文書(shū)檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案的保密管理，確保公司機(jī)密信息的安全，防止公司機(jī)密信息泄露，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各崗位涉及文書(shū)檔案管理工作的人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對(duì)公司文書(shū)檔案中的機(jī)密信息實(shí)行嚴(yán)格保密措施，確保不被泄露。2.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保保密工作合法合規(guī)。3.最小化原則：根據(jù)工作需要，嚴(yán)格限定接觸和知悉機(jī)密信息的人員范圍，確保信息的使用和傳播僅限于必要的人員。4.可追溯原則：對(duì)機(jī)密信息的接觸、使用、傳遞等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便在需要時(shí)能夠進(jìn)行追溯和審查。二、保密范圍（一）公司戰(zhàn)略規(guī)劃、發(fā)展計(jì)劃、重大決策等涉及公司未來(lái)發(fā)展方向和核心競(jìng)爭(zhēng)力的信息。（二）公司業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目等涉及商業(yè)利益和合作關(guān)系的文件資料。（三）公司財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、成本核算等涉及財(cái)務(wù)機(jī)密的信息。（四）公司技術(shù)研發(fā)成果、技術(shù)方案、技術(shù)資料等涉及技術(shù)秘密的文件。（五）公司客戶信息、客戶名單、客戶需求等涉及客戶隱私的資料。（六）公司內(nèi)部管理文件、規(guī)章制度、人事檔案等涉及公司內(nèi)部管理的機(jī)密信息。（七）其他經(jīng)公司認(rèn)定為機(jī)密的文書(shū)檔案。三、文書(shū)檔案的分類與標(biāo)識(shí)（一）分類1.行政類：包括公司行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)類：涵蓋業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)類：包含財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目明細(xì)、審計(jì)報(bào)告等。4.技術(shù)類：涉及技術(shù)研發(fā)資料、技術(shù)方案、技術(shù)圖紙等。5.人事類：如員工檔案、績(jī)效考核資料、薪酬福利文件等。（二）標(biāo)識(shí)1.對(duì)屬于保密范圍的文書(shū)檔案，在文件首頁(yè)右上角加蓋“機(jī)密”、“秘密”或“絕密”字樣的印章，并注明保密期限。2.根據(jù)保密等級(jí)，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行不同顏色的標(biāo)識(shí)，如“機(jī)密”文件用紅色標(biāo)識(shí)，“秘密”文件用黃色標(biāo)識(shí)，“絕密”文件用黑色標(biāo)識(shí)。3.在文書(shū)檔案的電子存儲(chǔ)介質(zhì)上，標(biāo)注相應(yīng)的保密標(biāo)識(shí)，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。四、文書(shū)檔案的保管（一）紙質(zhì)檔案保管1.專用庫(kù)房：設(shè)立專門(mén)的文書(shū)檔案保管庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.分類存放：按照文書(shū)檔案的分類，進(jìn)行有序存放，并建立檔案索引目錄，便于查找。3.專人管理：指定專人負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的保管工作，保管人員應(yīng)具備良好的保密意識(shí)和責(zé)任心。4.定期盤(pán)點(diǎn)：定期對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）電子檔案保管1.存儲(chǔ)設(shè)備：使用專用的電子存儲(chǔ)設(shè)備存儲(chǔ)文書(shū)檔案，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置。2.訪問(wèn)控制：設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)電子檔案。3.加密處理：對(duì)重要的電子檔案進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)被非法獲取。4.病毒防護(hù)：安裝有效的病毒防護(hù)軟件，定期對(duì)電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行病毒查殺。五、文書(shū)檔案的借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.因工作需要借閱文書(shū)檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)《文書(shū)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文書(shū)檔案借閱申請(qǐng)表》需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，涉及重要機(jī)密檔案的借閱申請(qǐng)，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）借閱審批1.檔案管理人員收到借閱申請(qǐng)后，應(yīng)根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審核。對(duì)于符合借閱條件的申請(qǐng)，予以批準(zhǔn)；對(duì)于不符合借閱條件的申請(qǐng)，應(yīng)說(shuō)明理由并退回申請(qǐng)。2.經(jīng)審批同意借閱的，檔案管理人員應(yīng)在《文書(shū)檔案借閱登記簿》上登記借閱信息，包括借閱人姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱、編號(hào)借閱日期、歸還日期等。（三）借閱期限1.一般文書(shū)檔案的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.涉及重要機(jī)密的文書(shū)檔案，借閱期限應(yīng)根據(jù)具體情況由審批領(lǐng)導(dǎo)確定，最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（四）借閱歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借文書(shū)檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理人員說(shuō)明情況并辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人的責(zé)任。（五）使用要求1.借閱人只能在規(guī)定的場(chǎng)所使用所借文書(shū)檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。2.借閱人在使用文書(shū)檔案過(guò)程中，應(yīng)妥善保管，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照、掃描檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。3.使用完畢后，借閱人應(yīng)及時(shí)將文書(shū)檔案歸還檔案管理人員，并確保檔案的安全和完整。六、文書(shū)檔案的傳遞與交換（一）內(nèi)部傳遞1.在公司內(nèi)部傳遞文書(shū)檔案時(shí)，應(yīng)采用專門(mén)的文件傳遞渠道，如機(jī)要文件交換站、內(nèi)部郵件系統(tǒng)等。2.傳遞文書(shū)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文書(shū)檔案?jìng)鬟f登記表》，注明傳遞檔案的名稱、編號(hào)、傳遞日期、傳遞人姓名、接收人姓名等信息。3.傳遞過(guò)程中，應(yīng)確保檔案的安全和保密，避免檔案丟失、損壞或泄露。（二）外部交換1.與外部單位交換文書(shū)檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。涉及機(jī)密信息的交換，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保信息的安全。2.在外部交換文書(shū)檔案時(shí)，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行傳遞，如加密郵件、專人送達(dá)等。3.對(duì)外發(fā)送文書(shū)檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記，并注明發(fā)送日期、發(fā)送單位、發(fā)送內(nèi)容等信息。4.接收外部單位交換的文書(shū)檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和保管處理。七、文書(shū)檔案的銷毀（一）銷毀審批1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的文書(shū)檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫(xiě)《文書(shū)檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文書(shū)檔案銷毀申請(qǐng)表》需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，涉及重要機(jī)密檔案的銷毀申請(qǐng)，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案的銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保檔案內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。2.電子檔案的銷毀應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行徹底擦除，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)，或?qū)Υ鎯?chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。（三）銷毀記錄1.檔案管理人員應(yīng)在《文書(shū)檔案銷毀登記簿》上記錄銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等信息。2.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像，留存相關(guān)資料，以備查考。八、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司文書(shū)檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)文書(shū)檔案保密工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)人員執(zhí)行保密制度的情況進(jìn)行監(jiān)督管理。（二）定期檢查1.保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)定期對(duì)公司文書(shū)檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案保管、借閱、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)的保密措施落實(shí)情況。2.檢查周期為每[X]個(gè)月一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)。（三）不定期抽查1.保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)公司各部門(mén)文書(shū)檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行抽查。2.抽查內(nèi)容包括檔案管理現(xiàn)場(chǎng)、人員操作記錄、電子檔案系統(tǒng)等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（四）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致公司文書(shū)檔案機(jī)密信息泄露的人員，公司將視情節(jié)輕重，給予警告、罰款、降職、辭退等處理。2.對(duì)于因違反保密制度給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將依法追究其賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。九、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.人力資源部門(mén)應(yīng)制定年度文書(shū)檔案保密培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和保密工作需要，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和完善。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，如《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《公司保密制度》等。2.文書(shū)檔案保密知識(shí)和技能，如檔案分類、標(biāo)識(shí)、保管、借閱、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范。3.保密意識(shí)教育，通過(guò)案例分析、警示教育等方式，提高員工的保密意識(shí)和責(zé)任感。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由公司保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員或?qū)I(yè)人員進(jìn)行授課，培訓(xùn)對(duì)象為公司全體員工。2.外部培訓(xùn)：根據(jù)需要邀請(qǐng)外部專家進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)對(duì)象為涉及文書(shū)檔案管理工作的重點(diǎn)崗位人員。3.在線學(xué)習(xí)：利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提供文書(shū)