檔案館六項制度一、總則（一）目的為了加強本檔案館的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，更好地為公司/組織的各項工作服務，特制定本六項制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館全體工作人員以及利用本館檔案的公司/組織內(nèi)部各部門和人員。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織的各項活動和歷史面貌，確保檔案信息的真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個歷史時期形成的各類檔案，保證檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標準和方法，對檔案進行科學整理和分類，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。4.安全性原則：采取有效的安全防護措施，確保檔案實體和信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.服務性原則：以服務公司/組織各項工作為宗旨，積極主動地提供檔案利用服務，提高檔案的使用價值。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。2.上級機關(guān)頒發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.本公司/組織對外交往中形成的各類文件、協(xié)議、合同等。4.本公司/組織內(nèi)部各部門在工作中產(chǎn)生的重要文件、報告、總結(jié)等。5.反映本公司/組織發(fā)展歷程、重大事件、重要人物等方面的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照規(guī)定的時間和要求，及時將應歸檔的文件材料整理后移交檔案館。2.收集的檔案應齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體及格式符合要求。3.對于重要的、具有特殊意義的檔案，應進行重點收集，并采取特殊的保護措施。（三）收集程序1.各部門在文件材料形成后，由兼職檔案員進行初步整理，按照分類方案進行分類、編號，編制文件目錄。2.定期（每季度末）將整理好的檔案移交至檔案館，檔案館接收人員進行核對、簽收。3.對于零散的、未及時移交的檔案，檔案館工作人員應定期進行催交，并指導相關(guān)部門進行整理。三、檔案整理制度（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準根據(jù)公司/組織的職能、業(yè)務范圍、檔案內(nèi)容等因素，制定科學合理的分類方案。一般可采用年度機構(gòu)（問題）保管期限的分類方法，即先按年度分開，再在每個年度內(nèi)按機構(gòu)（問題）分類，最后根據(jù)檔案的重要程度確定保管期限。（三）整理方法1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或縫紉機軋邊等方式進行裝訂。2.分類：按照分類方案對檔案進行分類，將同一類別的檔案集中在一起。3.編號：為每一份檔案或一組檔案編制唯一的標識符，如檔號。檔號應包含年度、機構(gòu)（問題）、保管期限、順序號等要素，確保編號的系統(tǒng)性和唯一性。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應準確反映檔案的內(nèi)容和排列順序，便于查找和利用。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息，如檔號、年度、機構(gòu)（問題）、保管期限等。四、檔案保管制度（一）保管場所1.檔案館應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜防塵、防光、防高溫等功能。2.庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合標準的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.定期對檔案裝具進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)損壞及時更換或修復。（三）檔案保管措施1.對檔案進行定期清點和核對，確保檔案數(shù)量準確、完整無缺。2.建立檔案保管賬目，詳細記錄檔案的收進、移出、保管情況等，做到賬物相符。3.對重要檔案和易損檔案采取特殊的保管措施，如復制備份、異地存放等。4.加強對庫房的安全管理，安裝必要的安全設施，如監(jiān)控設備、防盜報警裝置等，確保庫房安全。（四）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案館負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員和檔案專家組成，負責檔案鑒定工作。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導審批后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)公司/組織批準后查閱、借閱相關(guān)檔案。3.根據(jù)國家法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，允許社會公眾查閱利用的檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可在檔案館查閱室查閱檔案，檔案館工作人員應提供必要的協(xié)助和指導。2.借閱：因工作需要確需借出檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案館負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，經(jīng)審批后，由檔案館工作人員按照規(guī)定的程序進行復制，并收取相應的復制費用。（三）利用要求1.利用者應遵守檔案館的各項規(guī)章制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。2.查閱、借閱檔案時，應在規(guī)定的時間和地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案館或轉(zhuǎn)借他人。3.利用結(jié)束后，利用者應及時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告檔案館。六、檔案人員崗位職責制度（一）館長崗位職責1.全面負責檔案館的管理工作，制定工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。2.負責檔案人員的業(yè)務培訓和考核，提高檔案人員的業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。3.組織檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案工作的正常開展。4.協(xié)調(diào)與公司/組織內(nèi)部各部門以及外單位的關(guān)系，爭取各方對檔案工作的支持。5.定期向上級領(lǐng)導匯報檔案工作情況，及時解決檔案工作中存在的問題。（二）檔案管理人員崗位職責1.負責檔案的日常收集、整理、編目、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。2.做好檔案庫房的管理工作，定期檢查檔案保管情況，維護庫房環(huán)境，確保檔案安全。3.負責檔案的借閱登記、歸還催還等工作，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務。4.協(xié)助檔案鑒定小組做好檔案鑒定和銷毀工作，編制相關(guān)清冊。5.參與檔案信息化建設，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。（三）兼職檔案員崗位職責1.負責本部門文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，確保本部門檔案的齊全完整。2.按照規(guī)定的時間和要