醫(yī)院法治檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院法治檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益，促進(jìn)依法執(zhí)業(yè)，依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各部門(mén)、科室在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的法治檔案。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及檔案管理相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，全面反映醫(yī)院法治工作實(shí)際情況。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）醫(yī)院法治檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立醫(yī)院法治檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，各相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院法治檔案管理工作規(guī)劃和制度。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)醫(yī)院法治檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。3.監(jiān)督檢查醫(yī)院法治檔案管理工作的落實(shí)情況，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。（二）檔案管理部門(mén)醫(yī)院設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專業(yè)檔案管理人員，負(fù)責(zé)醫(yī)院法治檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門(mén)職責(zé)如下：1.制定和完善醫(yī)院法治檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院法治檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立醫(yī)院法治檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對(duì)醫(yī)院法治檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為醫(yī)院法治工作決策提供參考依據(jù)。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案實(shí)體安全。6.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高醫(yī)院檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。（三）各部門(mén)、科室職責(zé)1.各部門(mén)、科室負(fù)責(zé)人為本部門(mén)、科室法治檔案管理工作第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)、科室法治檔案的收集、整理和移交工作。2.各部門(mén)、科室指定專人負(fù)責(zé)法治檔案的日常管理，按照檔案管理部門(mén)要求及時(shí)將檔案材料移交至檔案管理部門(mén)，并配合檔案管理部門(mén)做好檔案管理相關(guān)工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.醫(yī)院與外部簽訂的各類合同、協(xié)議、合作意向書(shū)等法律文件。包括醫(yī)療服務(wù)合同、藥品采購(gòu)合同、設(shè)備租賃合同、科研合作協(xié)議等。2.醫(yī)院內(nèi)部制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、規(guī)范性文件及相關(guān)會(huì)議紀(jì)要。如醫(yī)院章程、醫(yī)療質(zhì)量管理規(guī)定、財(cái)務(wù)管理制度、人事管理制度等。3.醫(yī)院涉及的各類訴訟、仲裁案件材料。包括起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)等。4.醫(yī)院接受政府部門(mén)監(jiān)督檢查、行政處罰等相關(guān)文件。如衛(wèi)生行政部門(mén)的檢查通知、整改意見(jiàn)書(shū)、行政處罰決定書(shū)等。5.醫(yī)院開(kāi)展法治宣傳教育活動(dòng)形成的文件、資料。如宣傳海報(bào)、宣傳手冊(cè)、培訓(xùn)教材、活動(dòng)記錄等。6.醫(yī)院法律顧問(wèn)出具的法律意見(jiàn)書(shū)、律師函等法律文件。7.其他與醫(yī)院法治工作相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)、科室應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集整理，確保檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案材料應(yīng)原件齊全，如有復(fù)印件需注明出處，并與原件核對(duì)一致。3.對(duì)于重要的法律文件，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。4.各部門(mén)、科室在收集檔案材料過(guò)程中，應(yīng)做好登記工作，記錄文件名稱、文號(hào)、形成時(shí)間、來(lái)源、保管期限等信息。（三）收集流程1.各部門(mén)、科室指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，定期對(duì)本部門(mén)、科室形成的檔案材料進(jìn)行清理和分類。2.對(duì)于符合收集范圍的檔案材料，收集人員應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除無(wú)關(guān)材料，確保檔案材料的質(zhì)量。3.收集人員將整理好的檔案材料按照檔案管理部門(mén)要求的格式和內(nèi)容填寫(xiě)移交清單，一式兩份，一份隨檔案材料移交檔案管理部門(mén)，一份留存本部門(mén)、科室備查。4.檔案管理部門(mén)收到移交的檔案材料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)、科室溝通解決。核對(duì)無(wú)誤后，在移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案材料納入醫(yī)院法治檔案管理體系。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.按照檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行整理，確保整理質(zhì)量。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。醫(yī)院法治檔案可分為合同協(xié)議類、規(guī)章制度類、訴訟仲裁類、監(jiān)督檢查類、法治宣傳類、法律意見(jiàn)類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和管理。編號(hào)可采用年度流水號(hào)或分類流水號(hào)等方式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、文號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、密級(jí)等信息。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查詢和使用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行托裱或折疊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。（三）整理流程1.檔案管理部門(mén)收到移交的檔案材料后，按照整理原則和方法進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.在整理過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案材料存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)、科室溝通核實(shí)，確保檔案材料的真實(shí)性和完整性。3.整理完成后，將檔案材料按照分類順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案類別、編號(hào)、起止日期等信息。4.在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)按照檔案類別和編號(hào)順序排列檔案盒，建立檔案存放索引，便于檔案的查找和管理。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案實(shí)體安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、防盜門(mén)窗等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.醫(yī)院法治檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照整理要求進(jìn)行裝訂、編目，裝入檔案盒后存放在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。2.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止檔案信息泄露。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。（三）保管期限1.醫(yī)院法治檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要程度和實(shí)際利用價(jià)值確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括醫(yī)院章程、重大合同協(xié)議、涉及醫(yī)院重大權(quán)益的訴訟仲裁案件材料、醫(yī)院接受政府部門(mén)重大監(jiān)督檢查和行政處罰文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為30年，包括一般合同協(xié)議、規(guī)章制度、法治宣傳教育活動(dòng)重要文件等。4.短期保管的檔案期限為10年，包括一般性文件材料、日常工作中形成的法律文件等。5.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。鑒定工作應(yīng)由醫(yī)院法治檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織，檔案管理部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)及法律顧問(wèn)等人員參加。經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案利用（一）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部各部門(mén)、科室因工作需要查閱、借閱法治檔案。2.醫(yī)院法律顧問(wèn)因提供法律服務(wù)需要查閱、借閱法治檔案。3.政府部門(mén)、司法機(jī)關(guān)等因工作需要依法查閱醫(yī)院法治檔案。4.其他經(jīng)醫(yī)院批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因工作需要查閱、借閱法治檔案。（二）利用要求1.查閱、借閱法治檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息，并經(jīng)所在部門(mén)、科室負(fù)責(zé)人簽字同意，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱、借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、撕毀等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)。4.查閱、借閱檔案期限屆滿后，查閱、借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用流程1.查閱、借閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，提交所在部門(mén)、科室負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將申請(qǐng)表報(bào)送檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容和檔案管理規(guī)定進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后在申請(qǐng)表上簽字。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，安排專人負(fù)責(zé)查找、提取檔案，并將檔案提供給查閱、借閱人員。4.查閱、借閱人員在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱、借閱檔案，查閱、借閱過(guò)程中應(yīng)遵守檔案利用要求。5.查閱、借閱期限屆滿后，查閱、借閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將檔案歸還原位。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立醫(yī)院法治檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)醫(yī)院法治檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)：建立醫(yī)院法治檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備檔案檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能。3.系統(tǒng)功能模塊：包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定銷(xiāo)毀等業(yè)務(wù)流程管理模塊，以及用戶權(quán)限管理、日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等輔助功能模塊。4.安全管理：采取安全防護(hù)措施，保障檔案信息化管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：檔案管理部門(mén)組織對(duì)醫(yī)院法治檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描過(guò)程中應(yīng)確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化質(zhì)量要求。掃描完成后，對(duì)電子檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，形成完整的電子檔案。2.數(shù)據(jù)錄入：將數(shù)字化檔案信息按照檔案管理系統(tǒng)要求錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，錄入過(guò)程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案信息，確保錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.系統(tǒng)上線運(yùn)行：檔案信息化管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完成后，進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試和試運(yùn)行，確保系統(tǒng)功能正常、運(yùn)行穩(wěn)定。試運(yùn)行結(jié)束后，正式上線運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院法治檔案的信息化管理。4.系統(tǒng)維護(hù)與更新：定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，包括系統(tǒng)軟件升級(jí)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全漏洞修復(fù)等工作，確保系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行。八、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.醫(yī)院法治檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)醫(yī)院法治檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管安全情況、檔案利用服務(wù)水平等。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)、科室法治檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。3.在監(jiān)督檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)違反檔案管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)責(zé)令改正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（二）考核評(píng)價(jià)