天保工程檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)天保工程檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工程建設(shè)、管理和決策中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織參與的天保工程相關(guān)項(xiàng)目的檔案管理工作，包括工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等各個環(huán)節(jié)形成的各類文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：天保工程檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映天保工程建設(shè)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.同步管理原則：檔案管理工作應(yīng)與天保工程建設(shè)進(jìn)度同步，做到工程建設(shè)與檔案形成同步進(jìn)行、同步積累、同步整理。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的機(jī)密性和安全性。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善天保工程檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)天保工程檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，確保檔案的規(guī)范管理。3.對各部門和項(xiàng)目組的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.參與天保工程建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，負(fù)責(zé)審查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案利用效率。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案的及時形成和完整。2.對項(xiàng)目檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)，督促項(xiàng)目工作人員按照檔案管理要求做好文件材料的積累和整理工作。3.協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，配合檔案管理部門進(jìn)行檔案驗(yàn)收。（三）項(xiàng)目工作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理和保管本人在項(xiàng)目工作中形成的各類文件材料，并及時移交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。2.嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定和要求，做好文件材料的分類、編號、裝訂等工作，確保檔案質(zhì)量。3.積極配合檔案管理部門的工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息和資料。三、檔案收集(一)收集范圍1.工程前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件等。2.工程設(shè)計(jì)文件：設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更通知、技術(shù)交底文件等。3.工程施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.工程監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單等。5.工程竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量評估報(bào)告、竣工圖等。6.其他與天保工程相關(guān)的文件材料，如會議紀(jì)要、合同協(xié)議、往來信函等。(二)收集要求1.各部門和項(xiàng)目組應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料的及時收集和完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。4.項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和管理，確保電子文件的可讀性和可利用性。四、檔案整理(一)整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范，便于保管和利用。(二)整理方法1.分類：按照天保工程檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為工程前期、工程設(shè)計(jì)、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等類別。2.組卷：根據(jù)文件材料的數(shù)量和內(nèi)容，按照一定的原則進(jìn)行組卷。一般以項(xiàng)目、階段、年度等為單位進(jìn)行組卷，每卷厚度不宜超過規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.排列：卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照重要程度、時間順序等進(jìn)行排列，編號清晰。4.編號：對每卷檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號格式可采用“年度項(xiàng)目名稱卷號”等形式。5.編目：編制卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號等內(nèi)容，確保目錄清晰準(zhǔn)確。五、檔案歸檔(一)歸檔時間1.項(xiàng)目前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時歸檔。2.工程設(shè)計(jì)文件應(yīng)在設(shè)計(jì)任務(wù)完成后歸檔。3.工程施工文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，每月或每季度集中整理歸檔一次。4.工程監(jiān)理文件應(yīng)定期歸檔，一般每月歸檔一次。5.工程竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在竣工驗(yàn)收后一個月內(nèi)歸檔。(二)歸檔程序1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對本項(xiàng)目形成的檔案進(jìn)行初步整理，審核無誤后填寫檔案移交清單。2.將整理好的檔案移交檔案管理部門，檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收。3.經(jīng)檢查驗(yàn)收合格的檔案，檔案管理部門辦理歸檔手續(xù)，將檔案入庫保管，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。六、檔案保管(一)保管場所1.設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。(二)保管要求1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放于檔案架或檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如進(jìn)行復(fù)制備份、采用防磁介質(zhì)存儲等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對檔案的保管情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫時間、保管期限、存放位置等信息。七、檔案利用(一)利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱天保工程檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱天保工程檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱天保工程檔案。(二)利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。(三)利用期限1.一般檔案的查閱期限為[X]個工作日，如需延長查閱期限，應(yīng)重新辦理申請手續(xù)。2.重要檔案的查閱期限根據(jù)具體情況確定，最長不得超過[X]個工作日。八、檔案鑒定與銷毀(一)鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合天保工程檔案的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。(二)鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。(三)鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價值，包括對工程建設(shè)、管理、決策的參考價值，以及對歷史研究的意義等。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的保存價值確定保管期限，分為永久、長期和短期。(四)銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的場所進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀人員等信息。4.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷登記。九、檔案信息化管理(一)信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立天保工程檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)水平。(二)信息化管理要求1.對天保工程檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進(jìn)行分類存儲，方便檢索和查詢。3.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。4.定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。(三)電子檔案管理1.電子檔案的形成、收集、整理、歸檔等應(yīng)符合國家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲，確保其可讀性和可利用性。3.對電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)管理，記錄電子檔案的背景信息、形成過程等，便于檔案的長期保存和利用。十、監(jiān)督與檢查(一)監(jiān)督檢查機(jī)制1.檔案管理部門定期對各部門和項(xiàng)目組的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對天保工程檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定。(二)檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案鑒定與銷毀工