檔案開放制度包括一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織檔案開放工作，保障檔案信息的合理利用，促進(jìn)公司/組織的科學(xué)管理與發(fā)展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案開放制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理與開放的部門、崗位及相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案開放工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案開放過程中，始終把檔案信息安全放在首位，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則：以滿足公司/組織內(nèi)部工作需求、服務(wù)社會公眾為導(dǎo)向，合理開放檔案資源，提高檔案利用效率。4.規(guī)范有序原則：建立健全檔案開放流程和管理制度，確保檔案開放工作有序進(jìn)行。二、檔案開放的范圍與條件（一）開放范圍1.歷史檔案：反映本公司/組織發(fā)展歷程、重大事件、重要決策等方面的檔案，如成立文件、發(fā)展規(guī)劃、重大項目資料等。2.業(yè)務(wù)檔案：與公司/組織日常業(yè)務(wù)活動相關(guān)的檔案，包括合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、客戶資料等。3.行政檔案：涉及行政管理工作的檔案，如人事檔案、財務(wù)檔案、辦公文件等。4.其他檔案：經(jīng)公司/組織認(rèn)定可以開放的其他各類檔案。（二）開放條件1.檔案形成已滿一定期限，一般情況下，除涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等特殊檔案外，形成滿[X]年的檔案可申請開放。2.檔案內(nèi)容不涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息。對于涉及敏感信息的檔案，需經(jīng)嚴(yán)格審批程序，在確保信息安全的前提下，可進(jìn)行部分脫敏處理后開放。3.檔案整理規(guī)范、編目清晰，便于查閱和利用。三、檔案開放的申請與審批（一）申請主體1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，由所在部門負(fù)責(zé)人提出申請。2.外部單位或個人因合法事由需要查閱檔案的，需提交正式申請函。（二）申請內(nèi)容1.申請人基本信息，包括姓名、單位、聯(lián)系方式等。2.申請查閱檔案的具體內(nèi)容，如檔案名稱、形成時間、保管期限等。3.申請查閱檔案的用途說明，明確查閱目的和使用范圍。（三）審批流程1.內(nèi)部申請審批：部門負(fù)責(zé)人將申請?zhí)峤恢翙n案管理部門。檔案管理部門對申請進(jìn)行初步審核，核實(shí)申請內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。通過審核后，提交至檔案管理負(fù)責(zé)人審批。檔案管理負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案開放條件和公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，審批結(jié)果及時反饋給申請人。2.外部申請審批：檔案管理部門收到外部申請函后，進(jìn)行詳細(xì)登記。對申請內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點(diǎn)審查申請用途的合法性和必要性。審核通過后，提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門方可受理外部查閱申請。四、檔案開放的方式與程序（一）查閱方式1.現(xiàn)場查閱：申請人可在檔案管理部門指定的查閱場所，按照規(guī)定程序查閱檔案原件或復(fù)印件。2.數(shù)字化查閱：對于已進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案，申請人可通過公司/組織內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行在線查閱。（二）查閱程序1.預(yù)約登記：申請人需提前[X]個工作日向檔案管理部門預(yù)約查閱時間，并填寫查閱登記表。2.身份驗證：申請人到達(dá)查閱場所后，需出示有效身份證件或證明文件，經(jīng)檔案管理人員核實(shí)身份后，方可進(jìn)入查閱區(qū)域。3.查閱指導(dǎo)：檔案管理人員根據(jù)申請人的查閱需求，提供必要的查閱指導(dǎo)和協(xié)助，幫助申請人快速準(zhǔn)確地找到所需檔案。4.查閱登記：申請人在查閱過程中，需如實(shí)填寫查閱記錄，包括查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息。查閱記錄由檔案管理人員負(fù)責(zé)保管，以備查閱。5.歸還檔案：查閱結(jié)束后，申請人應(yīng)及時將查閱的檔案歸還檔案管理人員，并確保檔案的完整性和安全性。檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查核對，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）復(fù)制程序1.申請人如需復(fù)制檔案，應(yīng)在查閱申請中明確提出復(fù)制需求。2.檔案管理部門根據(jù)檔案開放規(guī)定和申請人的復(fù)制需求，對復(fù)制內(nèi)容進(jìn)行審核。對于涉及敏感信息的檔案，需經(jīng)嚴(yán)格審批后方可復(fù)制。3.審核通過后，檔案管理人員按照規(guī)定的復(fù)制方式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復(fù)制件”字樣。4.申請人領(lǐng)取復(fù)制件時，需在復(fù)制件領(lǐng)取登記表上簽字確認(rèn)。五、檔案開放的利用與反饋（一）利用要求1.申請人應(yīng)嚴(yán)格按照申請用途使用檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他非法目的。2.在利用檔案過程中，如果發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或疑問，應(yīng)及時向檔案管理部門反饋。（二）反饋機(jī)制1.檔案管理部門定期對檔案開放利用情況進(jìn)行跟蹤回訪，了解申請人對檔案利用的滿意度和意見建議。2.申請人在檔案利用結(jié)束后，應(yīng)填寫檔案利用反饋表，對檔案的內(nèi)容、質(zhì)量、查閱服務(wù)等方面進(jìn)行評價，并提出改進(jìn)意見。檔案管理部門對反饋表進(jìn)行整理分析，針對存在的問題及時進(jìn)行整改和完善。六、檔案開放的安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案查閱場所、設(shè)備設(shè)施的安全管理，確保檔案信息安全。2.配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育培訓(xùn)，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力，防止因人為因素導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。（二）保密措施1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和公司/組織保密制度，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，采取嚴(yán)格的保密措施。2.在檔案查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。對于涉及敏感信息的檔案，應(yīng)在專門的保密場所進(jìn)行查閱，并安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。3.對檔案復(fù)制件的發(fā)放和使用進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保復(fù)制件的安全和保密。復(fù)制件應(yīng)按照與原件相同的保密要求進(jìn)行保管和使用。七、檔案開放的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案開放監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等組成。監(jiān)督小組定期對檔案開放工作進(jìn)行檢查，確保檔案開放制度的有效執(zhí)行。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案開放情況進(jìn)行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。對自查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時進(jìn)行整改，并將整改情況報告給監(jiān)督小組。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)的工作，如實(shí)提供檔案開放相關(guān)資料和信息。2.對于外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究分析，及時采取有效措施進(jìn)行整改落實(shí)，并將整改情況反饋給外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)。八、檔案開放的責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因檔案管理人員失職、瀆職導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或其他安全事故的，由檔案管理人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.申請人違反檔案開放規(guī)定，擅自擴(kuò)大使用范圍、泄露檔案信息或用于其他非法目的的，由申請人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.對于因工作失誤或管理不善導(dǎo)致檔案開放工作出現(xiàn)問題的部門或崗位，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或崗位人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）追究方式1.對于違反檔案開放制度的責(zé)任人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、降職降薪、辭退等處分。2.對于因檔案開放工作失誤給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)