非標(biāo)準(zhǔn)檔案制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織非標(biāo)準(zhǔn)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)形成的各類非標(biāo)準(zhǔn)檔案，包括但不限于項目文件、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)資料、會議紀(jì)要、人事檔案等，但不包括已納入國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理體系的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：非標(biāo)準(zhǔn)檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：保證檔案的齊全完整，涵蓋公司/組織運營過程中的各個方面和環(huán)節(jié)。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)非標(biāo)準(zhǔn)檔案的日常管理工作。（二）主要職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和修訂非標(biāo)準(zhǔn)檔案管理制度，確保制度的科學(xué)性和有效性。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司/組織各部門形成的非標(biāo)準(zhǔn)檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等工作，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化。3.檔案保管：提供安全、適宜的檔案保管環(huán)境，確保檔案的實體安全，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。4.檔案檢索與利用：建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。按照規(guī)定為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好登記和記錄。5.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.檔案信息化管理：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入電子系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。7.監(jiān)督與指導(dǎo)：對公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保各部門檔案管理工作符合本制度要求。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目文件：包括項目立項報告、可行性研究報告、項目計劃、項目實施過程中的各類文件、項目驗收報告等。2.業(yè)務(wù)合同：涵蓋公司/組織簽訂的各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等。3.技術(shù)資料：如技術(shù)研發(fā)文檔、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。4.會議紀(jì)要：公司/組織各類會議形成的紀(jì)要文件。5.人事檔案：員工個人的入職資料、履歷、考核記錄、獎懲情況等。6.其他文件：公司/組織在運營過程中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件，如財務(wù)報表、審計報告、宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地移交至檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、剪裁、損毀。3.對于重要檔案或電子檔案，應(yīng)同時收集紙質(zhì)版和電子版，確保檔案信息的一致性和完整性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類，可分為項目類、業(yè)務(wù)類、技術(shù)類、行政類、人事類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分二級類目。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的識別和管理。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合的方式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在適宜范圍內(nèi)（一般為14℃24℃），相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。2.對不同類型和保管期限的檔案，應(yīng)分類存放，并在裝具上標(biāo)明檔案類別、編號等信息。（三）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要性、時效性和歷史價值等因素，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。2.具體檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：永久保管：涉及公司/組織核心機密、重大歷史事件、重要權(quán)益憑證等檔案。長期保管：對公司/組織發(fā)展具有重要參考價值、在一定時期內(nèi)仍需查考利用的檔案。短期保管：在較短時間內(nèi)具有查考價值、保管期限屆滿后可銷毀的檔案。（四）檔案保管措施1.建立檔案出入庫登記制度，詳細(xì)記錄檔案的出入庫時間、檔案名稱、數(shù)量、借閱人等信息。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，核對檔案數(shù)量、編號、保管狀況等，確保檔案賬實相符。3.對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.加強對檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，防止檔案丟失或損壞。五、檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.建立紙質(zhì)檔案目錄和電子檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查找和利用。2.電子檔案檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索。（二）利用流程1.申請：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱檔案名稱、數(shù)量等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.審批：檔案管理部門收到查閱申請表后，對申請進(jìn)行審核，對于涉及重要機密或需特殊審批的檔案，應(yīng)報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照規(guī)定為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱時間、查閱人、檔案名稱等信息。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對檔案數(shù)量和完整性后，在檔案查閱登記簿上注明歸還時間。（三）利用限制1.涉及公司/組織機密的檔案僅限經(jīng)授權(quán)人員查閱，查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.根據(jù)檔案保管期限和利用規(guī)定，對部分檔案的利用進(jìn)行限制，如短期保管檔案的查閱范圍可能相對較窄。3.未經(jīng)檔案管理部門同意，任何人不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案是否仍具有查考利用價值，并考慮檔案的歷史意義、法律憑證作用等因素。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，列出擬鑒定檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬鑒定檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見。3.對鑒定為銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方法1.采用符合環(huán)保要求的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的非標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，為公司/組織決策提供有力支持。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將紙質(zhì)檔案和電子檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，方便快速查找所需檔案信息。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。4.借閱管理：實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，記錄借閱情況。5.統(tǒng)計分析：對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.采取數(shù)據(jù)備份、加密等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的位置。2.加強信息化系統(tǒng)的維護(hù)和管理，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題，保證系統(tǒng)的正常運行。3.建立數(shù)據(jù)安全審計