職工檔案安全制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司職工檔案管理，確保職工檔案的安全與完整，維護(hù)職工的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體職工檔案的管理，包括在職職工、離職職工以及退休職工的檔案。（三）基本原則1.真實性原則：職工檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映職工的個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：職工檔案應(yīng)包含職工從參加工作至今的各類材料，確保檔案資料的全面性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對職工檔案中的個人隱私信息予以保密，防止檔案信息泄露。4.安全性原則：采取有效措施確保職工檔案的實體安全，防止檔案損壞、丟失、篡改等情況發(fā)生。二、檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善職工檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)職工檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)對職工檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。4.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決職工檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)職工檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.負(fù)責(zé)職工檔案的保管工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管制度，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)按照規(guī)定為有關(guān)部門和人員提供檔案查閱服務(wù)，嚴(yán)格履行查閱登記手續(xù)，確保檔案信息的安全。5.負(fù)責(zé)對職工檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時向上級匯報，并提出改進(jìn)建議。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門職工檔案材料的收集、整理和移交工作，確保檔案材料的及時、準(zhǔn)確和完整。2.配合人力資源部門做好職工檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案材料。3.負(fù)責(zé)對本部門職工檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.職工履歷材料：包括職工的個人基本情況登記表、學(xué)歷學(xué)位證書、工作經(jīng)歷證明等。2.自傳材料：職工撰寫的自傳、思想總結(jié)等。3.鑒定、考核、考察材料：包括職工的年度考核表、工作鑒定、晉升考察材料等。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：包括學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書等。5.政審材料：包括職工的政治歷史情況審查表、入黨入團(tuán)志愿書等。6.黨團(tuán)材料：包括職工的入黨申請書、思想?yún)R報、團(tuán)組織關(guān)系證明等。7.獎勵材料：包括職工獲得的各類榮譽(yù)證書、獎勵決定等。8.處分材料：包括職工受到的黨紀(jì)政紀(jì)處分決定、解除處分證明等。9.工資、任免、出國（境）等材料：包括職工的工資變動審批表、職務(wù)任免通知、出國（境）審批表等。10.其他可供組織參考的材料：如職工的健康體檢報告、勞動合同等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門職工檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、準(zhǔn)確和完整。2.檔案材料應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，不得使用圓珠筆、鉛筆書寫。3.檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的類別和順序進(jìn)行整理，不得隨意堆放或丟失。4.對于重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份或數(shù)字化處理，以便長期保存和查閱。（三）檔案整理方法1.分類：按照檔案材料的類別和性質(zhì)，將職工檔案分為履歷類、自傳類、鑒定考核類、學(xué)歷學(xué)位培訓(xùn)類、政審類、黨團(tuán)類、獎勵類、處分類、工資任免出國（境）類等十大類。2.編號：為每一份檔案材料編制唯一的編號，編號應(yīng)按照類別和順序進(jìn)行編排，便于查找和管理。3.裝訂：將整理好的檔案材料按照編號順序進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得使用金屬裝訂物。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案材料的編號、名稱、日期、來源等信息，便于查閱和核對。四、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放職工檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥品等，保證檔案庫房的環(huán)境符合要求。（二）保管方式1.職工檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和順序進(jìn)行排列存放，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案的數(shù)量和內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）保管期限1.職工檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括職工的履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位培訓(xùn)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料等；長期保管的檔案主要包括職工的工資任免出國（境）材料等；短期保管的檔案主要包括職工的其他可供組織參考的材料等。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的保管期限對檔案進(jìn)行分類存放，并定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保檔案信息的安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱職工檔案，應(yīng)填寫《職工檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門審批。人力資源部門應(yīng)根據(jù)查閱目的和范圍，確定是否同意查閱，并指定專人陪同查閱。2.外部單位查閱職工檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人的有效身份證件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報人力資源部門審批。人力資源部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱，并嚴(yán)格控制查閱范圍和時間。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)在檔案管理人員的陪同下，到檔案庫房查閱檔案。查閱人不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、抽取、撤換、損壞檔案材料。2.查閱人查閱檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《職工檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量和內(nèi)容，確保檔案的安全和完整。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員借閱職工檔案，應(yīng)填寫《職工檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門審批。人力資源部門應(yīng)根據(jù)借閱目的和期限，確定是否同意借閱，并辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱職工檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人的有效身份證件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報人力資源部門審批。人力資源部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行借閱，并嚴(yán)格控制借閱期限和范圍。（四）借閱程序1.借閱人應(yīng)在檔案管理人員的陪同下，到檔案庫房辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)應(yīng)包括填寫《職工檔案借閱登記表》、簽訂《職工檔案借閱承諾書》等。2.在借閱期限內(nèi)，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)人力資源部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。3.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量和內(nèi)容，確保檔案的安全和完整。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對職工檔案中的個人隱私信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案庫房鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù)，對查閱、借閱的檔案內(nèi)容進(jìn)行保密，不得向無關(guān)人員透露。（二）安全措施1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。如發(fā)現(xiàn)檔案庫房存在安全問題，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份或數(shù)字化處理，并存儲在安全的地方。備份或數(shù)字化處理的檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步更新，確保檔案信息的一致性和完整性。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.通過建立職工檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)職工檔案的電子化存儲、檢索、查閱、借閱等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.利用信息化手段，加強(qiáng)對職工檔案信息的安全管理，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)根據(jù)實際情況，選擇合適的職工檔案信息化管理系統(tǒng)，并進(jìn)行系統(tǒng)的定制開發(fā)和部署。2.職工檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檔案檢索、檔案借閱、檔案統(tǒng)計、檔案安全管理等功能，滿足公司檔案管理工作的需要。3.在職工檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)過程中，應(yīng)注重系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，采取必要的安全防護(hù)措施，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）檔案數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，將職工檔案材料錄入到職工檔案信息化管理系統(tǒng)中，并進(jìn)行審核和校對，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對職工檔案信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時刪除過期或無效的檔案數(shù)據(jù)，保證檔案數(shù)據(jù)與實際情況相符。（四）檔案信息安全管理1.加強(qiáng)對職工檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制用戶對檔案信息的訪問范圍和操作權(quán)限。2.采取數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密、防火墻、入侵檢測等安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露、丟失、篡改等情況發(fā)生。3.定期對職工檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)存在的安全問題。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司的實際情況，對職工檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，人力資源部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)組織和領(lǐng)導(dǎo)公司的檔案鑒定工作。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)檔案鑒定工作小組，由檔案管理人員和相關(guān)部門人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)具體實施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，對職工檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的保管期限。2.對于保管期限已滿的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的價值和利用情況，提出鑒定意見，報檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)根據(jù)檔案鑒定工作小組的鑒定意見，做出銷毀或繼續(xù)保管的決定。（四）銷毀程序1.對于決定銷毀的檔案，檔案管