重點(diǎn)檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司重點(diǎn)檔案的管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及重點(diǎn)檔案管理的所有部門、崗位及人員。重點(diǎn)檔案包括但不限于公司核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、商業(yè)機(jī)密文件、重要合同協(xié)議、技術(shù)研發(fā)資料、財(cái)務(wù)報(bào)表等具有較高保密價(jià)值的檔案。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和保密程度，實(shí)行分級分類管理，明確不同級別檔案的管理要求和權(quán)限。3.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案保密意識教育，完善保密措施，從源頭上防止檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。4.責(zé)任追究原則：對違反檔案保密制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、檔案分級與分類（一）檔案分級1.絕密級檔案：涉及公司核心商業(yè)機(jī)密、重大技術(shù)秘密、關(guān)鍵財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，一旦泄露將對公司造成極其嚴(yán)重的損失，如公司尚未公開的戰(zhàn)略規(guī)劃、核心算法、未發(fā)布的重要財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.機(jī)密級檔案：包含重要業(yè)務(wù)信息、關(guān)鍵技術(shù)文檔、重要合同協(xié)議等，泄露后可能對公司業(yè)務(wù)開展產(chǎn)生較大影響，如年度業(yè)務(wù)計(jì)劃、主要產(chǎn)品技術(shù)資料、重要合作項(xiàng)目合同等。3.秘密級檔案：涉及一般性業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理文件等，泄露后可能在一定程度上影響公司正常運(yùn)營，如部門工作計(jì)劃、一般性會議紀(jì)要等。（二）檔案分類1.業(yè)務(wù)類檔案：涵蓋公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的文件、資料，如市場調(diào)研報(bào)告、銷售合同、生產(chǎn)記錄等。2.技術(shù)類檔案：包括技術(shù)研發(fā)過程中的文檔、圖紙、專利資料等，如新產(chǎn)品研發(fā)方案、技術(shù)改進(jìn)報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)類檔案：涉及公司財(cái)務(wù)收支、預(yù)算決算、審計(jì)報(bào)告等相關(guān)文件，如年度財(cái)務(wù)預(yù)算表、審計(jì)工作底稿等。4.人事類檔案：包含員工個(gè)人信息、薪酬福利記錄、績效考核資料等，如員工入職登記表、薪資調(diào)整記錄等。5.行政類檔案：有關(guān)公司行政管理事務(wù)的文件，如辦公文件、會議紀(jì)要、規(guī)章制度等，如總經(jīng)理辦公會議紀(jì)要、公司考勤制度文件等。三、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中管理公司重點(diǎn)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全存儲和有效利用。3.定期對檔案進(jìn)行整理、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.組織開展檔案保密培訓(xùn)和宣傳教育活動，提高員工檔案保密意識。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案分級分類標(biāo)準(zhǔn)，對本部門形成的檔案進(jìn)行初步鑒定，確定檔案級別，并及時(shí)移交檔案管理部門。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，對涉及重點(diǎn)檔案的人員進(jìn)行保密教育，防止檔案信息泄露。4.在檔案利用過程中，履行必要的審批手續(xù)，確保檔案使用符合規(guī)定。（三）檔案使用人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度和使用規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案內(nèi)容。2.在使用檔案過程中，妥善保管檔案，不得遺失、損壞檔案。3.使用完畢后，及時(shí)歸還檔案管理部門，并辦理相關(guān)歸還手續(xù)。4.發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或安全隱患時(shí)，及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。四、檔案收集與歸檔（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，確保檔案形成后及時(shí)收集，避免檔案丟失或遺漏。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，符合檔案管理要求。3.對于電子檔案，應(yīng)確保其存儲格式的兼容性和可讀性，并進(jìn)行定期備份。（二）歸檔流程1.檔案形成部門對收集的檔案進(jìn)行初步整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，并編制檔案目錄。2.填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、級別、形成時(shí)間等信息，將檔案移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，審核無誤后辦理簽收手續(xù)，并將檔案歸入相應(yīng)類別和級別的檔案庫。五、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲蛀、防盜等安全設(shè)施。檔案應(yīng)分類存放，按照檔案級別設(shè)置不同的存放區(qū)域，便于管理和查找。2.電子檔案：采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行存儲，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進(jìn)行異地備份。電子檔案應(yīng)按照檔案分類和分級進(jìn)行存儲，建立電子檔案索引目錄，便于快速檢索。（二）保管措施1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、丟失等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對檔案庫房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)控和調(diào)節(jié)，保持適宜的存儲環(huán)境。3.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案庫房進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控。4.定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和清理，確保電子檔案的存儲設(shè)備正常運(yùn)行，數(shù)據(jù)完整可用。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱重點(diǎn)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、級別、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對于符合查閱規(guī)定的申請，安排專人陪同查閱，并限定查閱范圍和時(shí)間。3.查閱人員只能在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，檔案管理人員對查閱情況進(jìn)行記錄。（二）借閱規(guī)定1.確因工作需要借閱重點(diǎn)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、級別、借閱用途、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員需持有效證件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。檔案管理人員應(yīng)向借閱人員明確告知檔案的保密要求和歸還期限。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如遇特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或內(nèi)容泄露等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案傳遞與交換（一）內(nèi)部傳遞1.公司內(nèi)部各部門之間因工作需要傳遞重點(diǎn)檔案的，應(yīng)填寫《檔案傳遞申請表》，注明傳遞檔案的名稱、級別、傳遞原因、接收部門等信息。2.《檔案傳遞申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案形成部門通過專人或機(jī)要渠道將檔案傳遞至接收部門。傳遞過程中，應(yīng)確保檔案安全保密，避免檔案丟失或泄露。3.接收部門收到檔案后，應(yīng)在《檔案傳遞登記表》上簽字確認(rèn)，并及時(shí)將檔案歸檔或按照規(guī)定使用。（二）外部交換1.公司與外部單位進(jìn)行重點(diǎn)檔案交換的，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案信息安全。2.檔案交換前，應(yīng)填寫《檔案外部交換申請表》，詳細(xì)說明交換檔案的名稱、級別、交換單位、交換目的等信息，并提交相關(guān)部門審核。3.《檔案外部交換申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照保密協(xié)議的要求進(jìn)行檔案交換。交換過程中，應(yīng)采取必要的安全措施，如加密傳輸、專人護(hù)送等，防止檔案信息泄露。4.檔案交換結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對交換情況進(jìn)行記錄和總結(jié)，評估檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)的防范措施。八、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案保密監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)人員、審計(jì)人員等組成，負(fù)責(zé)對公司重點(diǎn)檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組定期召開會議，分析研究檔案保密工作中存在的問題，提出改進(jìn)措施。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行抽查，檢查檔案的收集、整理、歸檔、存儲、查閱、借閱等環(huán)節(jié)是否符合保密制度要求。3.各部門應(yīng)定期開展內(nèi)部自查，對本部門檔案保密工作進(jìn)行自我評估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告檔案管理部門。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案分級分類管理、檔案收集歸檔流程、檔案存儲保管措施、檔案查閱借閱規(guī)定等是否得到有效落實(shí)。2.檔案管理人員的保密意識和業(yè)務(wù)能力，是否熟悉檔案保密制度和操作規(guī)程，是否能夠正確履行檔案管理職責(zé)。3.檔案信息的安全狀況，包括檔案存儲設(shè)備的安全性、電子檔案的加密備份情況、檔案查閱借閱過程中的保密措施等是否到位。4.對違反檔案保密制度行為的處理情況，是否及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)行為，是否對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行了嚴(yán)肅處理。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)《檔案保密整改通知書》，明確整改要求和期限。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定詳細(xì)的整改方案，明確整改措施、責(zé)任人和整改時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并認(rèn)真組織實(shí)施。整改完成后，應(yīng)向檔案管理部門提交整改報(bào)告。3.檔案管理部門對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。對整改不力的部門和個(gè)人，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。九、檔案保密培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案保密培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理工作需要適時(shí)調(diào)整。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國家有關(guān)檔案保密法律法規(guī)、公司檔案保密制度、檔案管理業(yè)務(wù)知識、保密意識教育等。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.定期組織檔案保密培訓(xùn)活動，培訓(xùn)對象包括公司全體員工、新入職員工、涉及重點(diǎn)檔案管理的崗位人員等。培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、案例分析、實(shí)地演示等多種形式，提高培訓(xùn)效果。2.邀請檔案管理專家、法律專業(yè)人士等進(jìn)行專題講座，解讀檔案保密法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，分享檔案保密工作經(jīng)驗(yàn)和案例。3.對新入職員工進(jìn)行檔案保密基礎(chǔ)知識培訓(xùn)，使其了解公司檔案保密制度和基本要求，樹立保密意識。對涉及重點(diǎn)檔案管理的崗位人員進(jìn)行針對性培訓(xùn)，提高其檔案管理業(yè)務(wù)能力和保密技能。（三）教育效果評估1.建立檔案保密培訓(xùn)教育效果評估機(jī)制，通過考試、撰寫心得體會、實(shí)際操作等方式對培訓(xùn)對象的學(xué)習(xí)成果進(jìn)行評估。2.根據(jù)評估結(jié)果，分析培訓(xùn)教育中存在的問題和不足，及時(shí)調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容和方式，提高培訓(xùn)教育的針對性和實(shí)效性。3.將檔案保密培訓(xùn)教育情況納入員工績效考核體系，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎勵，對未達(dá)到培訓(xùn)要求的員工進(jìn)行補(bǔ)考或再次培訓(xùn)，確保員工具備必要的檔案保密知識和技能。十、檔案保密責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因故意或重大過失導(dǎo)致重點(diǎn)檔案信息泄露、篡改、丟失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的保密責(zé)任。2.對于違反檔案查閱、借閱、傳遞等規(guī)定，擅自擴(kuò)大檔案使用范圍、泄露檔案內(nèi)容的人員，應(yīng)追究其責(zé)任。3.檔案管理部門工作人員因工作失誤，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)漏洞，造成檔案信息安全隱患的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對于違反檔案保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、記大過、降職、撤職、解除勞動合同等處分。2.對泄露公司商業(yè)機(jī)密、給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，依法追究其法律責(zé)任，并要求其賠償公司因此遭受的全部損失。3.構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。（三）責(zé)任追究程序