄人員在位期間的位變動(dòng)情況，包括變動(dòng)時(shí)間、變動(dòng)原因、新位名稱等。2.歷任在位人員信息：對(duì)于曾經(jīng)在位工作過(guò)的人員，按照上述現(xiàn)任在位人員信息的格式進(jìn)行記錄，以便全面了解位人員的歷史情況。（四）位變動(dòng)檔案1.位設(shè)立變動(dòng)：記錄位設(shè)立時(shí)的相關(guān)變動(dòng)信息，如設(shè)立依據(jù)的調(diào)整、設(shè)立流程的變更等，以及變動(dòng)的時(shí)間和原因。2.位撤銷變動(dòng)：詳細(xì)說(shuō)明位撤銷的過(guò)程，包括撤銷的決策依據(jù)、通知相關(guān)人員的時(shí)間、后續(xù)工作安排等，同時(shí)記錄撤銷變動(dòng)的時(shí)間。3.位職責(zé)變動(dòng)：當(dāng)位的工作職責(zé)發(fā)生調(diào)整時(shí)，應(yīng)及時(shí)記錄變動(dòng)的內(nèi)容、變動(dòng)時(shí)間、變動(dòng)原因以及對(duì)相關(guān)工作流程和人員的影響等。4.位人員變動(dòng)：除上述在位人員信息檔案中記錄的位變動(dòng)記錄外，單獨(dú)設(shè)立位人員變動(dòng)檔案，詳細(xì)匯總和分析位人員的調(diào)入、調(diào)出、晉升、降職等變動(dòng)情況，為公司/組織的人力資源管理提供數(shù)據(jù)支持。（五）位考核檔案1.考核標(biāo)準(zhǔn)：明確針對(duì)該位制定的考核指標(biāo)、權(quán)重分配、評(píng)分細(xì)則等考核標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，確?？己说墓叫院涂陀^性。2.考核記錄：詳細(xì)記錄每位在位人員的考核成績(jī)、考核時(shí)間、考核評(píng)價(jià)等信息，作為人員績(jī)效評(píng)估和獎(jiǎng)懲的依據(jù)。3.考核結(jié)果應(yīng)用：記錄根據(jù)考核結(jié)果所采取的相應(yīng)措施，如晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、培訓(xùn)、調(diào)崗等，體現(xiàn)考核工作與公司/組織管理決策的緊密聯(lián)系。（六）位培訓(xùn)檔案1.培訓(xùn)需求分析：記錄針對(duì)位開(kāi)展的培訓(xùn)需求調(diào)研情況，包括位所需的知識(shí)、技能、能力分析，以及員工個(gè)人發(fā)展需求等。2.培訓(xùn)計(jì)劃：制定的位培訓(xùn)計(jì)劃，包括培訓(xùn)課程安排、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)師資來(lái)源等詳細(xì)信息。3.培訓(xùn)記錄：記錄每次培訓(xùn)的實(shí)際開(kāi)展情況，如培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、參與人員、培訓(xùn)效果評(píng)估等。4.培訓(xùn)效果評(píng)估：對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估的結(jié)果記錄，包括員工知識(shí)技能提升情況、工作績(jī)效改善情況等，為后續(xù)培訓(xùn)工作的改進(jìn)提供參考。三、位檔案的收集與整理（一）收集渠道1.人力資源部門：負(fù)責(zé)收集與位人員相關(guān)的各類信息，如招聘資料、員工檔案、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)記錄等。2.各部門：各部門應(yīng)及時(shí)將涉及本位的文件資料，如崗位職責(zé)調(diào)整通知、位設(shè)立或撤銷申請(qǐng)等，提交給檔案管理部門。3.其他相關(guān)部門：與位管理工作相關(guān)的其他部門，如財(cái)務(wù)部門提供的位成本核算資料、行政部門提供的位辦公設(shè)施配備信息等，也應(yīng)作為位檔案的收集來(lái)源。（二）收集要求1.及時(shí)收集：各相關(guān)部門和人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)將位檔案資料提交給檔案管理部門，確保檔案信息的時(shí)效性。2.完整準(zhǔn)確：收集的位檔案資料應(yīng)完整無(wú)缺，內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)遺漏或錯(cuò)誤信息。3.簽字確認(rèn)：對(duì)于重要的位檔案資料，提交部門或人員應(yīng)簽字確認(rèn)，以明確責(zé)任。（三）整理方法1.分類整理：按照本制度規(guī)定的位檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類，確保同類資料集中存放。2.編號(hào)編排：為每一份位檔案資料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)資料的類別、年份、順序等信息，便于快速查找和管理。3.目錄編制：為每一類位檔案編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包含資料名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息，方便查閱和核對(duì)。四位檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)：對(duì)于重要的原始紙質(zhì)位檔案資料，應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能。2.電子檔案存儲(chǔ)：將位檔案資料進(jìn)行電子化存儲(chǔ)，建立電子檔案庫(kù)。電子檔案應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)設(shè)置相應(yīng)的索引和檢索功能，便于快速查詢。3.備份存儲(chǔ)：對(duì)電子位檔案進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)可以選擇磁帶、光盤、移動(dòng)硬盤等，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管環(huán)境1.溫度濕度控制：檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。2.清潔衛(wèi)生：定期對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行清潔，防止灰塵、雜物等對(duì)檔案造成損害。3.安全防護(hù)：安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。（三）保管期限1.長(zhǎng)期保管：對(duì)于涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、重要決策依據(jù)、具有長(zhǎng)期參考價(jià)值的位檔案，應(yīng)進(jìn)行長(zhǎng)期保管，保管期限一般為[X]年。2.定期保管：其他一般性的位檔案，根據(jù)其重要程度和使用頻率，確定定期保管期限，如[X]年、[X]年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案清查1.定期清查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)位檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.不定期清查：根據(jù)公司/組織的實(shí)際情況，不定期對(duì)位檔案進(jìn)行局部清查，如在重要業(yè)務(wù)活動(dòng)前后、檔案管理系統(tǒng)升級(jí)后等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。3.清查記錄：對(duì)每次檔案清查的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括清查時(shí)間、清查人員、清查范圍、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理結(jié)果等，形成清查報(bào)告存檔。五、位檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司高層管理人員：因工作需要，有權(quán)查閱公司/組織內(nèi)所有位檔案資料。相關(guān)部門負(fù)責(zé)人：在其職責(zé)范圍內(nèi)，可查閱與本位相關(guān)的位檔案資料，如崗位職責(zé)、位人員信息、位變動(dòng)記錄等。人力資源部門工作人員：根據(jù)工作需要，可查閱各類位檔案資料，但應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，僅限于工作用途。其他經(jīng)授權(quán)人員：經(jīng)過(guò)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，其他人員在特定情況下也可查閱相關(guān)位檔案資料。2.外部查閱：原則上不允許外部人員查閱位檔案資料。如因特殊原因確需查閱，須經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，同時(shí)對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督。（二）查閱流程1.內(nèi)部查閱流程申請(qǐng)：查閱人員填寫《位檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。審批：部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)內(nèi)容，審核其查閱權(quán)限和必要性，簽署審批意見(jiàn)。查閱：經(jīng)審批通過(guò)后，查閱人員持申請(qǐng)表到檔案管理部門進(jìn)行查閱。檔案管理部門工作人員應(yīng)按照規(guī)定提供相應(yīng)的位檔案資料，并做好查閱記錄。歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將位檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理部門工作人員核對(duì)無(wú)誤后，在申請(qǐng)表上注明歸還情況。2.外部查閱流程申請(qǐng)：由公司/組織相關(guān)部門向外部查閱人員發(fā)出《位檔案查閱申請(qǐng)函》，說(shuō)明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等，并提交公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。審批：高層領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，將申請(qǐng)函及審批意見(jiàn)反饋給外部查閱人員，并告知其查閱應(yīng)遵守的規(guī)定和要求。查閱：外部查閱人員在公司/組織指定的地點(diǎn)和時(shí)間進(jìn)行查閱，檔案管理部門應(yīng)安排專人在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱過(guò)程規(guī)范、安全。歸還：查閱結(jié)束后，外部查閱人員應(yīng)將查閱的位檔案資料全部歸還公司/組織，并簽署保密承諾書。（三）使用規(guī)定1.僅限工作用途：查閱人員查閱位檔案資料應(yīng)僅限于工作需要，不得將檔案資料用于其他非工作目的。2.不得擅自復(fù)制：未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人員不得擅自復(fù)制位檔案資料。如確需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。3.保密要求：查閱人員應(yīng)對(duì)查閱過(guò)程中知悉的公司/組織機(jī)密信息嚴(yán)格保密，不得泄露給任何第三方。如因違反保密規(guī)定造成公司/組織損失的，將依法追究其責(zé)任。六、位檔案的保密與安全（一）保密措施1.人員保密培訓(xùn)：對(duì)涉及位檔案管理工作的人員進(jìn)行定期保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和保密技能，明確保密責(zé)任。2.保密協(xié)議簽訂：與接觸位檔案資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)保密工作的約束。3.檔案密級(jí)標(biāo)識(shí)：根據(jù)位檔案資料的敏感程度，確定相應(yīng)的密級(jí)，如絕密、機(jī)密、秘密等，并在檔案資料上進(jìn)行明顯標(biāo)識(shí)，以便采取不同的保密措施。4.限制訪問(wèn)權(quán)限：通過(guò)檔案管理系統(tǒng)或其他技術(shù)手段，對(duì)不同密級(jí)的位檔案設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)特定密級(jí)的檔案資料。（二）安全管理1.防火防盜：檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)配備必要的防火、防盜設(shè)施，如滅火器、防盜門、防盜窗等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施完好有效。2.數(shù)據(jù)安全：加強(qiáng)對(duì)電子位檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、病毒防護(hù)、定期備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露或被篡改。3.應(yīng)急處理：制定位檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊等緊急情況下的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工，確保能夠及時(shí)有效地應(yīng)對(duì)突發(fā)安全事件，最大限度地減少損失。七、位檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿：對(duì)于已達(dá)到保管期限且經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的位檔案，可進(jìn)行銷毀處理。2.內(nèi)容失效：位檔案所記錄的信息已不再具有實(shí)際使用價(jià)值，如相關(guān)業(yè)務(wù)已停止、政策法規(guī)已變更等，可申請(qǐng)銷毀。3.其他特殊情況：因不可抗力等特殊原因?qū)е挛粰n案損壞、丟失，且無(wú)法恢復(fù)或補(bǔ)充的，經(jīng)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.鑒定申請(qǐng)：檔案管理部門定期對(duì)位檔案進(jìn)行清查和鑒定，對(duì)于符合銷毀條件的檔案，填寫《位檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、銷毀原因等信息，并提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批：公司/組織領(lǐng)導(dǎo)對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署審批意見(jiàn)。對(duì)于涉及重要信息或敏感資料的銷毀申請(qǐng)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)審批通過(guò)后，檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)位檔案的銷毀工作。銷毀方式可根據(jù)檔案的性質(zhì)和數(shù)量選擇合適的方法，如紙質(zhì)檔