工程檔案建立制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程建設(shè)、運(yùn)營管理、維護(hù)維修及相關(guān)決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工建設(shè)、竣工驗(yàn)收至交付使用全過程中形成的各類文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)活動的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集工程建設(shè)各階段、各環(huán)節(jié)形成的文件材料，保證檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：按照工程建設(shè)的內(nèi)在規(guī)律和檔案形成的特點(diǎn)，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格遵循國家和行業(yè)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。5.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的工程檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、工程檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司工程檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門工程檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司工程檔案，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理和共享利用。4.負(fù)責(zé)工程檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全保管。5.組織開展工程檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和各部門相關(guān)人員的檔案意識。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確本部門項(xiàng)目檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)督促、指導(dǎo)項(xiàng)目各參建單位做好工程檔案的形成和積累工作。3.在項(xiàng)目建設(shè)過程中，及時與檔案管理部門溝通協(xié)調(diào)，確保工程建設(shè)與檔案管理工作同步進(jìn)行。（三）項(xiàng)目參建單位職責(zé)1.按照合同要求和相關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)本單位承擔(dān)工程項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔工作，并向項(xiàng)目建設(shè)部門移交。2.接受項(xiàng)目建設(shè)部門和檔案管理部門的監(jiān)督、檢查，按照要求及時整改存在的問題。3.配備必要的檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位工程檔案的日常管理工作。三、工程文件材料的形成與積累（一）項(xiàng)目立項(xiàng)階段1.項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目申請報(bào)告等文件材料，由項(xiàng)目申報(bào)部門負(fù)責(zé)收集、整理，交檔案管理部門歸檔。2.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件，由項(xiàng)目建設(shè)部門從相關(guān)部門獲取后，及時交檔案管理部門歸檔。（二）規(guī)劃設(shè)計(jì)階段1.規(guī)劃設(shè)計(jì)文件，包括規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等，由設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)提供給項(xiàng)目建設(shè)部門，并協(xié)助項(xiàng)目建設(shè)部門進(jìn)行審核。審核通過后，項(xiàng)目建設(shè)部門按照檔案管理要求進(jìn)行整理、歸檔。2.設(shè)計(jì)變更文件，由設(shè)計(jì)單位出具變更通知單，項(xiàng)目建設(shè)部門負(fù)責(zé)收集變更設(shè)計(jì)圖紙、說明等文件材料，及時整理、歸檔。（三）施工建設(shè)階段1.施工單位應(yīng)按照工程建設(shè)進(jìn)度，及時收集、整理施工過程中形成的各類文件材料，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。2.監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、整理監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報(bào)告等監(jiān)理文件材料，并協(xié)助項(xiàng)目建設(shè)部門對施工單位的工程檔案進(jìn)行審核。3.項(xiàng)目建設(shè)部門應(yīng)定期檢查施工單位和監(jiān)理單位工程檔案的形成情況，督促其及時整理、歸檔。對不符合要求的，責(zé)令限期整改。（四）竣工驗(yàn)收階段1.項(xiàng)目建設(shè)部門負(fù)責(zé)組織工程竣工驗(yàn)收，并收集、整理竣工驗(yàn)收文件材料，包括竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書、工程竣工圖等。2.工程竣工圖應(yīng)由施工單位按照國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行編制，經(jīng)監(jiān)理單位審核、項(xiàng)目建設(shè)部門確認(rèn)后，交檔案管理部門歸檔。竣工圖應(yīng)與工程實(shí)際相符，做到圖物一致。（五）設(shè)備采購與安裝階段1.設(shè)備采購合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)備到貨驗(yàn)收記錄、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)手冊等文件材料，由設(shè)備采購部門和使用部門負(fù)責(zé)收集、整理，交檔案管理部門歸檔。2.設(shè)備安裝過程中形成的各類文件材料，如安裝圖紙、安裝記錄、調(diào)試報(bào)告等，由安裝單位負(fù)責(zé)收集、整理，交項(xiàng)目建設(shè)部門歸檔。四、工程檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.工程檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，一個項(xiàng)目的檔案應(yīng)集中在一起，便于查找和利用。2.對每份文件材料應(yīng)進(jìn)行編號、編目，編制文件材料目錄，注明文件名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.工程檔案應(yīng)按照檔案形成的時間順序或重要程度進(jìn)行排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。4.對破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（二）歸檔流程1.項(xiàng)目參建單位在完成本單位承擔(dān)工程項(xiàng)目文件材料的整理后，應(yīng)及時向項(xiàng)目建設(shè)部門移交。2.項(xiàng)目建設(shè)部門對接收的工程檔案進(jìn)行審核，審核合格后，按照檔案管理部門的要求進(jìn)行進(jìn)一步整理，并編制檔案移交清單。3.項(xiàng)目建設(shè)部門將整理好的工程檔案移交清單一式兩份，一份留存，一份交檔案管理部門。檔案管理部門按照移交清單對工程檔案進(jìn)行核對、接收，并辦理交接手續(xù)。4.檔案管理部門對接收的工程檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。五、工程檔案的保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對工程檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.按照國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定，確定工程檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案應(yīng)長期保存，不得銷毀；長期保管的檔案保管期限為15年至50年；短期保管的檔案保管期限為5年以下。4.對超過保管期限的工程檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，編制檔案銷毀清冊，報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。（二）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。2.查閱工程檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.外單位因工作需要查閱公司工程檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。4.檔案管理部門應(yīng)建立工程檔案利用登記制度，對檔案查閱、復(fù)印、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。六、工程檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司工程檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工程檔案的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、信息化管理和共享利用，提高工程檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.工程檔案信息錄入：將工程檔案的文件材料目錄、內(nèi)容摘要、電子文檔等信息錄入工程檔案管理信息系統(tǒng)，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案檢索查詢：利用工程檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，實(shí)現(xiàn)對工程檔案的快速查詢和定位，方便用戶查找所需檔案信息。3.檔案借閱審批：通過工程檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案借閱申請、審批和登記，實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析：利用工程檔案管理信息系統(tǒng)對工程檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司工程檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)安全管理：建立工程檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)體系，設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等功能，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)工程檔案管理信息系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理工作，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.工程檔案管理信息系統(tǒng)的操作人員應(yīng)經(jīng)過專門培訓(xùn)，熟悉系統(tǒng)的操作流程和功能，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。3.定期對工程檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。4.加強(qiáng)對工程檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，定期進(jìn)行系統(tǒng)漏洞掃描和病毒查殺，防止數(shù)據(jù)泄露和系統(tǒng)遭受攻擊。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對工程項(xiàng)目檔案的形成、整理、歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.工程檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.工程文件材料的收集、整理、歸檔情況。3.工程檔案的保管條件和安全管理情況。4.工程檔案的利用情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的工程檔案管理工作檢查，對各部門工程檔案管理情況進(jìn)行集中檢查和評估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.專項(xiàng)檢查：針對工程檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，組織專項(xiàng)檢查，進(jìn)行深入分析和整改。（