健全各項(xiàng)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司/組織在各項(xiàng)工作中直接形成的對公司/組織具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由[檔案管理部門名稱]負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全公司/組織的檔案管理工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織工作活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.系統(tǒng)性原則：按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號、排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立[檔案管理部門名稱]作為檔案管理的職能部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的日常管理工作。（二）主要職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施本公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管公司/組織各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為檔案的查閱利用提供便利條件。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位移交檔案，并做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.開展檔案編研工作，對檔案信息進(jìn)行綜合分析和研究，編寫檔案參考資料，為公司/組織決策提供依據(jù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.監(jiān)督、指導(dǎo)公司/組織各部門的檔案工作，對各部門檔案管理情況進(jìn)行定期檢查和考核。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度，會(huì)議記錄、紀(jì)要，工作計(jì)劃、總結(jié)，人事任免、獎(jiǎng)懲文件，行政公文、函件等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、技術(shù)研發(fā)等業(yè)務(wù)領(lǐng)域形成的各類文件、合同、報(bào)表、報(bào)告等。3.項(xiàng)目檔案：針對公司/組織各類項(xiàng)目，從項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等全過程形成的文件資料，包括項(xiàng)目申報(bào)書、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等。4.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)核算和財(cái)務(wù)管理過程中產(chǎn)生的各類文件。5.聲像檔案：記錄公司/組織重要活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等內(nèi)容的照片、錄音、錄像等資料。6.實(shí)物檔案：公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、印章等實(shí)物。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地移交檔案管理部門。2.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，使用耐久性強(qiáng)的書寫材料。3.不同年度、不同保管期限、不同類型的檔案應(yīng)分別整理歸檔，不得混裝。4.歸檔文件應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，如年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法等，便于查找和管理。5.對歸檔的文件材料應(yīng)進(jìn)行編目，編制卷內(nèi)文件目錄，填寫備考表等，確保檔案內(nèi)容清晰、有序。（三）收集與歸檔流程1.各部門在工作活動(dòng)中形成的檔案材料，由部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理，定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，對檔案進(jìn)行檢查、核對，對不符合要求的檔案及時(shí)退回原部門補(bǔ)充完善。3.檔案管理部門按照分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案入庫保管。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，并區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照檔案的形成年度進(jìn)行分類，將每年形成的檔案分為不同的類別。2.根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等因素，將檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、項(xiàng)目檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等一級類目。3.在一級類目下，再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行二級類目、三級類目等細(xì)分，形成科學(xué)合理的分類體系。（三）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則，確保每個(gè)檔案都有唯一的編號標(biāo)識(shí)。2.檔案編號采用“年度類別順序號”的結(jié)構(gòu)，如“2023XM001”，其中“2023”表示檔案形成年度，“XM”表示項(xiàng)目檔案類別，“001”表示該類別下的順序號。3.不同類別的檔案編號應(yīng)相互獨(dú)立，避免重復(fù)。（四）裝訂要求1.歸檔文件應(yīng)按件裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。3.采用左側(cè)裝訂，裝訂邊距應(yīng)符合規(guī)范要求，一般為10mm。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放于檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備中，排列應(yīng)整齊有序，便于查找和管理。2.對重要的檔案應(yīng)采取備份保管措施，如制作電子副本、縮微膠片等，以防檔案原件損壞或丟失。3.實(shí)物檔案應(yīng)妥善保管，設(shè)立專門的實(shí)物展示區(qū)或存放柜，對實(shí)物進(jìn)行登記造冊，注明來源、日期、保管期限等信息。（三）安全保護(hù)措施1.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，如滅火器、消火栓、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房時(shí)應(yīng)做好登記，離開庫房時(shí)應(yīng)檢查門窗、設(shè)備等是否關(guān)閉和正常。3.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)經(jīng)公司/組織保密委員會(huì)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。3.外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)安排專人陪同，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.將審批后的申請表交檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找相應(yīng)的檔案。3.檔案管理人員將檔案提供給查閱人，并在《檔案查閱登記簿》上記錄查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，為查閱人提供檔案原件、復(fù)印件、電子副本等不同形式的檔案資料。2.對于需要對檔案進(jìn)行復(fù)制的，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行操作，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。3.鼓勵(lì)檔案管理人員對檔案進(jìn)行編研和開發(fā)利用，編寫檔案參考資料、專題匯編等，為公司/組織決策提供支持。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對公司/組織檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。2.對反映公司/組織主要職能活動(dòng)、歷史發(fā)展、重大事件等具有重要查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)予以重點(diǎn)保存。3.對已過保管期限、失去保存價(jià)值的檔案，可考慮予以銷毀。（四）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進(jìn)行清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.檔案管理人員對需要鑒定的檔案進(jìn)行初步整理，填寫《檔案鑒定意見書》，提出檔案的存毀意見。3.檔案鑒定工作小組對檔案管理人員提交的《檔案鑒定意見書》進(jìn)行審核，召開鑒定會(huì)議，對檔案的價(jià)值進(jìn)行集體討論，形成鑒定結(jié)論。4.根據(jù)鑒定結(jié)論，對需要銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。（五）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。（二）移交工作1.公司/組織檔案應(yīng)按照國