檔案獎(jiǎng)勵(lì)追究制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，激勵(lì)員工積極做好檔案工作，同時(shí)對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為進(jìn)行責(zé)任追究，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范及獎(jiǎng)懲與責(zé)任追究。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確檔案管理部門的職責(zé)，確保檔案管理工作的系統(tǒng)性和規(guī)范性。4.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的信息資源作用，為公司的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供有效支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門的檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.參與公司重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的文件材料收集、整理和歸檔工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門的檔案管理工作，確保檔案工作與業(yè)務(wù)工作同步開展。2.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴(yán)格按照檔案管理要求，做好本部門文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確，按時(shí)向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的文件材料。（三）員工職責(zé)1.員工應(yīng)妥善保管在工作中形成的各類文件材料，按照檔案管理規(guī)定及時(shí)整理并移交本部門兼職檔案員。2.積極配合檔案管理部門和本部門兼職檔案員的工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息和資料。3.不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或帶出公司。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料，均屬收集范圍。2.具體包括但不限于以下幾類：行政管理類：公司的各類規(guī)章制度、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示與批復(fù)、通知與通報(bào)、人事檔案、印章管理文件等。業(yè)務(wù)經(jīng)營類：市場營銷方案、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、客戶資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)文件等。項(xiàng)目建設(shè)類：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等?？蒲屑夹g(shù)類：科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)成果鑒定文件、專利文件等。其他類：公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、宣傳資料、照片、錄音錄像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確文件材料的收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤收集，確保文件材料的及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。3.文件材料的收集應(yīng)遵循自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理。（三）整理規(guī)范1.檔案管理部門應(yīng)按照國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際情況，制定統(tǒng)一的檔案分類方案、編號(hào)規(guī)則和整理方法。2.兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)唯一、目錄清晰、裝訂牢固，便于保管和利用。四、檔案保管（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）檔案存放1.按照檔案分類方案，將檔案分類存放于檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案應(yīng)實(shí)行專柜存放，嚴(yán)格限制查閱權(quán)限，確保檔案的安全。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)和警示標(biāo)志，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后存檔。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)、有效的原則，為公司的各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。2.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息不泄露。（二）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱利用制度，明確查閱利用的流程和要求。2.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.因特殊情況需要復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記復(fù)印、摘錄的內(nèi)容和用途。5.公司外部單位或個(gè)人查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照檔案管理部門的規(guī)定查閱。（三）借閱管理1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)借閱檔案進(jìn)行催還和檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。2.對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行逐卷審查，對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同負(fù)責(zé)實(shí)施。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查考。七、檔案獎(jiǎng)勵(lì)（一）獎(jiǎng)勵(lì)范圍1.在檔案收集、整理、保管、利用等工作中表現(xiàn)突出，為公司檔案管理工作做出顯著貢獻(xiàn)的部門或個(gè)人。2.積極參與檔案管理創(chuàng)新活動(dòng)，提出合理化建議并被采納，有效提高檔案管理效率和質(zhì)量的部門或個(gè)人。3.在檔案信息化建設(shè)方面取得突出成績，推動(dòng)檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程的部門或個(gè)人。（二）獎(jiǎng)勵(lì)方式1.通報(bào)表揚(yáng)：對(duì)表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人進(jìn)行全公司通報(bào)表揚(yáng)，肯定其工作成績。2.頒發(fā)榮譽(yù)證書：為受獎(jiǎng)勵(lì)的部門或個(gè)人頒發(fā)榮譽(yù)證書，以資鼓勵(lì)。3.物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)：根據(jù)貢獻(xiàn)大小，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)品等。4.晉升獎(jiǎng)勵(lì)：在同等條件下，優(yōu)先考慮將表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員晉升職務(wù)或提高薪酬待遇。（三）獎(jiǎng)勵(lì)程序1.由檔案管理部門定期收集各部門及員工在檔案管理工作中的先進(jìn)事跡和突出表現(xiàn)，填寫《檔案獎(jiǎng)勵(lì)申請(qǐng)表》。2.檔案管理部門對(duì)申報(bào)材料進(jìn)行初審，提出獎(jiǎng)勵(lì)建議，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)，公布獎(jiǎng)勵(lì)結(jié)果，并將獎(jiǎng)勵(lì)情況記錄在員工檔案中。八、檔案責(zé)任追究（一）追究范圍1.因故意或過失導(dǎo)致檔案損壞、丟失、泄露、篡改等情況發(fā)生的部門或個(gè)人。2.違反檔案管理規(guī)定，擅自銷毀、涂改、偽造檔案，擅自將檔案轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或帶出公司的部門或個(gè)人。3.不履行檔案管理職責(zé)，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，影響公司正常工作開展的部門或個(gè)人。（二）追究方式1.批評(píng)教育：對(duì)情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予批評(píng)教育，責(zé)令其改正錯(cuò)誤。2.責(zé)令整改：要求責(zé)任部門或個(gè)人限期整改檔案管理工作中存在的問題，達(dá)到規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.經(jīng)濟(jì)處罰：根據(jù)違規(guī)行為的嚴(yán)重程度，給予一定的經(jīng)濟(jì)處罰，如扣發(fā)獎(jiǎng)金、罰款等。4.行政處分：對(duì)情節(jié)嚴(yán)重、造成較大損失或惡劣影響的違規(guī)行為，給予行政處分，如警告、記過、記大過、降級(jí)、撤職、開除等。5.法律責(zé)任：對(duì)違反法律法規(guī)的行為，依法追究其法律責(zé)任。（三）追究程序1.檔案管理部門在日常工作中發(fā)現(xiàn)檔案管理違規(guī)行為或接到相關(guān)投訴舉報(bào)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。"