法院檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強法院檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在法院審判工作及其他各項工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本院檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)全院檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映本院各項工作活動的真實情況，保持檔案的原始性和完整性，不得對檔案進行涂改、偽造、損毀等行為。3.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案查閱和利用的效率，為本院審判工作及其他各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本院設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責(zé)全院檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本院檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)接收、收集、整理、保管本院各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.負責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.加強檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。7.開展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作，提高全院干警的檔案意識和檔案管理水平。8.積極提供檔案利用服務(wù)，為本院審判工作及其他各項工作提供檔案支持，依法依規(guī)做好檔案查閱、借閱等工作。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案包括本院在各項工作活動中形成的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會議文件、請示報告、批復(fù)等各類文書材料。2.審判檔案涵蓋各類案件的立案、審理、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)形成的訴訟文書、證據(jù)材料、裁判文書等。3.人事檔案本院工作人員的履歷、考核、任免、獎懲、工資、職稱等方面的文件材料。4.財務(wù)檔案財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)收支活動中形成的檔案。5.基建檔案本院基本建設(shè)項目從規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收等全過程形成的文件材料。6.設(shè)備檔案本院購置的各類設(shè)備的采購合同、說明書、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄等文件材料。7.聲像檔案本院在工作活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.電子檔案以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、信息等，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件、審判流程管理系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的各類檔案，并定期向檔案管理部門移交。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的完整性，不得遺漏重要文件。對破損、褪色的文件應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。3.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，使用耐久性強的書寫材料和載體。（三）檔案整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限（永久、長期、短期）機構(gòu)（問題）分類法進行整理。將每年形成的文書檔案，先按保管期限分開，再按機構(gòu)（問題）進行分類，最后進行排列、編號、編目等。2.審判檔案整理按照案件類別、審級、年度順序進行整理。將同一案件的各類訴訟文書、證據(jù)材料等按照一定順序排列，編立案卷號，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等。3.人事檔案整理按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對人事檔案材料進行分類、排序、編目等整理工作，確保人事檔案的規(guī)范管理。4.財務(wù)檔案整理按照會計檔案管理辦法，對財務(wù)檔案進行分類整理，如按年度將會計憑證、賬簿、報表等分別裝訂成冊，編定檔號，填寫封面、目錄等。5.基建檔案整理按照工程項目的建設(shè)階段，將基建檔案分為項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、竣工文件等類別，分別進行整理歸檔。6.設(shè)備檔案整理按照設(shè)備的型號、購置時間等順序，將設(shè)備檔案材料進行整理，包括設(shè)備的說明書、合同、安裝調(diào)試記錄等，建立設(shè)備檔案目錄。7.聲像檔案整理對照片檔案應(yīng)注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息；對錄音、錄像檔案應(yīng)編寫文字說明，注明錄制時間、內(nèi)容、錄制人等，按照一定順序進行整理歸檔。8.電子檔案整理按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的有序存儲和有效利用。同時，對電子檔案應(yīng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.本院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等，定期對庫房設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護，保證其正常運行。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，方便快速定位檔案。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行異地備份。定期對電子檔案進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。3.聲像檔案應(yīng)根據(jù)其載體形式進行妥善保管，如照片應(yīng)沖印或掃描后分類存放，錄音、錄像帶應(yīng)存放在防潮、防塵的盒帶中，并注明相關(guān)信息。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。永久保管的文書檔案主要包括：本院制定的重要規(guī)章制度、年度工作計劃和總結(jié)、機構(gòu)演變和人事任免文件、重要會議紀要、請示報告的批復(fù)等。長期保管的文書檔案主要包括：一般性的業(yè)務(wù)文件、重要業(yè)務(wù)活動的文件材料、階段性的工作總結(jié)等。短期保管的文書檔案主要包括：一般性的事務(wù)性文件、臨時性的工作材料等。2.審判檔案的保管期限按照相關(guān)法律法規(guī)和司法解釋的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，訴訟檔案應(yīng)長期保管，執(zhí)行檔案根據(jù)實際情況確定保管期限。3.人事檔案、財務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案等其他門類檔案的保管期限，按照國家有關(guān)規(guī)定和本院實際情況確定。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，對重點檔案和易損檔案應(yīng)增加檢查次數(shù)。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、整理質(zhì)量、利用情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，如對破損檔案進行修復(fù)、對霉變檔案進行消毒處理等。3.建立檔案檢查記錄制度，對每次檢查的時間、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等進行詳細記錄，并存檔備查。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織本院成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管檔案工作的院領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)對本院檔案的鑒定工作進行組織領(lǐng)導(dǎo)和審核把關(guān)。（二）檔案鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合檔案的內(nèi)容、重要程度、歷史價值等因素，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。3.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、慎重判定的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和客觀性。（三）檔案鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行初步鑒定，提出擬銷毀檔案的清單，包括檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、形成時間等信息。2.將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組進行審核。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)組織相關(guān)人員對擬銷毀檔案進行逐卷審查，必要時可征求業(yè)務(wù)部門意見，根據(jù)鑒定標準確定是否予以銷毀。3.對經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核同意銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。檔案銷毀清冊一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報院領(lǐng)導(dǎo)審批。4.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組的監(jiān)督下進行，由檔案管理部門指定專人負責(zé)銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息徹底銷毀，如采用焚燒、粉碎等方式。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。（四）檔案銷毀記錄建立檔案銷毀記錄制度，對檔案銷毀的時間、地點、方式、數(shù)量、監(jiān)銷人員等信息進行詳細記錄，并存檔備查。檔案銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備日后查閱。六、檔案的利用（一）利用范圍本院檔案主要供本院工作人員在審判工作及其他各項工作中查閱利用，同時，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和本院規(guī)定，依法為有關(guān)單位和個人提供檔案查閱服務(wù)。（二）利用方式1.查閱本院工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、檔號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.借閱本院工作人員因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，由檔案管理部門指定專人負責(zé)復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)保證其內(nèi)容與原件一致，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（三）利用手續(xù)1.查閱、借閱檔案時，利用者應(yīng)出示有效證件，填寫相關(guān)申請表，并按照規(guī)定的審批程序辦理手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對利用者的查閱、借閱情況進行登記，記錄利用者姓名、部門、查閱或借閱時間、檔案名稱、檔號等信息。3.利用者歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、完整性等情況，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（四）利用限制1.涉及國家機密