檔案登記收集制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案的登記與收集工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案資料的登記與收集管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的登記、收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門及員工應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)、準(zhǔn)確地將工作中形成的各類檔案資料進(jìn)行登記并收集齊全，保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，如實(shí)反映公司/組織的工作活動和歷史面貌。3.便于利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮檔案的利用需求，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和調(diào)閱效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、檔案登記（一）登記范圍1.文書檔案包括公司/組織的各類紅頭文件、請示報(bào)告、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等具有保存價(jià)值的紙質(zhì)文件材料。2.科技檔案涵蓋公司/組織在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動中形成的項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、產(chǎn)品樣本等科技文件材料。3.業(yè)務(wù)檔案（根據(jù)公司/組織具體業(yè)務(wù)確定）如市場營銷業(yè)務(wù)中的客戶資料、市場調(diào)研報(bào)告、銷售合同；人力資源業(yè)務(wù)中的招聘檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核檔案；行政管理業(yè)務(wù)中的辦公用品采購記錄、車輛使用檔案等。4.聲像檔案包括公司/組織活動的照片、錄像、錄音等視聽資料，以及電子文件、數(shù)據(jù)庫等數(shù)字化檔案。（二）登記內(nèi)容1.檔案基本信息檔案名稱：準(zhǔn)確概括檔案的主要內(nèi)容。檔案編號：按照公司/組織制定的檔案編號規(guī)則進(jìn)行編號，便于檔案的標(biāo)識和查詢。形成部門：注明檔案的產(chǎn)生部門。形成時(shí)間：記錄檔案形成的具體日期。保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期、短期等。密級：按照國家保密法規(guī)及公司/組織保密制度，確定檔案的密級，如絕密、機(jī)密、秘密等。2.檔案內(nèi)容摘要對檔案的核心內(nèi)容進(jìn)行簡要概括，以便快速了解檔案的主要信息。（三）登記方式1.紙質(zhì)檔案登記設(shè)立專門的檔案登記薄，采用手工填寫的方式，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行詳細(xì)登記。登記薄應(yīng)包括檔案編號、名稱、形成部門、形成時(shí)間、保管期限、密級等欄目。2.電子檔案登記利用公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行登記。電子檔案登記應(yīng)包括檔案的存儲路徑、文件名、文件格式、大小、創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間、作者等信息，并與紙質(zhì)檔案登記信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)。（四）登記流程1.檔案形成部門各部門在檔案形成后，由檔案兼職管理人員負(fù)責(zé)及時(shí)對檔案進(jìn)行初步整理，填寫檔案基本信息登記表，并將登記表提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門檔案管理部門收到檔案基本信息登記表后，對登記表進(jìn)行審核，確保登記信息的準(zhǔn)確性和完整性。審核無誤后，將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，并按照檔案分類編號規(guī)則為檔案賦予唯一的編號。同時(shí)，將紙質(zhì)檔案登記表與檔案實(shí)體進(jìn)行核對，確保檔案實(shí)體與登記信息一致。核對無誤后，將檔案實(shí)體按照規(guī)定的排列順序上架存放，并在檔案登記薄上注明檔案的存放位置。三、檔案收集（一）收集范圍檔案收集范圍與檔案登記范圍一致，涵蓋公司/組織各部門及員工在工作活動中形成的各類具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.及時(shí)性各部門及員工應(yīng)在檔案形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將檔案資料收集齊全并移交檔案管理部門。對于重要緊急的檔案，應(yīng)及時(shí)收集并優(yōu)先移交。2.完整性收集的檔案資料應(yīng)完整無缺，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，確保檔案內(nèi)容的全面性。3.準(zhǔn)確性檔案資料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，不得擅自修改、涂抹或偽造檔案信息。（三）收集渠道1.日常工作收集各部門在日常工作中形成的檔案資料，由部門檔案兼職管理人員負(fù)責(zé)定期收集整理，并移交檔案管理部門。2.專項(xiàng)工作收集對于公司/組織開展的重大項(xiàng)目、專項(xiàng)活動等形成的檔案資料，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或?qū)ｍ?xiàng)活動組織部門指定專人負(fù)責(zé)收集整理，在項(xiàng)目結(jié)束或活動完成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。3.個(gè)人移交員工因離職或崗位變動等原因，應(yīng)將本人保管的屬于公司/組織的檔案資料全部移交給所在部門檔案兼職管理人員，由部門統(tǒng)一移交檔案管理部門。（四）收集流程1.部門內(nèi)部收集各部門檔案兼職管理人員按照檔案收集要求，定期對本部門的檔案資料進(jìn)行收集整理。收集過程中，應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的檔案及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或更正。整理完成后，將檔案資料分類存放，并填寫檔案移交清單。2.部門間移交對于涉及多個(gè)部門共同形成的檔案資料，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭收集整理，并組織相關(guān)部門進(jìn)行會簽確認(rèn)。會簽完成后，主辦部門將檔案資料移交檔案管理部門，并辦理檔案移交手續(xù)。3.檔案管理部門接收檔案管理部門收到各部門移交的檔案資料后，按照檔案登記要求進(jìn)行審核登記。審核內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、登記信息的一致性等。審核無誤后，將檔案資料正式接收，并按照檔案分類編號規(guī)則進(jìn)行整理上架。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律按照檔案資料形成的時(shí)間順序、重要程度、來源等因素進(jìn)行分類整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用整理后的檔案應(yīng)便于存放、查找和調(diào)閱，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和來源，將檔案分為文書檔案、科技檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級分類，如文書檔案可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類等。2.編號按照檔案分類編號規(guī)則，為每一份檔案賦予唯一的編號。編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于檔案的標(biāo)識和管理。3.裝訂對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的規(guī)格和順序進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的整齊、牢固，不得損壞檔案內(nèi)容。4.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于檔案的檢索和查閱。（三）整理流程1.初步整理檔案管理部門收到檔案資料后，首先對檔案進(jìn)行初步分類，剔除重復(fù)、無效的檔案資料。然后按照檔案編號規(guī)則，為檔案編寫臨時(shí)編號。2.詳細(xì)整理對初步分類的檔案進(jìn)行詳細(xì)整理，包括文件的排序、編號、裝訂、編目等工作。整理過程中，應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的內(nèi)容和信息，確保整理質(zhì)量。3.審核驗(yàn)收整理完成后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人對整理結(jié)果進(jìn)行審核驗(yàn)收。審核內(nèi)容包括檔案分類是否準(zhǔn)確、編號是否規(guī)范、裝訂是否整齊、編目是否完整等。審核無誤后，將整理后的檔案正式歸檔保存。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案庫房設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。2.檔案裝具根據(jù)檔案的種類和數(shù)量，配備合適的檔案裝具。紙質(zhì)檔案應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜或檔案架進(jìn)行存放，電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。（二）保管要求1.分類存放按照檔案的類別、保管期限、密級等因素進(jìn)行分類存放，便于檔案的查找和管理。2.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、存儲環(huán)境、信息安全等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全完整。3.數(shù)字化管理對于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。（三）保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（一般為15年以上）、短期（一般為5年以下）。檔案保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案鑒定1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確規(guī)定各類檔案的保管期限和存毀條件。3.鑒定程序檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，將擬鑒定的檔案清單提交給鑒定工作小組。鑒定工作小組按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行逐一鑒定，提出存毀意見。對于擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息支持，如查閱檔案資料進(jìn)行工作決策、解決工作問題、開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。2.外部單位根據(jù)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，向外部單位提供必要的檔案資料，如向政府部門提供證明文件、向合作伙伴提供合同協(xié)議等。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱對于確需借出檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或涂改、損壞檔案內(nèi)容。3.復(fù)制根據(jù)利用需求，檔案管理部門可為利用者提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用流程1.申請利用者向檔案管理部門提出檔案利用申請，填寫檔案查閱/借閱/復(fù)制申請表，并提交相關(guān)證明材料。申請表應(yīng)注明利用目的、檔案名稱、編號、利用方式等信息。2.審批檔案管理部門收到申請后，對申請表及證明材料進(jìn)行審核。對于查閱申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于借閱申請，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人兩級審批；對于復(fù)制申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，檔案管理部門為利用者辦理相關(guān)手續(xù)。3.利用服務(wù)檔案管理部門按照審批意見，為利用者提供檔案查閱、借閱或復(fù)制服務(wù)。查閱或借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和內(nèi)容，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。七、檔案保密（一）保密范圍涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、人事秘密、財(cái)務(wù)秘密等各類機(jī)密信息的檔案資料。（二）保密措施1.人員管理加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.場所管理檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。庫房內(nèi)不得存放與檔案無關(guān)的物品，確保檔案存放環(huán)境的安全保密。3.信息管理對涉密檔案資料進(jìn)行加密存儲和傳輸，嚴(yán)格控制檔案信息的訪問權(quán)限。利用計(jì)算機(jī)管理檔案時(shí)，應(yīng)設(shè)置用戶賬號和密碼，不同用戶根據(jù)其工作需要授予相應(yīng)的查閱、修改、刪除等權(quán)限。（三）保密制度1.借閱保密借閱涉密檔案的，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將檔案帶出規(guī)定場所，不得在非保密場所談?wù)摍n案內(nèi)容。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，不得私自留存或轉(zhuǎn)借他人。2