檔案室制度板一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有效支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善檔案管理工作細(xì)則。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率。4.開展檔案利用服務(wù)工作，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司決策提供參考依據(jù)。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。6.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至檔案室。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常事務(wù)，確保檔案的及時(shí)歸檔和安全保管。3.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。4.對(duì)本部門形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性，并按照要求定期向檔案室移交電子檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)錄入和更新檔案信息，提高檔案檢索和利用效率。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案利用登記和跟蹤服務(wù)工作，確保檔案的安全使用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題，確保檔案的完整和安全。6.積極參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料。3.合同管理各類業(yè)務(wù)合同，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同等。合同簽訂過程中的相關(guān)文件，如合同審批表、招投標(biāo)文件、談判記錄等。4.財(cái)務(wù)管理會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案。財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等相關(guān)文件。5.人力資源管理員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等方面的文件材料。員工檔案，包括個(gè)人簡歷、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績效考核表等。6.項(xiàng)目管理項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)等文件。項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件，如項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、變更記錄等。7.行政管理公司會(huì)議紀(jì)要、工作簡報(bào)、大事記等文件。公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)、接待等活動(dòng)中形成的文件材料。8.科技研發(fā)科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書及批復(fù)文件。科研項(xiàng)目研究報(bào)告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等文件?？蒲谐晒b定文件、專利申請(qǐng)文件等。9.市場營銷市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料等?？蛻粜畔n案，包括客戶基本資料、交易記錄、客戶反饋等。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料，如公司榮譽(yù)證書、獲獎(jiǎng)文件、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.對(duì)收集到的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定進(jìn)行收集，確保電子文件格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。4.檔案收集過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案材料存在缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。3.對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檢索工具，便于快速查找和利用檔案。（四）整理方法1.分類按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類、項(xiàng)目管理類、科技研發(fā)類、市場營銷類等若干類別。在每個(gè)類別下，再根據(jù)檔案的形成時(shí)間、保管期限等進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。檔案編號(hào)可采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的形式，如“2023XM001”，其中“2023”表示年度，“XM”表示項(xiàng)目管理類檔案類別代碼，“001”表示該類別下的流水號(hào)。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、責(zé)任者等項(xiàng)目。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，以便于查詢和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交至檔案室。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照檔案整理要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息。3.將整理好的檔案及檔案移交清單一并移交至檔案室，雙方辦理交接手續(xù)，簽字確認(rèn)。（三）保管期限1.永久保管公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的重要文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。公司年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等重要財(cái)務(wù)文件。公司重大項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)等文件。公司重要的會(huì)議紀(jì)要、工作簡報(bào)、大事記等文件。公司榮譽(yù)證書、獲獎(jiǎng)文件等具有重要?dú)v史價(jià)值和紀(jì)念意義的文件。2.定期保管定期保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年等。一般的行政管理文件、業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)憑證等檔案，保管期限為[X]年。一般性的項(xiàng)目文件、市場營銷文件等，保管期限為[X]年。員工培訓(xùn)記錄、績效考核表等人力資源管理文件，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找和利用。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。清查和盤點(diǎn)工作每年至少進(jìn)行一次。5.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱公司員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。檔案室管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.外部查閱因工作需要，外單位人員查閱公司檔案，應(yīng)提前與公司相關(guān)部門聯(lián)系，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。外單位查閱人員應(yīng)持單位介紹信和有效身份證件，到檔案室辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，檔案室管理人員應(yīng)全程陪同，并按照規(guī)定提供檔案資料。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，并將檔案資料歸還檔案室。（二）借閱規(guī)定1.內(nèi)部借閱公司員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案室。檔案室管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。2.外部借閱因特殊情況，外單位人員需要借閱公司檔案，應(yīng)提前與公司相關(guān)部門聯(lián)系，并提交詳細(xì)的借閱申請(qǐng)報(bào)告，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。外單位借閱人員應(yīng)持單位介紹信和有效身份證件，與公司簽訂《檔案借閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，外單位借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密協(xié)議，不得將檔案泄露給第三方。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案室。檔案室管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與外單位聯(lián)系，并追究相關(guān)責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否仍具有保存價(jià)值，是否與公司當(dāng)前業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)。2.檔案的保管期限是否已滿，是否符合國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度的要求。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在缺失、損壞、篡改等情況。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.鑒定小組對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》。3.對(duì)于確定已無保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。4.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。（五）銷毀規(guī)定1.檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過程的安全和保密。2.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清單》應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料，妥善保存[規(guī)定年限]。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，滿足公司檔案管理工作的實(shí)際需求。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。掃描后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和利用。3.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，對(duì)不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。4.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子檔案管理1.電子檔案的形成、收集、整理、歸檔等工作應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定進(jìn)行，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案文件夾結(jié)構(gòu)，并按照檔案編號(hào)